สร้างสารบัญหนึ่งจากเอกสารหลาย Word 2010

คุณกำลังสร้างเอกสารที่ยาวมาก แต่ไม่ชอบความคิดที่จะจัดการกับคุณลักษณะเอกสารหลักของ Word หรือไม่? คุณสมบัติเอกสารหลักใน Word เป็นที่รู้จักกันในอดีตถึงเอกสารที่เสียหาย.

มีวิธีแก้ไขการใช้เอกสารหลัก คุณสามารถเก็บไฟล์แยกสำหรับแต่ละส่วนของเอกสารของคุณและสร้างสารบัญทั่วไปในไฟล์อื่น ต้องมีการจัดรูปแบบด้วยตนเอง แต่ก็ไม่ยาก เมื่อต้องการทำสิ่งนี้คุณต้องใช้สไตล์หัวเรื่องที่มีอยู่แล้วภายในใน Word ในเอกสารส่วนแยกทั้งหมดของคุณ นอกจากนี้เพื่อให้กระบวนการง่ายขึ้นเราขอแนะนำให้คุณวางไฟล์ส่วนแยกทั้งหมดและไฟล์สารบัญในไดเรกทอรีเดียวกัน.

สร้างเอกสาร Word ใหม่สำหรับสารบัญระบุในชื่อไฟล์ที่มีสารบัญ.

คลิกที่แท็บแทรกบนริบบิ้น ในกลุ่มข้อความให้คลิกส่วนด่วนและเลือกฟิลด์จากเมนูแบบเลื่อนลง.

กล่องโต้ตอบเขตข้อมูลจะปรากฏขึ้น ในกล่องกรุณาเลือกฟิลด์เลื่อนลงในรายการชื่อฟิลด์และเลือก RD ซึ่งย่อมาจากเอกสารอ้างอิง.

ในกล่องคุณสมบัติเขตข้อมูลให้ป้อนชื่อของเอกสาร Word แรกที่จะรวมไว้ในสารบัญ หากไฟล์ Word ไม่ได้อยู่ในไดเรกทอรีเดียวกับไฟล์สารบัญตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ใส่พา ธ แบบเต็มไปยังไฟล์.

หมายเหตุ: ที่นี่จะเป็นประโยชน์หากคุณเก็บไฟล์ Word ทั้งหมดไว้ในสารบัญในไดเรกทอรีเดียวกับสารบัญไฟล์ Word.

หากไฟล์ Word ที่คุณรวมอยู่ในไดเรกทอรีเดียวกับไฟล์สารบัญให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายเส้นทางสัมพันธ์กับเอกสารปัจจุบันในกล่องตัวเลือกฟิลด์.

คลิกตกลง.

หากคุณไม่เห็นรหัสฟิลด์ในเอกสารให้คลิกแท็บหน้าแรกแล้วคลิกปุ่มสัญลักษณ์ย่อหน้าเพื่อแสดงข้อความที่ซ่อนอยู่.

ทำตามคำแนะนำด้านบนสำหรับแต่ละเอกสาร Word ที่คุณต้องการรวมไว้ในสารบัญ.

เราต้องการแทรกสารบัญที่จุดเริ่มต้นของเอกสารก่อนรหัสฟิลด์ดังนั้นวางเคอร์เซอร์ไว้ข้างหน้ารหัสฟิลด์แรกและกด Enter จากนั้นคลิกแท็บการอ้างอิงบน Ribbon และคลิกสารบัญในกลุ่มสารบัญ เลือกหนึ่งในตัวเลือกตารางอัตโนมัติ.

สารบัญจะถูกแทรกที่เคอร์เซอร์ หากคุณเห็นเฉพาะรหัสเขตข้อมูลที่แสดง (คล้ายกับรหัส RD ที่คุณใส่) ให้วางเคอร์เซอร์ในรหัสเขตข้อมูลแล้วกด Alt + F9 เพื่อดูสารบัญ.

คุณจะสังเกตเห็นว่าทุกหน้ามีหมายเลข“ 1. ” เอกสารของเราแต่ละหน้ามีเพียงหน้าเดียวและเริ่มต้นด้วย“ 1” เป็นหมายเลขหน้าแรก นี่คือที่มาของการปรับแต่งแบบแมนนวล คุณต้องเปลี่ยนหมายเลขหน้าเริ่มต้นสำหรับแต่ละเอกสารที่รวมอยู่ในสารบัญ.

หมายเหตุ: อาจใช้เวลานานหากคุณมีเอกสารจำนวนมาก ทุกครั้งที่คุณอัปเดตเอกสารและการเปลี่ยนแปลงการเพจคุณต้องอัปเดตเอกสารทั้งหมดหลังจากนั้นเพื่อเริ่มต้นด้วยหมายเลขหน้าที่ถูกต้อง.

เปิดเอกสารที่สองที่รวมอยู่ในสารบัญ หากยังไม่มีหมายเลขหน้าในเอกสารให้คลิกแท็บแทรกบน Ribbon และคลิกหมายเลขหน้าในกลุ่มส่วนหัวและท้ายกระดาษ เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการวางหมายเลขหน้าจากเมนูแบบเลื่อนลงจากนั้นเลือกสไตล์จากเมนูย่อย.

หากต้องการเปลี่ยนหมายเลขหน้าเริ่มต้นให้คลิกหมายเลขหน้าอีกครั้งในกลุ่มส่วนหัวและส่วนท้ายและเลือกจัดรูปแบบหมายเลขหน้าจากเมนูแบบเลื่อนลง.

ในการรูปแบบหมายเลขหน้ากล่องโต้ตอบป้อนหมายเลขหน้าเริ่มต้นในการเริ่มต้นที่กล่องแก้ไข เมื่อคุณป้อนค่าในกล่องปุ่มตัวเลือกเริ่มต้นจะถูกเลือกโดยอัตโนมัติ คลิกตกลง.

ทำซ้ำขั้นตอนด้านบนเพื่อเปลี่ยนหมายเลขหน้าเริ่มต้นสำหรับแต่ละเอกสารที่รวมอยู่ในสารบัญ เมื่อเอกสารทั้งหมดได้รับการปรับปรุงให้เปิดสารบัญไฟล์ Word อีกครั้ง วางเคอร์เซอร์ในฟิลด์สารบัญ ตัวเลือกบางตัวจะแสดงอยู่เหนือสารบัญ คลิกอัปเดตตาราง.

หากคุณเพิ่มส่วนหัวเพิ่มเติมให้กับเอกสารใด ๆ ที่รวมอยู่กล่องโต้ตอบต่อไปนี้จะแสดงขึ้นเพื่อถามว่าคุณต้องการอัปเดตเฉพาะหมายเลขหน้าของตารางทั้งหมดซึ่งรวมถึงการเพิ่มส่วนหัวใหม่และลบส่วนหัวที่ถูกลบออก เลือกตัวเลือกที่ต้องการและคลิกตกลง.

หมายเลขหน้าจะอัปเดตเพื่อแสดงถึงการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในเอกสารแยกต่างหาก.

นี่เป็นกระบวนการที่น่าเบื่อถ้าคุณมีเอกสารแยกต่างหากจำนวนมากที่จะรวมไว้ในสารบัญ แต่เป็นวิธีหลีกเลี่ยงการใช้เอกสารหลัก โซลูชันนี้ไม่สมบูรณ์แบบ แต่ใช้งานได้.