วิธีการเชื่อมโยงหรือฝังแผ่นงาน Excel ในเอกสาร Word

บางครั้งคุณต้องการรวมข้อมูลไว้ในสเปรดชีต Excel ในเอกสาร Microsoft Word ของคุณ มีสองวิธีในการทำเช่นนี้ขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการรักษาการเชื่อมต่อกับชีต Excel ต้นฉบับหรือไม่ ลองมาดูกัน.

ความแตกต่างระหว่างการเชื่อมโยงและการฝังคืออะไร?

คุณมีสามตัวเลือกในการรวมสเปรดชีตในเอกสาร Word วิธีแรกคือเพียงแค่คัดลอกข้อมูลนั้นจากสเปรดชีตแล้ววางลงในเอกสารเป้าหมาย ส่วนใหญ่ใช้ได้กับข้อมูลที่ง่ายมากเท่านั้นเพราะข้อมูลนั้นจะกลายเป็นตารางพื้นฐานหรือชุดของคอลัมน์ใน Word (ขึ้นอยู่กับตัวเลือกการวางที่คุณเลือก).

ในขณะที่อาจมีประโยชน์ในบางครั้งตัวเลือกการเชื่อมโยงและการฝังตัวอีกสองตัวที่ทรงพลังกว่าและเป็นสิ่งที่เราจะแสดงวิธีทำในบทความนี้ ทั้งคู่มีความคล้ายคลึงกันโดยที่คุณจะต้องแทรกสเปรดชีต Excel จริงในเอกสารเป้าหมายของคุณ มันจะมีลักษณะเหมือนแผ่นงาน Excel และคุณสามารถใช้เครื่องมือของ Excel เพื่อจัดการมัน ความแตกต่างมาจากวิธีที่ตัวเลือกทั้งสองนี้ปฏิบัติต่อการเชื่อมต่อกับสเปรดชีต Excel ต้นฉบับนั้น:

• ถ้าคุณ ลิงค์ เวิร์กชีต Excel ในเอกสารเอกสารเป้าหมายและชีต Excel ดั้งเดิมรักษาการเชื่อมต่อ หากคุณอัปเดตไฟล์ Excel การปรับปรุงเหล่านั้นจะปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติในเอกสารเป้าหมาย.
• ถ้าคุณ ฝัง เวิร์กชีต Excel ในเอกสารการเชื่อมต่อนั้นขาด การอัปเดตแผ่นงาน Excel ดั้งเดิมไม่ได้อัปเดตข้อมูลในเอกสารเป้าหมายโดยอัตโนมัติ.

แน่นอนว่ามีข้อดีทั้งสองวิธี ข้อดีอย่างหนึ่งของการเชื่อมโยงเอกสาร (นอกเหนือจากการรักษาการเชื่อมต่อ) คือมันทำให้ขนาดไฟล์เอกสาร Word ของคุณลงเนื่องจากข้อมูลส่วนใหญ่ยังคงเก็บอยู่ในแผ่นงาน Excel และแสดงเฉพาะใน Word ข้อเสียอย่างหนึ่งคือไฟล์สเปรดชีตดั้งเดิมต้องอยู่ในตำแหน่งเดียวกัน หากไม่มีคุณจะต้องเชื่อมโยงอีกครั้ง และเนื่องจากอาศัยลิงก์ไปยังสเปรดชีตดั้งเดิมจึงไม่มีประโยชน์ถ้าคุณต้องการแจกจ่ายเอกสารให้กับผู้ที่ไม่สามารถเข้าถึงตำแหน่งนั้น.

ในทางกลับกันการเพิ่มขนาดของเอกสาร Word ของคุณจะเพิ่มขนาดเอกสารเพราะข้อมูล Excel ทั้งหมดจะถูกฝังลงในไฟล์ Word มีข้อดีบางประการที่แตกต่างกันในการฝังแม้ว่า ตัวอย่างเช่นหากคุณแจกจ่ายเอกสารนั้นให้กับผู้ที่อาจไม่สามารถเข้าถึงแผ่นงาน Excel ต้นฉบับหรือหากเอกสารนั้นต้องการแสดงแผ่นงาน Excel ณ เวลาใดเวลาหนึ่ง การเชื่อมต่อกับแผ่นงานต้นฉบับ) เหมาะสมกว่า.

ดังนั้นในใจเราลองมาดูวิธีการเชื่อมโยงและฝังแผ่นงาน Excel ใน Microsoft Word.

วิธีเชื่อมโยงหรือฝังแผ่นงาน Excel ใน Microsoft Word

การเชื่อมโยงหรือฝังแผ่นงาน Excel ลงใน Word นั้นค่อนข้างตรงไปตรงมาและกระบวนการในการทำทั้งสองอย่างนั้นแทบจะเหมือนกัน เริ่มต้นด้วยการเปิดทั้งแผ่นงาน Excel และเอกสาร Word ที่คุณต้องการแก้ไขในเวลาเดียวกัน.

ใน Excel เลือกเซลล์ที่คุณต้องการเชื่อมโยงหรือฝัง หากคุณต้องการเชื่อมโยงหรือฝังทั้งแผ่นงานให้คลิกที่กล่องที่ส่วนหัวของแถวและคอลัมน์ที่มุมซ้ายบนเพื่อเลือกทั้งแผ่น.

คัดลอกเซลล์เหล่านั้นโดยกด CTRL + C ใน Windows หรือ Command + C ใน macOS คุณสามารถคลิกขวาที่เซลล์ที่เลือกจากนั้นเลือกตัวเลือก“ คัดลอก” ในเมนูบริบท.

ตอนนี้ให้สลับไปที่เอกสาร Word ของคุณแล้วคลิกเพื่อวางจุดแทรกที่คุณต้องการให้วัสดุที่เชื่อมโยงหรือฝังอยู่ บนแท็บหน้าแรกของ Ribbon ให้คลิกลูกศรลงใต้ปุ่ม“ วาง” จากนั้นเลือกคำสั่ง“ วางแบบพิเศษ” จากเมนูแบบเลื่อนลง.

นี่เป็นการเปิดหน้าต่างวางแบบพิเศษ และที่นี่คุณจะพบกับฟังก์ชันที่แตกต่างกันเพียงอย่างเดียวในกระบวนการเชื่อมโยงหรือฝังไฟล์.

ถ้าคุณต้องการ ฝัง สเปรดชีตของคุณเลือกตัวเลือก "วาง" ทางด้านซ้าย ถ้าคุณต้องการ ลิงค์ สเปรดชีตของคุณเลือกตัวเลือก "วางลิงก์" แทน อย่างจริงจังนั่นแหล่ะ กระบวนการนี้เป็นอย่างอื่นเหมือนกัน.

ตัวเลือกใดก็ตามที่คุณเลือกคุณจะเลือก“ Microsoft Excel Worksheet Object” ในช่องถัดไปทางขวาจากนั้นคลิกปุ่ม“ ตกลง”.

และคุณจะเห็นแผ่นงาน Excel (หรือเซลล์ที่คุณเลือก) ในเอกสาร Word ของคุณ.

ถ้าคุณ เชื่อมโยง ข้อมูล Excel คุณไม่สามารถแก้ไขได้โดยตรงใน Word แต่คุณสามารถดับเบิลคลิกที่ใดก็ได้เพื่อเปิดไฟล์สเปรดชีตดั้งเดิม และการอัปเดตใด ๆ ที่คุณทำกับสเปรดชีตดั้งเดิมนั้นจะปรากฏในเอกสาร Word ของคุณ.

ถ้าคุณ ที่ฝัง ข้อมูล Excel คุณสามารถแก้ไขได้โดยตรงใน Word ดับเบิลคลิกที่ใดก็ได้ในสเปรดชีตและคุณจะอยู่ในหน้าต่าง Word เดียวกัน แต่ Word Ribbon จะถูกแทนที่ด้วย Excel Ribbon และคุณสามารถเข้าถึงฟังก์ชัน Excel ทั้งหมดได้ มันเจ๋งมาก.

และเมื่อคุณต้องการหยุดแก้ไขสเปรดชีตและกลับไปที่การควบคุม Word ของคุณเพียงคลิกที่ใดก็ได้นอกสเปรดชีต.

หมายเหตุ: หากคุณทำงานกับเอกสาร Word และต้องการรวมสเปรดชีตที่คุณยังไม่ได้สร้างคุณสามารถทำได้ คุณสามารถแทรกสเปรดชีต Excel ได้จากเมนูแบบเลื่อนลงตารางบน Ribbon.