วิธีรับการแจ้งเตือนของ Outlook สำหรับอีเมลสำคัญเท่านั้น

Microsoft คิดว่าพวกเขามีประโยชน์เมื่อตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับอีเมลใหม่ อย่างไรก็ตามการแจ้งเตือนอย่างต่อเนื่องอาจส่งผลต่อความคิดของคุณ คุณสามารถปิดการแจ้งเตือนได้อย่างสมบูรณ์หรือดีกว่านั้นคุณสามารถตั้งค่า Outlook ให้แจ้งเตือนคุณเกี่ยวกับอีเมลสำคัญเท่านั้น.

วิธีสร้างกฎอย่างง่าย

หากคุณต้องการตอบสนองต่อบางคนเช่นลูกค้าเจ้านายหรือสมาชิกในครอบครัวคุณสามารถใช้กฎใน Outlook เพื่อรับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับข้อความบางอย่างเท่านั้น ต่อไปนี้เป็นวิธีตั้งค่ากฎที่แสดงการแจ้งเตือนทางอีเมลจากผู้ส่งบางรายเท่านั้น.

วิธีที่ง่ายที่สุดในการตั้งค่ากฎนี้คือการค้นหาอีเมลจากบุคคลนั้น สำหรับตัวอย่างนี้ฉันจะตั้งกฎเพื่อแจ้งให้ฉันทราบเมื่อฉันได้รับอีเมลจากหัวหน้าของฉันเพราะอีเมลจากหัวหน้าของคุณนั้นสำคัญเสมอใช่มั้ย ดังนั้นฉันคลิกขวาที่อีเมลจากหัวหน้าบรรณาธิการ How-To Geek ของ Whitson Gordon และเลือก "กฎ" จากนั้น "สร้างกฎ" จากเมนูป๊อปอัพ.

ในกล่องโต้ตอบ“ สร้างกฎ” เลือกเงื่อนไขที่คุณต้องการรับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับอีเมลใหม่ ฉันต้องการรับการแจ้งเตือนทันทีเกี่ยวกับอีเมลที่ฉันได้รับจาก Whitson ดังนั้นฉันจึงเลือกช่องทำเครื่องหมายแรก.

ฉันยังเลือกช่องทำเครื่องหมาย "ส่งไปยัง" และตรวจสอบว่าชื่อของฉันถูกเลือกจากรายการแบบเลื่อนลงดังนั้นฉันจะได้รับการแจ้งเตือนสำหรับอีเมลที่ส่งจาก Whitson โดยตรงกับฉัน หากคุณไม่ต้องการรับการแจ้งเตือนอีเมลที่คุณ CC'ed หรือหนึ่งในหลายผู้รับเลือก "ฉันเท่านั้น" จากรายการแบบเลื่อนลง "ส่งถึง" คลิก“ ตกลง” เมื่อคุณเลือกเสร็จแล้ว.

กล่องโต้ตอบ“ สำเร็จ” จะปรากฏพร้อมตัวเลือกเพื่อ“ เรียกใช้กฎนี้ทันทีกับข้อความที่อยู่ในโฟลเดอร์ปัจจุบัน” คลิก“ ตกลง” ฉันต้องการค้นหาอีเมลที่อยู่ในกล่องจดหมายของฉันจาก Whitson ดังนั้นฉันจึงเลือกช่องทำเครื่องหมาย.

กล่องโต้ตอบ“ การแจ้งเตือนจดหมายใหม่” จะปรากฏขึ้นเพื่อเรียกร้องให้ดำเนินการทันที ขณะนี้ฉันมีอีเมลเดียวจาก Whitson ในกล่องจดหมายของฉันดังนั้นนั่นจึงเป็นอีเมลเดียวที่ปรากฏในกล่องโต้ตอบนี้ อย่างไรก็ตามหากมีอีเมลจำนวนมากจาก Whitson พวกเขาจะถูกระบุไว้ที่นี่ หากคุณต้องการดูอีเมลโดยตรงจากกล่องโต้ตอบนี้ให้เลือกอีเมลเพื่อดูและคลิก“ เปิดรายการ” คลิก“ ปิด” เพื่อปิดกล่องโต้ตอบ.

กล่องโต้ตอบ“ การแจ้งเตือนจดหมายใหม่” จะยังคงเปิดอยู่จนกว่าคุณจะคลิก“ ปิด” แม้ว่าคุณจะเปิดข้อความอีเมลจากกล่องโต้ตอบแล้วปิดข้อความ.

วิธีสร้างกฎขั้นสูงเพิ่มเติม

เมื่อสร้างกฎคุณสามารถเลือกจากตัวเลือกเพิ่มเติมที่เฉพาะเจาะจงมากกว่าที่มีอยู่ในกล่องโต้ตอบ“ สร้างกฎ” หลัก โดยให้เปิดกล่องโต้ตอบ“ สร้างกฎ” ดังที่อธิบายไว้ก่อนหน้าในบทความนี้ จากนั้นคลิก“ ตัวเลือกขั้นสูง”.

หน้าจอแรกในกล่องโต้ตอบ“ กฎตัวช่วยสร้างกฎ” จะแสดงรายการเงื่อนไขโดยละเอียดเพื่อตรวจสอบ เลือกช่องทำเครื่องหมายสำหรับเงื่อนไขที่คุณต้องการตรวจสอบการแจ้งเตือนทางอีเมล ฉันต้องการรับการแจ้งเตือนเมื่อฉันได้รับอีเมลจาก Whitson ส่งถึงฉันเท่านั้นดังนั้นฉันจึงเลือกเงื่อนไขเหล่านั้น.

ข้อความที่ขีดเส้นใต้สีน้ำเงินคือลิงค์ที่คุณคลิกเพื่อระบุค่าที่คุณต้องการให้ตรวจสอบในเงื่อนไขนั้น เมื่อคุณเลือกเงื่อนไขนั้นให้คลิกที่ลิงค์สีน้ำเงินบนเงื่อนไขนั้นในกล่อง“ ขั้นตอนที่ 2” เพื่อแก้ไขค่า.

เมื่อคุณเลือกเงื่อนไขที่คุณต้องการตรวจสอบแล้วให้คลิก“ ถัดไป”.

ตอนนี้เลือกตัวเลือกเพื่อระบุสิ่งที่ควรทำกับข้อความที่คุณได้รับซึ่งตรงกับเงื่อนไขที่เลือก คุณสามารถทำสิ่งต่าง ๆ เช่นย้ายข้อความไปยังโฟลเดอร์เฉพาะส่งต่อข้อความไปยังบุคคลหนึ่งคนขึ้นไปตอบกลับโดยใช้เทมเพลตหรือทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว ฉันต้องการรับการแจ้งเตือนทางเดสก์ท็อปเมื่อฉันได้รับข้อความอีเมลจาก Whitson ดังนั้นฉันเลือกตัวเลือกสุดท้ายในรายการ“ แสดงการแจ้งเตือนทางเดสก์ท็อป” เมื่อคุณเลือกสิ่งที่ต้องการแล้วให้คลิก“ ถัดไป”.

หน้าจอถัดไปจะมีตัวเลือกสำหรับการตั้งค่าข้อยกเว้นสำหรับกฎเช่นถ้าคุณไม่ต้องการรับการแจ้งเตือนหากข้อความนั้นเป็นคำเชิญเข้าร่วมประชุมหรืออัพเดท เลือกข้อยกเว้นใด ๆ ที่คุณต้องการนำไปใช้กับกฎของคุณแล้วคลิก“ ถัดไป” ฉันไม่ต้องการข้อยกเว้นดังนั้นฉันเพียงคลิก“ ถัดไป” เพื่อข้ามหน้าจอนี้.

หน้าจอสุดท้ายช่วยให้คุณสามารถระบุชื่อสำหรับกฎและตั้งค่าตัวเลือกกฎบางอย่างรวมถึงตัวเลือกหนึ่งสำหรับ“ เปิดกฎนี้” ทันที หากคุณต้องการเรียกใช้กฎทันทีกับข้อความที่มีอยู่ในกล่องจดหมายให้เลือก“ เรียกใช้กฎนี้ทันทีกับข้อความที่อยู่ใน 'กล่องจดหมาย'”.

อ่านคำอธิบายกฎภายใต้“ ขั้นตอนที่ 3” และคลิก“ เสร็จสิ้น” เมื่อดำเนินการเสร็จ.

ตอนนี้เมื่อฉันได้รับอีเมลจาก Whitson การแจ้งเตือนบนเดสก์ท็อปจะปรากฏขึ้นบนเดสก์ท็อป Windows โปรดทราบว่านี่จะแตกต่างจากกล่องโต้ตอบ“ การแจ้งเตือนจดหมายใหม่” แทนเป็นการแจ้งเตือน Windows ดั้งเดิม หากคุณต้องการรูปแบบการแจ้งเตือนนี้คุณจะต้องทำตาม "ตัวเลือกขั้นสูง" สำหรับทุกกฎที่คุณสร้าง ".

วิธีแก้ไขกฎของคุณ

การแก้ไขการลบหรือแม้แต่การปิดกฎชั่วคราวของคุณนั้นเป็นเรื่องง่าย ฉันต้องการแก้ไขกฎของฉันเพื่อแสดงกล่องโต้ตอบ“ จดหมายแจ้งเตือนใหม่” แทนที่จะเป็น“ การแจ้งเตือนเดสก์ท็อป” หากต้องการทำสิ่งนี้ฉันคลิกแท็บ“ หน้าแรก”.

คลิกปุ่ม "กฎ" ในส่วน "ย้าย" และเลือก "จัดการกฎและการแจ้งเตือน" จากเมนูแบบเลื่อนลง.

กล่องโต้ตอบ“ กฎและการแจ้งเตือน” จะปรากฏขึ้น บนแท็บ“ กฎอีเมล” คลิก“ เปลี่ยนกฎ” และเลือก“ แก้ไขการตั้งค่ากฎ” จากเมนูแบบเลื่อนลง.

ตามที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้หน้าจอแรกของ "ตัวช่วยสร้างกฎ" จะแสดงรายการเงื่อนไขที่คุณสามารถตรวจสอบได้ในข้อความอีเมลขาเข้า การเลือกที่ฉันทำเมื่อฉันตั้งค่าการแสดงกฎเป็นครั้งแรกที่ด้านบนของรายการและคำอธิบายที่มีการตั้งค่าปัจจุบันจะแสดงในกล่องภายใต้“ ขั้นตอนที่ 2” ฉันไม่ต้องการเปลี่ยนเงื่อนไขดังนั้นฉันคลิก“ ถัดไป” หากคุณต้องการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขในกฎของคุณทำการเปลี่ยนแปลงแล้วคลิก“ ถัดไป”.

บนหน้าจอที่แสดงรายการการกระทำที่จะทำกับข้อความอีเมลขาเข้า (ขึ้นอยู่กับเงื่อนไข) ฉันปิดการใช้งานตัวเลือก "display a Desktop Alert" ซึ่งจะปรากฏที่ด้านบนของรายการแล้วคลิก "ถัดไป".

สมมติว่าคุณต้องการแสดงกล่องโต้ตอบ“ การแจ้งเตือนจดหมายใหม่” ในหน้าของคุณแทน เลื่อนลงไปที่ด้านล่างของรายการการกระทำและเลือก "แสดงข้อความเฉพาะในหน้าต่างการแจ้งเตือนรายการใหม่" หากต้องการปรับแต่งข้อความที่แสดงในกล่องโต้ตอบ“ การแจ้งเตือนจดหมายใหม่” ให้คลิกลิงก์“ ข้อความที่ระบุ” ในช่องใต้“ ขั้นตอนที่ 2”.

ในกล่องโต้ตอบ“ ข้อความแจ้งเตือน” ให้ป้อนข้อความที่จะแสดงบนกล่องโต้ตอบ“ จดหมายแจ้งเตือนใหม่” และคลิก“ ตกลง”.

หากคุณต้องการเพิ่มหรือลบข้อยกเว้นใด ๆ ให้คลิก“ ถัดไป” เพื่อเข้าถึงรายการข้อยกเว้นและทำการเปลี่ยนแปลงของคุณ ในการเปลี่ยนชื่อของกฎหรือเปลี่ยนตัวเลือกอื่น ๆ ในหน้าจอสุดท้ายของ“ ตัวช่วยสร้างกฎ” คลิก“ ถัดไป” อีกครั้งบนหน้าจอข้อยกเว้น ฉันไม่ต้องการเปลี่ยนแปลงอะไรอีกดังนั้นฉันคลิก“ เสร็จสิ้น” บนหน้าจอการกระทำเพื่อยอมรับการเปลี่ยนแปลงของฉันแล้วปิด“ ตัวช่วยสร้างกฎ”.

คุณจะกลับสู่กล่องโต้ตอบ“ กฎและการแจ้งเตือน” คลิก“ ตกลง” เพื่อปิด หากต้องการเรียกใช้กฎทันทีคลิก "เรียกใช้กฎทันที" ที่ด้านบนของแท็บ "กฎอีเมล".

ในกล่องโต้ตอบ“ เรียกใช้กฎทันที” ในกล่อง“ เลือกกฎเพื่อเรียกใช้” เลือกกล่องกาเครื่องหมายสำหรับกฎที่คุณต้องการเรียกใช้และคลิก“ เรียกใช้ตอนนี้”.

หมายเหตุ: เมื่อคุณเรียกใช้กฎแล้วกล่องโต้ตอบ“ เรียกใช้กฎทันที” จะไม่ปิดอัตโนมัติ คุณต้องคลิก“ ปิด” เพื่อปิด กล่องโต้ตอบ“ กฎและการแจ้งเตือน” ไม่ได้ปิดอัตโนมัติเช่นกันดังนั้นคลิก“ ตกลง” เพื่อปิด.

กล่องโต้ตอบ“ การแจ้งเตือนจดหมายใหม่” จะปรากฏขึ้นพร้อมกับข้อความที่คุณกำหนดเองที่ด้านบน.

คุณลักษณะกฎใน Outlook มีตัวเลือกมากมายสำหรับการจัดการข้อความอีเมลของคุณโดยอัตโนมัติ คุณสามารถย้ายข้อความเฉพาะไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุดำเนินการกับข้อความอีเมลด้วยข้อความบางข้อความในบรรทัดหัวเรื่องหรือแม้กระทั่งลบข้อความโดยอัตโนมัติตามเงื่อนไขบางประการ กฎของ Outlook อาจดูล้นหลามในตอนแรกเนื่องจากมีตัวเลือกทั้งหมดให้ใช้งาน อย่างไรก็ตามหากคุณรู้ว่าคุณต้องการจัดการข้อความอีเมลอย่างไรการสร้างและจัดการกฎของคุณเองนั้นไม่ใช่เรื่องยาก.