การเริ่มต้นวิธีการสร้างจัดการและกำหนดหมวดหมู่ใน Outlook 2013

Outlook 2013 ช่วยให้คุณสามารถกำหนดหมวดหมู่ให้กับสิ่งต่างๆและปรับแต่งหมวดหมู่ที่กล่าวไว้ สิ่งที่เกี่ยวกับหมวดหมู่คือหมวดหมู่นั้นเป็นสากลใน Outlook และคุณสามารถกำหนดแต่ละหมวดหมู่ให้กับชุดแป้นพิมพ์ได้ ดังนั้นคุณสามารถจัดหมวดหมู่อีเมลกิจกรรมในปฏิทินและบันทึกย่อด้วยการกดปุ่มลัดสองครั้ง.

ในช่วงไม่กี่เดือนที่ผ่านมาเราได้พูดคุยเกี่ยวกับ Outlook 2013 และส่วนต่างๆมากมาย เราได้พูดคุยเกี่ยวกับการเรียนรู้คุณสมบัติที่สำคัญที่สุดเช่นวิธีการเขียนและส่งอีเมลรวมถึงการสร้างและจัดการผู้ติดต่อและแม้แต่การนำเข้าที่ติดต่อ Gmail ของคุณ นอกจากนี้เรายังครอบคลุมสิ่งอื่น ๆ ของ Outlook เช่นคุณสามารถสร้างรายการงานเพื่อให้คุณทำงานได้ดี และแน่นอนว่ามีปฏิทินที่สำคัญทั้งหมดซึ่งจำเป็นสำหรับทุกคนที่ต้องการจัดตารางเวลาให้มีประสิทธิภาพ.

ความหมายทั้งหมดนี้คือคุณสามารถทำข้อตกลงกับองค์กรเพื่อช่วยให้คุณจัดการงานที่ยุ่งและชีวิตส่วนตัวได้ดียิ่งขึ้น ก่อนที่เราจะปิดมุมมอง Outlook 2013 ของเราเรารู้สึกว่าเราควรสรุปประเด็นที่เหลือสองประการที่เรารู้สึกว่าคุ้มค่า: หมวดหมู่และการค้นหา.

เกี่ยวกับหมวดหมู่เหล่านั้น

หากต้องการกำหนดหมวดหมู่ของคุณเองให้คลิกปุ่ม“ จัดหมวดหมู่” จากนั้นเลือก“ หมวดหมู่ทั้งหมด…” จากเมนูแบบเลื่อนลง เมื่อใช้กล่องโต้ตอบนี้คุณสามารถสร้างหมวดหมู่ใหม่ลบรายการเก่าเปลี่ยนชื่อเปลี่ยนสีและกำหนดปุ่มลัด.

สังเกตเห็นในภาพหน้าจอต่อไปนี้วิธีที่เราได้กำหนด“ CTRL + F2” ให้กับหมวดหมู่สีน้ำเงิน.

ตัวอย่างเช่นตอนนี้คุณสามารถใช้หมวดหมู่กับสิ่งที่คุณต้องการ ใช้ตัวอย่างโง่ ๆ ของเราด้านล่างเรามีหน้าที่ของเราในการ "live la vida loca" และเราได้ทำเครื่องหมายไว้ด้วยหมวดหมู่ (สีม่วง) และเร่งด่วน (สีแดง).

จดจำเคล็ดลับที่มีประโยชน์มากนี้: เมื่อคุณกำหนดแป้นพิมพ์ลัดให้กับหมวดหมู่ของคุณและคุณได้กำหนดหมวดหมู่ให้กับหน่วยความจำแล้วพวกเขาสามารถทำงานได้อย่างรวดเร็วจากการจัดระเบียบจดหมายนัดหมายและรายการ Outlook อื่น ๆ.

ตัวอย่างเช่นนี่คือส่วนหัวอีเมลจากข้อความในกล่องจดหมายของเราเราได้ทำเครื่องหมายไว้ด้วยหมวดหมู่งาน จากนี้ไปหากเราต้องการค้นหาข้อความเฉพาะนี้เราสามารถใช้หมวดหมู่เพื่อกรองข้อความที่ไม่เกี่ยวข้อง.

โปรดระวังด้วยว่าคุณสามารถทำเครื่องหมายงานอีเมลและรายการ Outlook อื่น ๆ ได้อย่างรวดเร็วด้วยหมวดหมู่เริ่มต้นเช่นในภาพหน้าจอต่อไปนี้ ที่นี่เราได้ทำเครื่องหมายงานต่าง ๆ เป็นด่วนโดยคลิกที่กล่องเล็ก ๆ ในคอลัมน์หมวดหมู่.

เป็นที่ชัดเจนว่าหมวดหมู่นั้นมีประโยชน์มากและเป็นคุณลักษณะที่ไม่มีการตอบรับมากนักใน Outlook เรียนรู้การใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพและคุณจะสามารถจัดระเบียบข้อมูลทั้งหมดของคุณในหมวดหมู่ที่เกี่ยวข้อง.

ค้นหาง่าย ๆ ใน Outlook

ลองสรุปเรื่องนี้โดยพูดสั้น ๆ เกี่ยวกับการค้นหารายการใน Outlook เราหมายถึงสิ่งนี้เพื่อนำไปใช้กับจดหมายเป็นหลัก แต่การค้นหาครอบคลุมทั่วทั้งแอปพลิเคชัน เมื่อคุณคลิกที่บานหน้าต่างค้นหาเช่นในกล่องจดหมาย (หรือโฟลเดอร์จดหมายอื่น ๆ ) Ribbon จะเปลี่ยนเพื่อให้เครื่องมือค้นหามากมายเหลือล้น.

ทำไมทุกสิ่งที่นี่ที่นี่? วิธีที่ง่ายขึ้นในการค้นหาข้อความยิ่งมีโอกาสในการค้นหา ดูที่นี่ในภาพหน้าจอต่อไปนี้เราคลิกปุ่ม“ หัวเรื่อง” และเราสามารถกรอกข้อมูลในพื้นที่ที่เหมาะสมพร้อมกับสิ่งที่เราต้องการให้มี ในตัวอย่างนี้เราต้องการค้นหาหัวข้อใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับ“ งาน”

หมายเหตุผลลัพธ์ที่ปรากฏขึ้นจริง ๆ แล้วเป็นงานซึ่งแสดงให้เห็นว่า Outlook ส่งคืนผลลัพธ์การค้นหาจากทุกสิ่งที่เก็บไว้ได้อย่างไร.

หากการเพิ่มทักษะการค้นหาของคุณใน Outlook ให้เกิดประโยชน์สูงสุดคุณสามารถตัดผ่านความยุ่งเหยิงอย่างรวดเร็วโดยใช้เวลาเล็กน้อยและลองใช้ตัวเลือกการค้นหาของ Ribbon โปรดทราบว่าหากผลลัพธ์ของคุณกว้างเกินไปและหลากหลายเกินไปคุณสามารถปรับแต่งขอบเขตของคุณได้ตลอดเวลาโดยใช้เครื่องมือขอบเขตที่เหมาะสม.

สุดท้ายหากคุณรู้สึกว่าต้องการพลังงานและการควบคุมที่ดีที่สุดในการค้นหาของคุณลองใช้แบบฟอร์มการค้นหาขั้นสูงที่พบโดยคลิกปุ่ม "เครื่องมือค้นหา" ในส่วนตัวเลือก.

การใช้แบบฟอร์มการค้นหาขั้นสูงนั้นเป็นวิธีที่ดีที่สุดและไร้สาระในการค้นหา Outlook แต่ไม่ว่าคุณจะใช้วิธีใดเรามั่นใจว่าคุณจะรู้วิธีการค้นหาข้อมูลของคุณในเวลาไม่นาน.

ตัวเลือกการค้นหา

Outlook ใช้งานได้กับ Windows Search ซึ่งเราเขียนทั้งชุดในเวลาไม่นาน ตัวเลือกเหล่านี้มีผลต่อวิธีการค้นหารายการทั้งใน Windows และภายใน Outlook.

หมายเหตุหากคุณคลิก“ ตัวเลือกการจัดทำดัชนี…” คุณจะเปิดแผงควบคุมตัวเลือกการทำดัชนีซึ่งคุณสามารถปรับวิธีการจัดทำดัชนี Outlook ของดัชนีค้นหาของ Windows หรือไม่ ตัวเลือกที่เหลือเหล่านี้จะจัดการกับผลลัพธ์การค้นหาเป็นหลักเช่นวิธีแสดงและจากที่แสดงผลลัพธ์.

หมวดหมู่และการค้นหาเป็นคุณสมบัติสองอย่างที่คุณไม่สามารถเพิ่มเข้าไปในรายการเพลงของ Outlook ซึ่งจะทำให้ประสบการณ์ Office ของคุณดีขึ้น หากคุณใช้ Outlook อย่างกว้างขวางและคุณได้รับอีเมลจำนวนมากสร้างการนัดหมายในปฏิทินจำนวนมากหรือสร้างรายการงานที่ยาวนานแล้วความสามารถในการจัดระเบียบไม่เพียง แต่เป็นสิ่งสำคัญ สิ่งที่คุณกำลังมองหามีค่า.