หยุดการพิมพ์ไร้กระดาษทุกอย่างและสนุกกับชีวิตดิจิตอล

"สำนักงานไร้กระดาษ" ที่เราสัญญาไว้ดูเหมือนจะไม่เคยประสบความสำเร็จสำหรับคนจำนวนมาก อย่างไรก็ตามความจริงก็คือสำนักงานไร้กระดาษอยู่ที่นี่วันนี้ถ้าคุณต้องการใช้ประโยชน์จากมัน.

หากคุณยังคงเป็นคนที่พิมพ์อีเมลเว็บเพจและเอกสารอื่น ๆ คุณสามารถหยุดได้ทันที มีวิธีที่ดีกว่าในการติดตามข้อมูลของคุณและเข้าถึงได้เร็วขึ้น - คุณไม่สามารถค้นหาคำศัพท์ในกระดาษจริงได้.

กรณีต่อต้านการพิมพ์

การพิมพ์มีค่าใช้จ่ายสูงและไม่สะดวกต้องการตลับหมึกราคาแพงกระดาษเครื่องพิมพ์และเครื่องพิมพ์ใหม่เมื่อเครื่องพิมพ์อิงค์เจ็ตราคาถูกนั้นล้มเหลวอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ กระดาษทั้งหมดนั้นมีความยุ่งเหยิงซึ่งต้องจัดอย่างเหมาะสมหรือคุณจะไม่สามารถค้นพบสิ่งที่คุณต้องการได้ คุณไม่สามารถเข้าถึงได้เมื่อคุณไม่อยู่ที่สำนักงานคุณไม่สามารถค้นหาได้และคุณมีเพียงหนึ่งสำเนาเท่านั้นดังนั้นคุณจึงมีปัญหาหากมีสิ่งใดเกิดขึ้น.

การพิมพ์เป็นสิ่งจำเป็นเมื่อคอมพิวเตอร์เป็นอิฐขนาดใหญ่ที่ติดกับโต๊ะ ตอนนี้เราเดินไปรอบ ๆ พร้อมคอมพิวเตอร์ในกระเป๋าแท็บเล็ตที่สามารถประมาณขนาดของกระดาษและบริการคลาวด์ที่สามารถสำรองและซิงค์เอกสารทั้งหมดของคุณในอุปกรณ์ทั้งหมดของคุณ คุณสามารถค้นหาเอกสารที่คุณบันทึกด้วยคำที่มีอยู่ดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องตั้งค่าและใช้ระบบจัดเก็บข้อมูลที่ซับซ้อน.

วิธีที่จะไม่พิมพ์

พวกเราอาจจะหยุดพิมพ์นาน แต่มีหลายคนที่ยังคงพิมพ์อีเมลและเว็บเพจเป็นประจำ เราจะพยายามนำเสนอเคล็ดลับที่จะนำคุณออกไปจากเครื่องพิมพ์และเป็นวิธีใหม่ในการบันทึกและจัดระเบียบข้อมูลที่เหมาะสม.

• สร้างตู้เก็บเอกสารดิจิตอล: ขั้นแรกคุณจะต้องตัดสินใจว่าจะบันทึกสิ่งใดแทนที่จะพิมพ์ ช่วยให้มีตำแหน่งที่สอดคล้องกันซึ่งคุณบันทึกทุกอย่าง เราขอแนะนำบริการคลาวด์บางประเภทที่ซิงค์กับอุปกรณ์ทั้งหมดของคุณเพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงได้บนสมาร์ทโฟนและแท็บเล็ตเช่นเดียวกับพีซีของคุณ หลายคนใช้ Evernote เป็นที่เก็บถาวรสำหรับบันทึกย่อและเอกสารทั้งหมด แต่คุณสามารถเลือกที่จะบันทึกลงในบริการที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์เช่น Dropbox, Google Drive หรือ Microsoft OneDrive หากคุณต้องการที่เก็บข้อมูลในเครื่องจริงๆคุณสามารถบันทึกไฟล์ลงในโฟลเดอร์เดียวบนพีซีของคุณได้ แต่อย่าลืมสำรองข้อมูลไว้ สิ่งนี้จะสะดวกน้อยลงเนื่องจากคุณจะต้องคัดลอกไฟล์ไปยังอุปกรณ์อื่นของคุณด้วยตนเองหากคุณต้องการดูไฟล์เหล่านั้นที่อื่น.
• พิมพ์เป็น PDF: ทุกสิ่งที่คุณอาจต้องการพิมพ์ไม่ว่าจะเป็นใบเสร็จ, เอกสาร, อีเมลหรือเว็บเพจสามารถพิมพ์เป็นไฟล์ PDF ได้ ก่อนอื่นคุณจะต้องติดตั้งเครื่องพิมพ์ PDF บนคอมพิวเตอร์ Windows ของคุณ จากนั้นคุณสามารถผ่านขั้นตอนการพิมพ์ตามปกติโดยเลือกเครื่องพิมพ์ PDF เสมือน คุณจะได้รับไฟล์ที่คุณสามารถจัดเก็บในบางสิ่งเช่น Evernote หรือ Dropbox.

• กำลังพิมพ์อีเมล: อีเมลสามารถพิมพ์เป็น PDF ได้ในลักษณะเดียวกัน คุณสามารถลองนำแสดงโดยพวกเขา (ถ้าคุณใช้ Gmail) หรือเพิ่มเข้าไปในโฟลเดอร์พิเศษหรือป้ายกำกับที่คุณสามารถอ้างอิงได้ในภายหลัง คุณสามารถเข้าถึงอีเมลเหล่านี้ได้ในภายหลังจากอุปกรณ์ใด ๆ ด้วยไคลเอนต์อีเมล - ไม่จำเป็นต้องพิมพ์.
• การพิมพ์หน้าเว็บ: หากคุณพิมพ์หน้าเว็บเพื่ออ้างอิงในภายหลังคุณสามารถพิมพ์หน้าเหล่านั้นเป็น PDF ได้ คุณสามารถทำบุ๊กมาร์กเพื่อดูภายหลังได้ (บุ๊กมาร์กของคุณสามารถซิงค์กับอุปกรณ์ทั้งหมดของคุณ) หากคุณต้องการอ่านหน้าเว็บในภายหลังให้ใช้บริการเช่น Pocket หรือ Instapaper เพื่อสร้างรายการสิ่งที่คุณต้องการอ่าน บริการต่าง ๆ เหล่านี้ใช้เว็บเพจแปลงเป็นบทความที่อ่านได้เป็นข้อความอย่างเดียวและยังเก็บไว้เป็นออฟไลน์บนอุปกรณ์พกพาเพื่อให้คุณสามารถอ่านหน้าเว็บได้ในภายหลังโดยไม่ต้องพิมพ์.
• การพิมพ์แผนที่: คุณไม่ควรพิมพ์แผนที่หากคุณมีสมาร์ทโฟนที่มี GPS หากคุณใช้ Google Maps คุณสามารถลงชื่อเข้าใช้แอป Google Maps และดูรายการการค้นหาที่คุณทำบนเว็บไซต์ Google Maps บนพีซีของคุณ คุณสามารถพิมพ์แผนที่เป็น PDF ได้แน่นอน.
• แฟกซ์เอกสาร: ธุรกิจเก่าที่ผ่านการรับรองบางธุรกิจยังต้องการรับส่งแฟกซ์ คุณสามารถใช้บริการเช่น HelloFax เพื่อส่งแฟกซ์ผ่านเว็บ HelloFax ให้บริการแฟกซ์ฟรีห้าครั้งต่อเดือนซึ่งน่าจะเกินพอสำหรับผู้ใช้ตามบ้านที่ต้องการส่งแฟกซ์เป็นครั้งคราวเท่านั้น.
• เมื่อมีคนยืนยันในเอกสารที่พิมพ์: น่าเศร้าที่บางองค์กรยังยืนยันในเอกสารที่พิมพ์ออกมา ไม่มีสิ่งใดที่จะแก้ไขได้ หากพวกเขาจะไม่รับ PDF ทางอีเมลคุณอาจต้องพิมพ์.
• จะทำอย่างไรกับเอกสารกระดาษเก่าของคุณ: ง่ายกว่าที่จะเริ่มต้นต่อไปในแบบไร้กระดาษแทนการตัดสินใจแปลงเอกสารกระดาษเก่าทั้งหมดของคุณให้เป็นแบบดิจิตอลซึ่งมีประโยชน์มาก อย่างไรก็ตามคุณสามารถสแกนเอกสารเก่าของคุณเป็นไฟล์ PDF ด้วยเครื่องสแกน.

การใช้ไฟล์ดิจิตอลของคุณ

พื้นที่ทำงานดิจิทัลของคุณมีข้อดีหลายประการที่กระดาษไม่มี:

• การสำรองข้อมูล: ไฟล์ของคุณจะถูกสำรองหากคุณจัดเก็บไว้ด้วยบริการเช่น Evernote, Dropbox, Google Drive หรือ SkyDrive หากบ้านของคุณถูกไฟไหม้คุณจะไม่สูญเสียเอกสารสำคัญของคุณ.
• ค้นหา: คุณสามารถค้นหาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดของคุณได้อย่างง่ายดายเพื่อค้นหาเอกสารที่คุณต้องการโดยไม่ต้องลอดผ่านภูเขากระดาษ Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive หรือแม้แต่ Windows - พวกเขาทั้งหมดมีคุณสมบัติการค้นหาข้อความแบบเต็ม.
• เข้าถึงได้ทุกที่: เอกสารของคุณสามารถเข้าถึงได้ทุกที่ที่คุณอยู่จากพีซีสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ต หากคุณออกไปข้างนอกและต้องการค้นหาบางสิ่งคุณสามารถทำได้จากสมาร์ทโฟนแทนที่จะกลับบ้านและขุดหาเอกสาร.
• ไม่มีความยุ่งเหยิง: คุณไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการจัดเก็บการจัดระเบียบการสร้างพื้นที่สำหรับและการกระจายเอกสารของคุณ.
• ไม่มีค่าใช้จ่ายในการพิมพ์: หากคุณไม่ต้องการซื้อหมึกราคาแพงเครื่องพิมพ์ราคาถูกและกองกระดาษพิมพ์คุณจะประหยัดเงินได้.

แน่นอนว่าเอกสารบางอย่างอาจมีความละเอียดอ่อนเกินกว่าจะจัดเก็บออนไลน์ได้ ในสถานการณ์เช่นนี้คุณสามารถใช้การเข้ารหัสได้เสมอ - สร้างที่เก็บที่เข้ารหัสและเก็บไว้ในบริการเช่น Dropbox, Google Drive หรือ SkyDrive ผู้คนจะต้องใช้รหัสผ่านก่อนจึงจะสามารถเข้าถึงเอกสารของคุณได้.

เครดิตรูปภาพ: Sarah Kolb-Williams บน Flickr, cellanr บน Flickr, jeremyfoo บน Flickr