วิธีการมอบหมายบัญชี Outlook ให้กับใครบางคน
เป็นเรื่องปกติที่จะแบ่งปันปฏิทินของคุณใน Outlook และในหลาย ๆ บริษัท ปฏิทิน Outlook ทั้งหมดจะปรากฏให้เห็นโดยรวมตามค่าเริ่มต้น แต่คุณสามารถมอบการมองเห็นและการควบคุมระดับที่สูงขึ้นให้กับใครบางคนโดยมอบหมายบัญชีของคุณเพื่อให้พวกเขาสามารถสร้างและตอบกลับการประชุมและอีเมลให้คุณได้ เรามาดูวิธีการทำงานกันดีกว่า.
หากต้องการมอบสิทธิ์กล่องจดหมายให้กับใครบางคนให้คลิกไฟล์> การตั้งค่าบัญชีแล้วคลิกคำสั่ง“ มอบสิทธิ์การเข้าถึง”.
สิ่งนี้จะเปิดหน้าต่างผู้รับมอบสิทธิ์ซึ่งจะว่างเปล่าในครั้งแรกที่คุณเปิด คลิกปุ่ม "เพิ่ม" เพื่อตั้งค่าผู้รับมอบสิทธิ์.
สิ่งนี้จะเปิดรายการที่อยู่ร่วมทั่วโลก (รายชื่อบุคคลทั้งหมดใน บริษัท ของคุณ) เพื่อให้คุณสามารถเลือกผู้รับมอบสิทธิ์ (คุณไม่สามารถมอบสิทธิ์บัญชีของคุณให้กับบุคคลภายนอกโดเมนอีเมลของคุณซึ่งหมายความว่าหากที่อยู่อีเมลของคุณคือ [email protected] คุณสามารถมอบสิทธิ์กล่องจดหมายของคุณให้กับบุคคลที่มีที่อยู่อีเมลซึ่งลงท้ายด้วย“ @ mycompany.com เท่านั้น “)
เลือกบุคคลที่คุณกำลังมอบหมายจากนั้นคลิก“ ตกลง” เพื่อเปิดสิทธิ์ผู้ได้รับมอบหมาย.
การอนุญาตเริ่มต้นให้สิทธิ์ Editor Editor ในปฏิทินและรายการงานของคุณ แต่ไม่อนุญาตให้พวกเขาเข้าถึง Inbox, Contacts หรือ Notes ของคุณ อย่างไรก็ตามคุณสามารถเปลี่ยนการอนุญาตเริ่มต้นสำหรับหมวดหมู่ใด ๆ เหล่านี้ ตัวเลือกคือ:
- ไม่มี: ผู้รับมอบสิทธิ์ไม่มีสิทธิ์เข้าถึง.
- ผู้ตรวจทาน: ผู้รับมอบสิทธิ์สามารถอ่านรายการ แต่ไม่สามารถแก้ไขได้.
- ผู้แต่ง: ผู้รับมอบสิทธิ์สามารถอ่านและสร้างรายการและเปลี่ยนแปลงและลบรายการที่พวกเขาสร้าง (เช่นการร้องขอการประชุมหรืองาน).
- บรรณาธิการ: ผู้รับมอบสิทธิ์สามารถทำทุกสิ่งที่ผู้แต่งสามารถทำได้และสามารถเปลี่ยนแปลงและลบรายการที่คุณสร้างขึ้นได้.
หากคุณเพียงต้องการให้ผู้รับมอบสิทธิ์ของคุณจัดการปฏิทินของคุณ (และงานที่สามารถมอบหมายให้คนอื่นได้) การอนุญาตเริ่มต้นจะใช้ได้ผล ตัวเลือก“ ผู้รับมอบสิทธิ์ได้รับสำเนาของข้อความที่เกี่ยวข้องกับการประชุมที่ส่งถึงฉัน” ถูกเปิดใช้งานดังนั้นผู้รับมอบสิทธิ์ไม่จำเป็นต้องเข้าถึงกล่องจดหมายของคุณ คำขอและคำตอบการประชุมจะถูกส่งไปยังพวกเขาโดยอัตโนมัติเมื่อเปิดใช้งาน.
ผู้รับมอบสิทธิ์ของคุณจะไม่เห็นการประชุมหรือการนัดหมายใด ๆ ที่คุณสร้างและทำเครื่องหมายเป็นส่วนตัว พวกเขาเพิ่งจะเห็นว่ามีการนัดหมายส่วนตัว หากคุณต้องการให้พวกเขาเห็น (และแก้ไข) การนัดหมายส่วนตัวของคุณเปิดสวิตช์ตัวเลือก“ ผู้ได้รับมอบหมายสามารถเห็นรายการส่วนตัวของฉัน”.
ในที่สุดก็เป็นความคิดที่ดีที่จะเปิดตัวเลือก“ ส่งข้อความโดยอัตโนมัติไปยังผู้รับมอบสิทธิ์สรุปสิทธิเหล่านี้” เพื่อให้ผู้รับมอบสิทธิ์รู้ว่าพวกเขาได้รับอนุญาตให้เข้าถึงกล่องจดหมายของคุณ.
คลิกตกลงเพื่อกลับไปที่พาเนลผู้รับมอบสิทธิ์ ตัวเลือกสามตัวที่ด้านล่างที่เป็นสีเทาก่อนที่คุณจะเพิ่มผู้รับมอบสิทธิ์มีให้บริการแล้ว.
คำขอประชุมตัวเลือกเริ่มต้นจะถูกส่งไปยังผู้รับมอบสิทธิ์ของคุณและสำเนาจะถูกส่งถึงคุณเพื่อการอ้างอิงผลงานสำหรับคนส่วนใหญ่ แต่เปลี่ยนเป็นหนึ่งในตัวเลือกอื่น ๆ หากคุณต้องการ.
เมื่อคุณคลิก“ ตกลง” ผู้รับมอบสิทธิ์ของคุณจะถูกเพิ่ม ตอนนี้พวกเขาสามารถเพิ่มกล่องจดหมายของคุณไปยังโปรไฟล์ Outlook ของพวกเขาและเข้าถึงสิ่งที่คุณให้พวกเขาเข้าถึง.
