Batch พิมพ์ไฟล์ PDF แนบใน Outlook

บทความนี้เขียนโดย Sean Tsai ผู้เชี่ยวชาญด้านคลังข้อมูลและเพื่อนที่ดีของ How-To Geek

คุณเคยต้องการพิมพ์ไฟล์แนบทุกไฟล์ที่คุณได้รับในกล่องอีเมล Outlook หรือไม่? สมมติว่าคุณสมัครรับแฟกซ์ฟรีไปยังบริการอีเมล PDF และคุณต้องการให้พิมพ์ออกมาโดยอัตโนมัติเหมือนกับเครื่องแฟกซ์แบบเก่า.

นี่คือวิธีที่รวดเร็วในการบรรลุว่าถ้าคุณพอใจกับการเขียนโปรแกรม VB (แมโคร) เล็กน้อย.

สิ่งที่เราแสดงที่นี่คือการสร้างกฎใน Outlook และย้ายอีเมลแฟกซ์ขาเข้าไปยังโฟลเดอร์ย่อยแยกต่างหาก การใช้รหัส VB ​​เราสร้างแมโครเพื่อให้คุณเรียกใช้งานพิมพ์กับอีเมลทุกฉบับในโฟลเดอร์ย่อยนั้นดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องเปิดอีเมลและพิมพ์เอกสารแนบทีละรายการ.

ขั้นตอนที่ 1

สร้างโฟลเดอร์ย่อยชื่อ“ Batch Prints” ภายใต้“ Mailbox - YourName” ใน Outlook.

ขั้นตอนที่ 2

สร้างกฎ (จากเมนูเครื่องมือ / กฎและการแจ้งเตือน) ใน Outlook ที่มีลักษณะดังนี้:

วางที่อยู่อีเมลจากผู้ขายแฟกซ์ของคุณในฟิลด์“ [email protected]” ในบรรทัดหัวเรื่องให้วางข้อความถาวรที่ส่งจากผู้ขายแฟกซ์ทุกครั้ง (อย่าใส่ข้อความที่จะมีการเปลี่ยนแปลงเป็นระยะ) 3^ถ field“ Batch Prints” เป็นโฟลเดอร์ย่อยที่คุณเพิ่งสร้างในขั้นตอนแรก.

ขั้นตอนที่ 3

สร้างมาโคร VB ก่อนอื่นให้เปิดตัวแก้ไข VB โดยไปที่เครื่องมือ / มาโคร / Visual Basic Editor คุณควรเห็นตัวแก้ไข VB เป็นดังนี้:

ขั้นตอนที่ 4

จากหน้าต่างโครงการด้านซ้ายคลิกขวาที่รายการ Project1 และแทรกโมดูลชื่อ Module1:

ขั้นตอนที่ 5

เมื่อโมดูล 1 ถูกสร้างขึ้นให้คัดลอกโค้ดด้านล่างลงในหน้าต่างทางด้านขวาตามที่แสดงในสัญลักษณ์แสดงหัวข้อ # 3.

Public Sub PrintAttachments () Dim Inbox เป็น MAPIFolder Dim Item เป็น MailItem Dim Atmt เป็นสิ่งที่แนบ Dim FileName เป็น String Dim I ในฐานะ Integer Set Inbox = GetNamespace ("MAPI") GetDefaultFolder (olFolderInbox) ) สำหรับแต่ละรายการในกล่องจดหมายรายการสำหรับแต่ละ Atmt ในรายการการแนบทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้ในโฟลเดอร์ temp C: \ Temp อย่าลืมสร้างโฟลเดอร์นี้ FileName = "C: \ Temp \" & Atmt.FileName Atmt.SaveAsFile FileName 'โปรดเปลี่ยนโฟลเดอร์ของโปรแกรมตามลำดับหากไม่ได้ติดตั้ง Acrobat Reader ในไดรฟ์ C: Shell "" C: \ Program Files \ Adobe \ Reader 8.0 \ Reader \ acrord32.exe "" / h / p "" "+ ชื่อไฟล์ +" "" ", vb ซ่อนรายการถัดไปลบ 'ลบบรรทัดนี้ถ้าคุณไม่ต้องการลบอีเมลโดยอัตโนมัติถัดไปตั้งค่ากล่องจดหมายเข้า = ไม่มีอะไรย่อย 

โปรดทราบว่าคุณอาจต้องเปลี่ยนบรรทัดของรหัสที่เรียก Acrobat เพื่อให้ตรงกับเส้นทางในระบบของคุณ.

ขั้นตอนที่ 6

ตอนนี้การตั้งค่าเสร็จสมบูรณ์ อีเมลทั้งหมดจากผู้จำหน่ายแฟกซ์ของคุณจะถูกย้ายไปที่“ Batch Prints” เมื่อพวกเขาเข้ามาโปรดทราบว่าในตัวอย่างเราคาดว่าสิ่งที่แนบมาทั้งหมดจะอยู่ในรูปแบบ PDF ดังนั้นเราจึงใช้ Acrobat acrord32.exe เพื่อพิมพ์เอกสารแนบทุกฉบับ.

การใช้มาโคร

ตอนนี้เมื่อคุณต้องการพิมพ์สิ่งที่แนบมาทั้งหมดเพียงไปที่แมโครและเรียกใช้แมโคร PrintAttachments และสิ่งที่แนบมาทั้งหมดจะถูกพิมพ์ตามลำดับ อีเมลจะถูกลบและย้ายไปยังถังขยะเมื่อพิมพ์แล้ว.

หมายเหตุ: งานพิมพ์จะถูกกำหนดเส้นทางไปยังเครื่องพิมพ์เริ่มต้นของคุณดังนั้นคุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตั้งค่าและเลือกไดรเวอร์เครื่องพิมพ์ที่ถูกต้อง.

หวังว่านี่จะเป็นประโยชน์!