วิธีจัดการการเก็บถาวรอัตโนมัติใน Outlook 2010

หากคุณต้องการให้ Outlook 2010 สะอาดและทำงานได้เร็วขึ้นวิธีหนึ่งคือการตั้งค่าคุณสมบัติเก็บถาวรอัตโนมัติ วันนี้เราจะแสดงวิธีกำหนดค่าและจัดการคุณสมบัติใน Outlook 2010.

การใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติช่วยให้คุณสามารถจัดการพื้นที่ในกล่องจดหมายของคุณหรือบนเซิร์ฟเวอร์อีเมลโดยการย้ายรายการเก่าไปยังตำแหน่งอื่นบนฮาร์ดไดรฟ์ของคุณ.

เปิดใช้งานและกำหนดค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ

ใน Outlook 2010 Auto Archive ไม่ได้เปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้น หากต้องการเปิดใช้งานให้คลิกที่แท็บไฟล์เพื่อเข้าถึงมุมมองด้านหลังจากนั้นคลิกที่ตัวเลือก.

หน้าต่างตัวเลือกของ Outlook จะเปิดขึ้นจากนั้นคลิกที่ขั้นสูงจากนั้นปุ่มการตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ.

หน้าต่างเก็บถาวรอัตโนมัติจะเปิดขึ้นและคุณจะสังเกตเห็นว่าทุกอย่างเป็นสีเทา ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจาก เรียกใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติทุก ๆ ...

หมายเหตุ: หากคุณเลือกตัวเลือกลบรายการเก่าอย่างถาวรเมลจะไม่ถูกเก็บถาวร.

ตอนนี้คุณสามารถเลือกการตั้งค่าสำหรับวิธีที่คุณต้องการจัดการคุณสมบัติการเก็บถาวรอัตโนมัติ เลือกความถี่ที่คุณต้องการให้พรอมต์ก่อนที่คุณสมบัติจะทำงานตำแหน่งที่จะย้ายไอเท็มและการดำเนินการอื่น ๆ ที่คุณต้องการให้เกิดขึ้นในระหว่างกระบวนการ หลังจากที่คุณทำการเลือกแล้วให้คลิกตกลง.

กำหนดค่าโฟลเดอร์ส่วนบุคคลด้วยตนเอง

หากต้องการควบคุมแต่ละโฟลเดอร์ที่เก็บถาวรมากขึ้นให้คลิกขวาที่โฟลเดอร์และคลิกที่ Properties.

คลิกที่แท็บเก็บถาวรอัตโนมัติและเลือกการตั้งค่าที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงสำหรับโฟลเดอร์นั้น ตัวอย่างเช่นคุณอาจไม่ต้องการเก็บถาวรบางโฟลเดอร์หรือย้ายข้อมูลที่เก็บถาวรไปยังโฟลเดอร์เฉพาะ.

หากคุณต้องการเก็บถาวรและสำรองข้อมูลรายการด้วยตนเองให้คลิกที่แท็บไฟล์เครื่องมือล้างข้อมูลแล้วเก็บถาวร.

คลิกปุ่มตัวเลือกถัดจาก เก็บโฟลเดอร์นี้และโฟลเดอร์ย่อยทั้งหมด. เลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการเก็บถาวร ในตัวอย่างนี้เราต้องการเก็บถาวรโฟลเดอร์นี้ไปยังตำแหน่งเฉพาะของมันเอง.

ไฟล์. pst จะถูกบันทึกไว้ในโฟลเดอร์เอกสารของคุณและหากคุณต้องการเข้าถึงไฟล์เหล่านั้นในภายหลังคุณสามารถทำได้.

หลังจากที่คุณตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติแล้วคุณสามารถค้นหารายการต่าง ๆ ในไฟล์ที่เก็บถาวรได้ ในบานหน้าต่างนำทางขยายโฟลเดอร์เก็บถาวรในรายการ จากนั้นคุณสามารถดูและเข้าถึงข้อความของคุณ.

คุณยังสามารถเข้าถึงได้โดยคลิกที่แท็บไฟล์ \ เปิดแล้วเปิดไฟล์ข้อมูล Outlook.

จากนั้นคุณสามารถเรียกดูไฟล์ที่เก็บถาวรที่คุณต้องการเปิด.

การเก็บถาวรอีเมลเก่าเป็นวิธีที่ดีในการช่วยรักษากล่องจดหมายสะอาดดีช่วยเร่งประสบการณ์ Outlook ของคุณและประหยัดพื้นที่บนเซิร์ฟเวอร์อีเมล อีกสิ่งที่ดีคือคุณสามารถกำหนดค่าที่เก็บอีเมลและโฟลเดอร์เฉพาะของคุณเพื่อตอบสนองความต้องการอีเมลของคุณ.