วิธีการลดขนาดของไฟล์ข้อมูล Outlook ของคุณ

ไฟล์ข้อมูล Outlook อาจมีขนาดใหญ่มากเมื่อเวลาผ่านไปโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณได้รับไฟล์แนบจำนวนมาก แม้ว่าคุณจะลบข้อความเก่าขนาดของไฟล์ข้อมูล Outlook จะไม่ลดลงตามไปด้วย.

ไฟล์ข้อมูล Outlook ของคุณ (ไฟล์. pst และ. ost) รวมถึงอีเมลทั้งหมดของคุณ (ในโฟลเดอร์ทั้งหมดของคุณรวมถึงอีเมลที่ส่ง) ผู้ติดต่อนัดหมายในปฏิทินงานและบันทึกย่อรวมถึงไฟล์แนบที่เกี่ยวข้อง เมื่อคุณส่งและรับอีเมลและเอกสารแนบเพิ่มเติมเพิ่มการนัดหมายเพิ่มเติมในปฏิทินของคุณและสร้างงานและบันทึกเพิ่มเติมไฟล์ข้อมูล Outlook ของคุณสามารถเติบโตได้อย่างง่ายดายถึงขนาดหลายกิกะไบต์ Mine เป็นหนึ่งกิกะไบต์ แต่มันก็ยังค่อนข้างใหญ่.

แม้ว่าคุณจะล้างโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบหรือทำให้มันว่างเปล่าโดยอัตโนมัติเมื่อคุณออกจาก Outlook พื้นที่ว่างในไฟล์ข้อมูลจะไม่ถูกปล่อยออกมา อย่างไรก็ตามคุณสามารถเรียกคืนพื้นที่นั้นได้โดย กระชับ ไฟล์ข้อมูล Outlook ของคุณ นี่คือวิธีการทำ.

ขั้นตอนที่หนึ่ง: ตรวจสอบบัญชีของคุณและลบสิ่งที่คุณไม่ต้องการ

ก่อนที่คุณจะทำกระบวนการบีบอัดคุณจะต้องผ่าน Outlook และลบสิ่งที่คุณไม่ต้องการ เราขอแนะนำให้ตรวจสอบว่าโฟลเดอร์ต่าง ๆ ของคุณใหญ่แค่ไหนเพื่อให้คุณรู้ว่ารายการใดที่จะเพิ่มพื้นที่ว่าง โปรดจำไว้ว่าคุณสามารถลบปฏิทินงานและบันทึกรายการนอกเหนือจากอีเมลได้ ในการตรวจสอบขนาดของโฟลเดอร์ของคุณเลือก Inbox (หรือโฟลเดอร์อื่น ๆ ) ในบัญชี (ไฟล์ข้อมูล Outlook) ที่คุณต้องการกระชับและคลิกแท็บ“ ไฟล์”.

บนหน้าจอหลังเวทีคลิก "เครื่องมือ" และเลือก "การล้างข้อมูลกล่องจดหมาย" จากเมนูแบบเลื่อนลง.

ในกล่องโต้ตอบการล้างข้อมูลกล่องจดหมายคลิก“ ดูขนาดกล่องจดหมาย”.

กล่องโต้ตอบขนาดโฟลเดอร์จะแสดงขนาดของแต่ละโฟลเดอร์ในบัญชีที่เลือกในปัจจุบัน เลื่อนดูและดูว่าโฟลเดอร์ใดใหญ่กว่าซึ่งคุณอาจต้องการลบรายการ คลิก“ ปิด” เมื่อเสร็จสิ้น.

หากต้องการดูขนาดของโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบคลิก“ ดูขนาดรายการที่ถูกลบ”.

โฟลเดอร์รายการที่ถูกลบของเรามีขนาดไม่ใหญ่มาก แต่เราควรจะว่างเปล่าก่อนทำการบีบอัดไฟล์ข้อมูลของเรา คลิก“ ปิด”.

คุณจะกลับสู่กล่องโต้ตอบการล้างข้อมูลกล่องจดหมาย หากคุณต้องการลบรายการเพิ่มเติมจากบัญชีของคุณคลิก "ปิด" เพื่อกลับไปที่บัญชีของคุณ เลือกอีเมลปฏิทินงานและรายการบันทึกย่อที่คุณไม่ต้องการแล้วกด Delete นอกจากนี้คุณยังสามารถกด Shift + Delete เพื่อลบรายการที่เลือกอย่างถาวรโดยข้ามโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ.

ขั้นตอนที่สอง: ล้างโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ

คุณจะต้องล้างถังขยะหรือโฟลเดอร์ "รายการที่ถูกลบ" ก่อนดำเนินการต่อ หากยังมีรายการในโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบคุณสามารถล้างโฟลเดอร์ได้สองวิธี วิธีหนึ่งคือการคลิก“ ล้าง” ในกล่องโต้ตอบการล้างข้อมูลกล่องจดหมายหากยังคงเปิดอยู่.

กล่องโต้ตอบการยืนยันจะปรากฏขึ้นเพื่อให้แน่ใจว่าคุณต้องการลบรายการในโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบอย่างถาวร คลิก“ ใช่”.

ถ้ากล่องโต้ตอบการล้างข้อมูลกล่องจดหมายไม่เปิดคุณสามารถลบโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบโดยตรงในบัญชีของคุณในบานหน้าต่างจดหมาย เมื่อต้องการทำสิ่งนี้ก่อนอื่นตรวจสอบให้แน่ใจว่าบานหน้าต่างจดหมายเปิดใช้งานอยู่ กด Ctrl + 1 เพื่อเปิดบานหน้าต่างจดหมายหากไม่ใช่ จากนั้นคลิกขวาที่โฟลเดอร์รายการที่ถูกลบในบัญชีที่คุณต้องการกระชับและเลือก“ โฟลเดอร์ที่ว่างเปล่า” จากเมนูป๊อปอัพ กล่องโต้ตอบการยืนยันเดียวกันที่แสดงในภาพด้านบนจะปรากฏขึ้น.

ขั้นตอนที่สาม: กระชับไฟล์ข้อมูล Outlook ของคุณ

ตอนนี้คุณได้ลบรายการที่คุณไม่ต้องการและลบโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบออกไปแล้วก็ถึงเวลาที่จะกระชับไฟล์ข้อมูล Outlook ของคุณ ในหน้าต่างหลักของ Outlook ให้คลิกที่แท็บ "ไฟล์" อีกครั้ง จากนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าหน้าจอข้อมูลบัญชีใช้งานได้ หากไม่มีให้คลิก "ข้อมูล" ในรายการของรายการทางด้านซ้าย คลิก "การตั้งค่าบัญชี" จากนั้นเลือก "การตั้งค่าบัญชี" จากเมนูแบบเลื่อนลง.

ในกล่องโต้ตอบการตั้งค่าบัญชีคลิกแท็บ“ ไฟล์ข้อมูล”.

เลือกไฟล์ข้อมูล Outlook ที่คุณต้องการกระชับในรายการแล้วคลิก "การตั้งค่า".

หากบัญชีที่เลือกในปัจจุบันคือบัญชี POP3 (ไฟล์. pst) กล่องโต้ตอบต่อไปนี้จะปรากฏขึ้น คลิก“ กระชับข้อมูลตอนนี้”.

มิฉะนั้นหากบัญชีที่เลือกเป็นบัญชี IMAP (ไฟล์. ost) คุณจะเห็นกล่องโต้ตอบต่อไปนี้ คลิก“ กระชับข้อมูลตอนนี้”.

กล่องโต้ตอบต่อไปนี้จะปรากฏขึ้นขณะที่บีบอัดไฟล์ข้อมูล Outlook.

เมื่อกระบวนการบีบอัดเสร็จแล้วคุณจะกลับสู่กล่องโต้ตอบไฟล์ข้อมูล Outlook (หรือการตั้งค่าไฟล์ข้อมูล Outlook) คลิก“ ตกลง” หรือ“ ยกเลิก” เพื่อปิด.

คลิก“ ปิด” ในกล่องโต้ตอบการตั้งค่าบัญชี.

ไฟล์ข้อมูล Outlook ของเราลดลงจากประมาณ 951MB ลงเหลือประมาณ 845MB ดังนั้นเราจึงได้เนื้อที่ดิสก์เหลือน้อยกว่า 100MB ยิ่งไฟล์ข้อมูลของคุณมีขนาดใหญ่เท่าใดก็จะยิ่งมีพื้นที่ว่างมากขึ้นเท่านั้น.

การกระชับไฟล์ข้อมูล Outlook ของคุณไม่เพียง แต่ช่วยให้คุณประหยัดพื้นที่ดิสก์ แต่ยังช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพของ Outlook ได้อีกด้วย ไฟล์ข้อมูลขนาดใหญ่ของ Outlook สามารถทำให้ Outlook ใช้เวลานานขึ้นในการเริ่มต้นทำงานกับและปิดระบบ ดังนั้นการบีบอัดไฟล์ข้อมูล Outlook ของคุณเป็นระยะนั้นเป็นสิ่งที่ต้องทำ.