10 เคล็ดลับและเทคนิคสำหรับ Google เอกสาร

Google เอกสารไม่มีริบบิ้นที่เต็มไปด้วยคุณสมบัติที่คุณจะพบใน Microsoft Office แต่มีเคล็ดลับที่มีประโยชน์อยู่บ้าง คุณอาจไม่เคยพบคุณสมบัติเหล่านี้จนกว่าคุณจะไปหาพวกเขา.

ชุดสำนักงานบนเว็บของ Google ได้พัฒนามาเป็นเวลาหลายปีและตอนนี้มีทุกอย่างตั้งแต่การเข้าถึงออฟไลน์ไปจนถึงการสนับสนุนเสริมของบุคคลที่สาม มันยังคงเป็นชุดสำนักงานที่ใช้งานง่ายซึ่งทำงานได้ทุกที่ด้วยคุณสมบัติการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ที่ยอดเยี่ยม.

เปิดใช้งานการเข้าถึงออฟไลน์

Google เอกสารสามารถทำงานออฟไลน์ สิ่งนี้ช่วยให้คุณสามารถสร้างเอกสารใหม่ทำงานบนเอกสารปัจจุบันต่อไปและแม้เพียงแค่ดูเอกสารของคุณในขณะที่คุณไม่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต เมื่อคุณเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตอีกครั้งการเปลี่ยนแปลงของคุณจะถูกทำข้อมูลให้ตรงกันแบบออนไลน์.

คุณลักษณะนี้ต้องใช้ Google Chrome ดังนั้นจึงสามารถใช้งานได้กับ Windows, Linux, Mac OS X และ Chromebooks หากต้องการตั้งค่านี้ให้เปิดเว็บไซต์ Google Drive คลิกปุ่มรูปเฟืองที่มุมบนขวาของเว็บไซต์แล้วคลิกการตั้งค่า ในบานหน้าต่างทั่วไปให้แน่ใจว่าได้เปิดใช้งานตัวเลือก“ ซิงค์งานของคุณกับคอมพิวเตอร์นี้เพื่อให้คุณสามารถแก้ไขออฟไลน์” แล้วคลิกเสร็จสิ้น หากต้องการใช้ Google เอกสารขณะออฟไลน์เพียงกลับไปที่เว็บไซต์ Google Drive ใน Chrome เมื่อคุณไม่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต.

ทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์

Google เอกสารมีคุณสมบัติการทำงานร่วมกันที่ดีกว่า Microsoft Office เวอร์ชันเดสก์ท็อป คุณสามารถทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์และทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงเอกสารจะสามารถแก้ไขได้ในครั้งเดียว คุณจะเห็นเคอร์เซอร์ของคนอื่นในเอกสารและสามารถดูได้แบบเรียลไทม์.

คลิกไฟล์> แชร์เพื่อเริ่มแชร์เอกสาร คุณสามารถเชิญบุคคลโดยใช้ที่อยู่อีเมลของพวกเขาหรืออนุญาตให้ทุกคนที่มีลิงก์พิเศษไปยังเอกสารเพื่อแก้ไข.

การแชร์ไม่ได้เป็นเพียงการแก้ไข แต่คุณสมบัติการแชร์สามารถอนุญาตให้คุณแชร์เอกสารกับบุคคลหนึ่งคนขึ้นไปเพื่อให้พวกเขาสามารถดูได้ พวกเขาจะมีสำเนาล่าสุดอยู่เสมอดังนั้นอาจสะดวกกว่าการส่งไฟล์ทางอีเมล คุณยังสามารถให้ความคิดเห็นแก่คนอื่นในเอกสารเพื่อให้คุณสามารถรับความคิดเห็นของพวกเขาโดยไม่อนุญาตให้พวกเขาแก้ไขเอกสารของคุณ.

เผยแพร่เอกสาร

Google เอกสารช่วยให้คุณเผยแพร่เอกสารทางออนไลน์ได้อย่างรวดเร็ว เพียงคลิกไฟล์> เผยแพร่ทางเว็บและคลิกปุ่มเริ่มการเผยแพร่ คุณจะได้รับลิงก์สาธารณะไปยังเอกสารในรูปแบบที่เผยแพร่ดังนั้นคุณสามารถแชร์กับคนอื่น ๆ และพวกเขาสามารถดูได้ คุณไม่ต้องโฮสต์เอกสารบนเซิร์ฟเวอร์ของคุณเองที่ไหนสักแห่ง.

คุณสมบัตินี้แยกต่างหากจากคุณสมบัติการแชร์ เมื่อมีการเผยแพร่เอกสารทุกคนที่มีลิงก์สามารถดูได้ เมื่อแชร์แล้วจะสามารถแชร์ได้กับคนจำนวนไม่มาก เมื่อผู้คนเข้าถึงเอกสารที่แชร์พวกเขาจะเห็นเครื่องมือแก้ไขเอกสารของ Google เมื่อพวกเขาเข้าถึงเอกสารที่เผยแพร่พวกเขาจะเห็นเอกสารดังกล่าวเป็นเว็บเพจทั่วไป.

ไปที่ Typo ถัดไป / Typo ก่อนหน้า

สำหรับการแก้ไขข้อผิดพลาดอย่างรวดเร็วให้ใช้แป้นพิมพ์ลัด Ctrl + 'เพื่อไปที่การพิมพ์ผิดครั้งถัดไปในเอกสารปัจจุบันและ Ctrl +; เพื่อไปยังตัวพิมพ์ก่อนหน้า สิ่งนี้ช่วยให้คุณแก้ไขการพิมพ์ผิดได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องเลื่อนดูเอกสารปัจจุบันและค้นหาการขีดเส้นใต้สีแดงเหล่านั้น.

Google เอกสารยังได้รับคุณสมบัติตรวจสอบการสะกดที่ช่วยให้คุณสามารถอ่านปัญหาในเอกสารปัจจุบันได้อย่างรวดเร็วซึ่งเป็นคุณลักษณะที่ขาดมานาน - เพียงคลิกเครื่องมือ> ตรวจสอบการสะกดเพื่อใช้งาน.

ค้นหาและแทรกลิงค์

Google เอกสารรวมพลังของการค้นหาของ Google เพื่อช่วยให้คุณแทรกลิงก์ลงในเอกสารปัจจุบันของคุณได้อย่างง่ายดาย แทนที่จะเปิดแท็บเบราว์เซอร์ใหม่และค้นหาหน้าเว็บที่คุณต้องการเชื่อมโยงคุณสามารถค้นหาได้จากกล่องโต้ตอบลิงก์ หากต้องการทำสิ่งนี้ให้คลิกตัวเลือกแทรก> ลิงก์ พิมพ์การค้นหาลงในช่องโต้ตอบและ Google จะแสดงหน้าเว็บที่ตรงกับการค้นหาของคุณ - คลิกที่หนึ่งเพื่อสร้างลิงค์ไปยังที่อยู่ที่เลือก.

กำหนดค่าลักษณะข้อความของคุณ

แทนที่จะจัดรูปแบบข้อความทุกบิตในเอกสารของคุณด้วยตนเองคุณควรจัดรูปแบบข้อความโดยใช้สไตล์แทน ซึ่งหมายความว่าแทนที่จะตั้งค่าหัวข้อทั้งหมดเป็นขนาดตัวอักษรและตัวหนาคุณควรคลิกที่กล่องสไตล์และตั้งเป็น "หัวเรื่อง 1"

คุณสามารถแก้ไขการตั้งค่าแบบอักษรที่ใช้สำหรับสไตล์ที่แตกต่างได้อย่างง่ายดาย ขั้นแรกให้จัดรูปแบบข้อความเพื่อใช้ประเภทการจัดรูปแบบที่คุณต้องการใช้สำหรับสไตล์ เลือกข้อความนั้นคลิกกล่องสไตล์ที่ด้านบนของหน้าจอแล้วคลิกลูกศรทางด้านขวาของสไตล์ที่คุณต้องการแก้ไข คลิกตัวเลือก“ อัปเดต 'ชื่อสไตล์' เพื่อจับคู่” และสไตล์นั้นจะใช้ประเภทการจัดรูปแบบที่คุณเลือก.

หากต้องการบันทึกสไตล์ที่กำหนดเองเหล่านี้และใช้ในเอกสารอื่น ๆ ให้คลิกเมนูตัวเลือกที่ด้านล่างของรายการที่นี่และเลือก“ บันทึกเป็นสไตล์เริ่มต้นของฉัน”

จัดการพจนานุกรมส่วนตัวของคุณ

หาก Google เอกสารคิดว่าคำนั้นเป็นคำที่พิมพ์ผิด แต่คุณรู้ว่าถูกต้องคุณสามารถคลิกขวาที่ขีดเส้นใต้คำแล้วเลือกเพิ่มลงในพจนานุกรมส่วนตัว จากนั้นคุณสามารถคลิกเครื่องมือ> พจนานุกรมส่วนตัวและแก้ไขรายการคำในพจนานุกรมส่วนตัวของคุณ หากคุณเพิ่มคำที่สะกดผิดลงในรายการนี้โดยบังเอิญคุณจะต้องลบออกจากที่นี่ก่อนที่ Google จะเตือนคุณเกี่ยวกับคำนั้นอีกครั้ง.

ตัวเลือกนี้เป็นคุณสมบัติที่ค่อนข้างเร็ว - ก่อนหน้านี้ Google เอกสารไม่อนุญาตให้คุณลบคำที่คุณเพิ่มในรายการนี้ คุณอาจต้องการให้รายการดูและทำให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้เพิ่มคำที่ไม่ถูกต้องในรายการที่ผ่านมาโดยไม่ตั้งใจ.

คัดลอกและวางด้วยคลิปบอร์ดของเว็บ

Google เอกสารมีคุณลักษณะคลิปบอร์ดของเว็บที่ใช้ร่วมกันใน Google เอกสารชีตและสไลด์ คลิปบอร์ดนี้เชื่อมโยงกับบัญชี Google ของคุณดังนั้นจะติดตามคุณในทุกคอมพิวเตอร์ที่คุณใช้ ต่างจากคลิปบอร์ดระบบปฏิบัติการมาตรฐานของคุณคลิปบอร์ดของเว็บสามารถมีได้หลายรายการ คลิปบอร์ดสนับสนุนข้อความรูปภาพภาพวาดและข้อมูลอื่น ๆ จากเอกสาร Google.

หากต้องการใช้คุณสมบัตินี้ให้เลือกข้อความคลิกแก้ไขใช้เมนูคลิปบอร์ดของเว็บ นี่เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการคัดลอกข้อมูลบางประเภทเช่นภาพวาดระหว่างเอกสาร Google ประเภทต่างๆ รายการที่คุณบันทึกไว้ในคลิปบอร์ดของเว็บจะถูกล้างหลังจาก 30 วันหากคุณไม่ได้โต้ตอบกับพวกเขา.

ใช้เครื่องมือวิจัย

Google เอกสารมีแถบด้านข้างที่ออกแบบมาเพื่อการวิจัย - เปิดโดยการคลิกเครื่องมือ> การวิจัย แถบด้านข้างนี้ช่วยให้คุณค้นหารูปภาพใบเสนอราคาและผลลัพธ์ทางเว็บเพื่อให้คุณสามารถแทรกลงในเอกสารได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ยังทำให้ง่ายต่อการค้นหาการศึกษาเชิงวิชาการและแทรกเชิงอรรถหรืออ้างอิงที่เหมาะสมสำหรับรูปแบบการอ้างอิง MLA, APA หรือชิคาโกอย่างรวดเร็ว คุณสามารถแทรกการอ้างอิงไปยังผลลัพธ์ทางเว็บได้อย่างรวดเร็วเช่นกันซึ่งเป็นวิธีที่ง่ายในการสร้างบรรณานุกรมสำหรับกระดาษโรงเรียน.

ติดตั้งส่วนเสริม

ส่วนเสริมเป็นคุณสมบัติที่ค่อนข้างใหม่ ซอฟต์แวร์เหล่านี้เป็นบิตของบุคคลที่สามที่สร้างด้วย Google Apps Script คุณสามารถติดตั้งได้โดยคลิกเครื่องมือ> จัดการ Add-on พวกเขาสามารถใช้จากเมนู Add-on.

ตัวอย่างเช่นคุณสามารถติดตั้งอรรถาภิธานที่ให้คุณเลือกคำใด ๆ แล้วคลิกโปรแกรมเสริม> อรรถาภิธาน> ค้นหาคำพ้องความหมายสำหรับ Word ที่เลือกเพื่อดูคำพ้องความหมายในขณะที่เขียนเอกสาร ส่วนเสริมอื่น ๆ ได้แก่ ผู้สร้างบรรณานุกรมเครื่องมือสร้างไดอะแกรมและสารบัญ.

Google เอกสารมีเคล็ดลับเพิ่มมากขึ้นเช่นกัน เมนูไฟล์> ดาวน์โหลดเป็นประโยชน์อย่างยิ่งช่วยให้คุณสามารถดาวน์โหลดเอกสารในรูปแบบต่างๆ คุณสามารถดาวน์โหลดเป็น PDF หรือเอกสาร Microsoft Office หากคุณต้องการส่งหรือส่งอีเมลเอกสารในรูปแบบไฟล์เฉพาะ.