วิธีสร้างเทมเพลตที่กำหนดเองใน Excel

โอกาสดีที่คุณสร้าง Excel สเปรดชีตชนิดเดียวกันซ้ำแล้วซ้ำอีก การสร้างเทมเพลตที่กำหนดเองสามารถช่วยให้กระบวนการนั้นราบรื่นยิ่งขึ้น.

เมื่อต้องเผชิญกับการสร้างสเปรดชีตที่คล้ายกันหลาย ๆ คนป๊อปอัพเปิดแผ่นงานที่มีอยู่แล้วลบข้อมูลที่ไม่ต้องการจากนั้นบันทึกเป็นไฟล์อื่น บางครั้งก็สร้างไฟล์ตั้งแต่เริ่มต้นทุกครั้ง เทมเพลตที่กำหนดเองสามารถทำให้การดำเนินการนี้เร็วขึ้นมาก ไฟล์เทมเพลตนั้นเหมือนกับไฟล์ Excel มาตรฐานมากกว่าหรือน้อยกว่า แต่มีการจัดรูปแบบและเนื้อหาสำเร็จรูปแล้ว คุณเพียงแค่ใช้เทมเพลตเพื่อสร้างไฟล์ Excel ใหม่และกรอกข้อมูล คุณสามารถสร้างเทมเพลตแบบกำหนดเองได้ตั้งแต่ต้นหรือคุณสามารถบันทึกสเปรดชีตที่มีอยู่เป็นเทมเพลตแล้วจึงล้างข้อมูลได้เล็กน้อย ความแตกต่างเพียงอย่างเดียวคือไม่ว่าคุณจะเริ่มต้นด้วยชีตใหม่ที่ว่างเปล่าหรือที่คุณสร้างไว้แล้ว.

สร้างเทมเพลต

ตัวอย่างของเราเราจะสร้างเทมเพลตจากสเปรดชีตที่มีอยู่ นี่คือแผ่นมาตรฐานที่เราใช้ที่ How-To Geek สำหรับรายงานค่าใช้จ่าย.

ไฟล์นี้เป็นไฟล์ Excel ปกติที่บันทึกด้วยนามสกุล. xlsx รูปแบบของเราได้รับการจัดรูปแบบเรียบร้อยแล้วดังนั้นเราจึงจำเป็นต้องลบข้อมูลจริงใด ๆ ที่เราไม่จำเป็นต้องอยู่ที่นั่น หากคุณกำลังปรับแผ่นงานที่มีอยู่ (หรือสร้างแผ่นงานใหม่) ไปข้างหน้าและทำความสะอาดแผ่นงาน ตั้งค่าแผ่นฐานเพิ่มส่วนหัวของคุณรวมถึงสูตรจัดรูปแบบเซลล์สร้างเส้นขอบอะไรก็ตาม กล่าวโดยย่อคือสร้างไฟล์ใหม่โดยใช้เทมเพลตคุณสามารถเริ่มพิมพ์ข้อมูลได้.

เมื่อคุณได้สิ่งต่าง ๆ ตามที่คุณต้องการคุณจะต้องบันทึกไฟล์เป็นเทมเพลต เปิดเมนู“ ไฟล์” จากนั้นคลิกตัวเลือก“ บันทึกเป็น”.

ในเมนูแบบเลื่อนลงประเภทไฟล์ (ใต้กล่องข้อความชื่อไฟล์) ให้เลือกตัวเลือก“ เทมเพลต Excel (.xltx)”.

ตามค่าเริ่มต้น Excel ชอบที่จะบันทึกแม่แบบในแม่แบบ Office Documents ที่กำหนดเอง แต่คุณสามารถบันทึกได้ทุกที่ที่คุณต้องการ.

หากคุณต้องการแนวทางที่เป็นระเบียบยิ่งขึ้นคุณสามารถเปลี่ยนตำแหน่งเริ่มต้นที่ Excel บันทึกแม่แบบ บนเมนู“ ไฟล์” คลิกคำสั่ง“ ตัวเลือก” ในหน้าต่าง "ตัวเลือกของ Excel" ให้เลื่อนหมวดหมู่ "บันทึก" ในคอลัมน์ด้านซ้าย.

ด้านขวาคุณจะเห็นช่อง“ ตำแหน่งเทมเพลตส่วนบุคคลเริ่มต้น” ซึ่งคุณสามารถพิมพ์พา ธ ไปยังตำแหน่งบันทึกที่กำหนดเองสำหรับเทมเพลต มีปุ่ม "เรียกดู" ด้วยเหตุผลบางอย่างดังนั้นให้พิมพ์เส้นทางแบบเต็มไปยังโฟลเดอร์ที่คุณต้องการใช้หรือคัดลอกและวางตำแหน่งจากแถบที่อยู่ File Explorer.

ใช้เทมเพลตเพื่อสร้างเอกสารใหม่

เมื่อคุณได้บันทึกแม่แบบของคุณแล้วคุณสามารถใช้มันเพื่อสร้างเอกสารใหม่ได้ และคุณสามารถทำได้สองวิธี.

หากคุณบันทึกแม่แบบของคุณในโฟลเดอร์แม่แบบกำหนดเองอย่างเป็นทางการที่ Office ใช้ (ไม่ว่าจะเป็นตำแหน่งแม่แบบ Office \ Documents ที่เป็นค่าเริ่มต้นหรือคุณกำหนดค่าตำแหน่งบันทึกใหม่ในการตั้งค่า) แม่แบบเหล่านั้นจะพร้อมใช้งานบนหน้าจอ Office หน้าจอนั้นจะแสดงแม่แบบเด่นตามค่าเริ่มต้น แต่คุณจะเห็นแม่แบบที่คุณบันทึกไว้โดยคลิกที่ลิงค์ "ส่วนบุคคล".

เพียงคลิกเทมเพลตที่คุณต้องการใช้และ Excel จะสร้างเอกสารใหม่สำหรับคุณตามเทมเพลตนั้น.

คุณยังสามารถสร้างไฟล์ใหม่โดยใช้เทมเพลตโดยเพียงแค่ดับเบิลคลิกที่เทมเพลตใน File Explorer การกระทำเริ่มต้นในไฟล์เทมเพลตคือการสร้างไฟล์ใหม่แทนที่จะเปิดไฟล์เทมเพลตดังนั้นการดับเบิลคลิกที่เทมเพลตเปิดไฟล์ Excel ใหม่ให้คุณทันที.

หากคุณต้องการเปิดไฟล์เทมเพลตจริงเพื่อแก้ไขคุณสามารถคลิกขวาที่ไฟล์จากนั้นเลือก“ Open” จากเมนูบริบท.

ในที่สุดไฟล์เทมเพลตจะทำงานเหมือนกับไฟล์ excel ทั่วไป ความแตกต่างที่สำคัญคือวิธีที่ Excel จัดการกับไฟล์เหล่านั้นทำให้คุณสามารถสร้างเอกสารใหม่ได้ง่ายขึ้น.