ย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์ใน Outlook โดยอัตโนมัติโดยใช้กฎ

ในโพสต์นี้เราจะดูว่าคุณสามารถจัดการอีเมล Outlook ของคุณได้ดีขึ้นอย่างไรโดยให้จดหมายขาเข้าถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ต่าง ๆ โดยอัตโนมัติ หากคุณได้รับอีเมลจำนวนมากทุกวันนี่จะช่วยประหยัดเวลาได้มาก.

แทนที่จะต้องใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการย้ายอีเมลจากกล่องจดหมายไปยังโฟลเดอร์ที่จัดหมวดหมู่ของคุณกฎอีเมลจะช่วยให้องค์กรกล่องจดหมายของคุณทำงานโดยอัตโนมัติ สิ่งนี้คล้ายกับการใช้ป้ายกำกับและตัวกรองใน Gmail.

กฎอีเมลอาจดูซับซ้อนและอาจเป็นไปได้ว่าคุณต้องการทำการเรียงลำดับที่ซับซ้อนจริงๆ แต่ถ้าคุณต้องการย้ายอีเมลที่ทำงานไปยังโฟลเดอร์ทำงานโดยอัตโนมัตินั่นเป็นเรื่องง่าย.

เพื่อให้กฎมีประโยชน์คุณควรสร้างบางโฟลเดอร์ที่อยู่ใต้กล่องจดหมายของคุณเพื่อจัดหมวดหมู่อีเมลของคุณเช่นโครงการงานครอบครัว ฯลฯ.

คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ได้โดยคลิกขวาที่ กล่องขาเข้า หรือโฟลเดอร์และเลือก แฟ้มใหม่. ขั้นตอนต่อไปนี้ใช้ได้กับ Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 และ Office 365.

ตั้งค่ากฎของ Outlook

ตอนนี้เพื่อเริ่มต้นให้เปิด Outlook คลิกที่ ไฟล์ แท็บและคุณจะเห็น จัดการกฎและการแจ้งเตือน ปุ่มไปทางด้านล่าง.

หน้าต่างหลักของกฎและการแจ้งเตือนจะปรากฏขึ้นและตามค่าเริ่มต้นคุณอาจเห็นหนึ่งกฎที่สร้างขึ้นแล้วขึ้นอยู่กับรุ่นของ Outlook.

จากที่นี่คุณจะคลิก ใหม่กฎ เพื่อเริ่มต้นกับกฎอีเมล Outlook แรกของคุณ กล่องโต้ตอบตัวช่วยสร้างกฎจะปรากฏขึ้นและจะแสดงแม่แบบกฎทั่วไปบางรายการ.

สิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งที่พบบ่อยที่สุดและอาจเป็นสิ่งที่คุณต้องการ กฎที่พบบ่อยที่สุดคือกฎข้อแรกที่ระบุไว้“ย้ายข้อความจากบางคนไปยังโฟลเดอร์“ ไปข้างหน้าและเลือกจากนั้นคลิก ต่อไป.

คุณจะสังเกตเห็นกล่องรายการด้านล่างที่เรียกว่า“ ขั้นตอนที่ 2:” ยังคงอยู่ที่ด้านล่างพร้อมกับข้อความที่ขีดเส้นใต้ ในความเป็นจริงสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อติดตั้งกฎคือคลิกที่ไฮเปอร์ลิงก์ คนหรือกลุ่มสาธารณะ และ ที่ระบุ เพื่อเลือกที่อยู่อีเมลและตำแหน่งที่คุณต้องการให้ส่งอีเมลเหล่านั้น.

จากนั้นคุณสามารถคลิก เสร็จสิ้น และคุณทำเสร็จแล้ว อย่างไรก็ตามหากคุณต้องการทำให้กฎซับซ้อนขึ้นให้คลิก ต่อไป จะทำให้คุณมีตัวเลือกเพิ่มขึ้นมากมาย:

เมื่อคุณตรวจสอบเงื่อนไขต่าง ๆ ในกล่องรายการด้านบนคำอธิบายกฎที่ด้านล่างจะเติมด้วยการเชื่อมโยงหลายมิติเพิ่มเติม คุณสามารถสร้างกฎที่ค้นหาคำเฉพาะในเนื้อหาอีเมลจากนั้นดำเนินการกับอีเมลเหล่านั้น.

งานต่อไปของคุณคือคลิกที่ไฮเปอร์ลิงก์แต่ละอันและเลือกค่าที่เกี่ยวข้องเช่นที่อยู่อีเมลโฟลเดอร์ ฯลฯ ในตัวอย่างด้านบนคุณจะต้องคลิก คนหรือกลุ่มสาธารณะ และเลือกที่อยู่อีเมล.

จากนั้นคลิกที่คำว่า ที่ระบุ และเรียกดูโฟลเดอร์ที่คุณต้องการย้ายหรือคลิกอีเมล ใหม่ และโฟลเดอร์ใหม่จะถูกสร้างขึ้นภายใต้โฟลเดอร์ที่เน้นอยู่ในปัจจุบัน.

ตอนนี้คุณจะเห็นส่วนล่างอัปเดตด้วยค่าจริงสำหรับกฎของคุณ.

เมื่อคุณคลิกถัดไปคุณสามารถตั้งค่าการกระทำเพิ่มเติมสำหรับกฎ โดยปกติคุณสามารถปล่อยให้อยู่ตามลำพังถ้าเป็นกฎง่ายๆ แต่ถ้าคุณต้องการดำเนินการอื่น ๆ เช่นเล่นเสียงส่งต่ออีเมลทำสำเนาทำมันพิมพ์อีเมลเริ่มโปรแกรมอื่นรันสคริปต์ ฯลฯ จากนั้นคุณสามารถทำสิ่งทั้งหมดบนหน้าจอนี้.

คลิก ต่อไป เมื่อคุณทำเสร็จแล้วคุณจะถูกนำไปที่ ข้อยกเว้น ซึ่งคุณสามารถเลือกเงื่อนไขที่คุณไม่ต้องการให้มีการประมวลผลกฎนี้ คุณสามารถเว้นว่างไว้ซึ่งเป็นค่าเริ่มต้นยกเว้นว่าคุณมีบางกรณีที่ไม่ซ้ำกัน.

คลิกถัดไปและในที่สุดเราก็มาถึงจุดสิ้นสุดของตัวช่วยสร้างกฎ! ตั้งชื่อกฎเช่น "ย้ายอีเมลของเพื่อน" เพื่อให้คุณรู้ว่าจะทำอย่างไรเมื่อคุณดูในภายหลัง.

ถ้าคุณมีอีเมลในกล่องขาเข้าของคุณซึ่งจะตรงกับกฎใหม่ของคุณให้ทำเครื่องหมายที่ช่อง“เรียกใช้กฎนี้กับข้อความที่มีอยู่ในกล่องจดหมาย“ คุณสามารถปล่อยให้ทุกอย่างเป็นค่าเริ่มต้นและคลิก เสร็จสิ้น!

ตอนนี้คุณสามารถสร้างกฎสำหรับคนจดหมายข่าวใบแจ้งยอดธนาคาร / บัตรเครดิตและอะไรก็ได้ที่คุณคิดว่าจะเริ่มจัดการอีเมล Outlook ของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น! สนุก!