วิธีบันทึกเอกสาร Microsoft Word เป็นเว็บเพจ

คุณอาจไม่คิดว่า Word เป็นเครื่องมือสำหรับการออกแบบหน้าเว็บและไม่เป็นไร - มันก็ไม่ค่อยดีเท่าไหร่ แต่ถ้าคุณมีเอกสาร Word ที่มีอยู่ซึ่งคุณต้องเปลี่ยนเป็นหน้าเว็บไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใด Word ก็มีเครื่องมือในตัวมาให้.

บันทึก: เรากำลังใช้ Word 2016 ในตัวอย่างของเราสำหรับบทความนี้ แต่ความสามารถในการบันทึกเอกสารเป็นหน้าเว็บ (หรือ HTML) มีให้บริการใน Word รุ่นที่ผ่านมามากมาย หากคุณใช้รุ่นที่เก่ากว่า Word 2016 คุณอาจไม่เห็นคุณสมบัติทั้งหมดที่เราอธิบายไว้ในบทความนี้ แต่คุณจะสามารถติดตามพร้อมกับส่วนใหญ่ได้. 

วิธีบันทึกเอกสารของคุณเป็นเว็บเพจ

ก่อนอื่นให้เปิดเอกสารที่คุณต้องการบันทึกเป็นเว็บเพจ บนเมนูไฟล์เลือกคำสั่ง“ บันทึกเป็น” จากนั้นคลิกตัวเลือก“ เรียกดู”.

ในหน้าต่างบันทึกเป็นนำทางไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการจัดเก็บไฟล์ของคุณ จากนั้นพิมพ์ชื่อหน้าของคุณลงในช่อง“ ชื่อไฟล์” ตามค่าเริ่มต้นชื่อของเอกสาร Word ของคุณจะถูกกรอกไว้หากคุณบันทึกไว้ก่อนหน้านี้.

จากนั้นคลิกเมนูแบบเลื่อนลง“ บันทึกเป็นประเภท” บนเมนูคุณจะพบสามตัวเลือกสำหรับการบันทึกเอกสารของคุณเป็นเว็บเพจ: เว็บเพจไฟล์เดียว หน้าเว็บ; และเว็บเพจกรอง.

ตัวเลือกทั้งหมดเหล่านี้จะแปลงเอกสารของคุณเป็น HTML (Hypertext Markup Language) ซึ่งเป็นมาตรฐานสำหรับการแสดงข้อความบนหน้าเว็บ อย่างไรก็ตามแต่ละประเภทไฟล์จะสร้างไฟล์ HTML ที่แตกต่างกันเล็กน้อย สิ่งใดที่คุณควรใช้ขึ้นอยู่กับการกำหนดลักษณะการเผยแพร่ออนไลน์ของคุณและคุณวางแผนที่จะแปลงไฟล์กลับเป็นเอกสาร Word ในภายหลังหรือไม่.

ลองมาดูตัวเลือกทั้งสามนี้ให้ละเอียดยิ่งขึ้น.

บันทึกเอกสารของคุณเป็นเว็บเพจที่ถูกกรอง

ในกรณีส่วนใหญ่ตัวเลือกเว็บเพจที่ถูกกรองเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการบันทึกเอกสาร Word เป็นเว็บเพจ มันจะรักษาเนื้อหาและการจัดรูปแบบของเอกสารของคุณ แต่จะแยกโค้ด HTML จำนวนมากที่คุณไม่ต้องการออกและทำให้ขนาดไฟล์เล็ก สิ่งนี้จะให้โค้ดที่สะอาดที่สุดและเวลาในการโหลดหน้าเว็บที่เร็วที่สุดสำหรับหน้าเว็บของคุณ แต่ยังจะแยกองค์ประกอบการจัดรูปแบบเฉพาะ Word ออกจากเอกสารด้วย คุณควรเลือกไฟล์ประเภทนี้เฉพาะในกรณีที่คุณไม่ได้วางแผนที่จะแปลงเว็บเพจกลับไปเป็นเอกสาร Word ในภายหลังซึ่งเรามาดูกันว่ามันไม่ใช่สิ่งที่คนทั่วไปทำกันบ่อย ๆ.

ในรายการดรอปดาวน์ Save as Type คลิกตัวเลือก“ เว็บเพจกรองแล้ว”.

คลิกปุ่ม“ เปลี่ยนชื่อ”.

ในเมนูที่ปรากฏขึ้นให้พิมพ์ชื่อเรื่องสำหรับหน้าเว็บของคุณแล้วคลิกปุ่ม“ ตกลง”.

กล่องคำเตือนปรากฏขึ้นเพื่อถามว่าคุณแน่ใจว่าคุณต้องการแปลงเอกสารเป็นไฟล์ HTML หรือไม่เพราะมันจะลบแท็กและคุณลักษณะเฉพาะของ Office คลิกปุ่ม“ ใช่”.

ตอนนี้คุณจะได้บันทึกเว็บเพจไว้ในตำแหน่งที่คุณเลือก คุณสามารถโหลดขึ้นมาในเบราว์เซอร์ของคุณเพื่อตรวจสอบหรืออัปโหลดไปยังเว็บไซต์ของคุณ ตามค่าเริ่มต้น Word จะบันทึกไฟล์ html จริงในโฟลเดอร์ที่คุณเลือกและรูปภาพที่สนับสนุนทั้งหมดในหน้านั้นไปยังโฟลเดอร์ย่อย และคุณจะต้องอัปโหลดโฟลเดอร์รูปภาพไปยังเว็บไซต์ของคุณด้วย.

แม้ว่าในขณะที่เราจะพูดถึงอีกสักครู่คุณสามารถเปลี่ยนพฤติกรรมเริ่มต้นนั้น.

บันทึกเอกสารของคุณเป็นเว็บเพจ

ตัวเลือก“ เว็บเพจ” ในเมนูแบบเลื่อนลง“ บันทึกเป็นประเภท” จะทำงานแตกต่างกันเล็กน้อย เช่นเดียวกับตัวเลือกที่ถูกกรองมันจะบันทึกเว็บเพจของคุณเป็นไฟล์ HTML และบันทึกรูปภาพที่สนับสนุนลงในโฟลเดอร์ย่อยของตนเอง อย่างไรก็ตามตัวเลือก“ หน้าเว็บ” เก็บการจัดรูปแบบของ Word และข้อมูลเอกสารเพิ่มเติมให้ได้มากที่สุดแทนที่จะกรองสิ่งนั้นออก.

และแน่นอนเนื่องจากมันจะบันทึกข้อมูลนั้นผลลัพธ์จะมีขนาดใหญ่กว่าหน้ากรองเล็กน้อย.

คุณจะต้องเล่นกับมันสักหน่อยเพื่อดูว่าจริง ๆ แล้วมันบันทึกประเภทการจัดรูปแบบเฉพาะที่คุณต้องการบนหน้าเว็บของคุณหรือไม่ แต่โดยทั่วไปแล้วมันก็ไม่เป็นไร.

บันทึกเอกสารของคุณเป็นเว็บเพจไฟล์เดียว

ตัวเลือก“ ไฟล์หน้าเว็บเดียว” จะบันทึกข้อมูลการจัดรูปแบบที่เป็นไปได้ทั้งหมด (เช่นเดียวกับตัวเลือก“ หน้าเว็บ”) แต่แทนที่จะบันทึกภาพลงในโฟลเดอร์แยกต่างหากมันจะบันทึกภาพที่รองรับทั้งหมดและหน้าของตัวเองเป็นส่วนเดียวกัน ไฟล์ MHTML.

มันจะมีประโยชน์สำหรับการติดตามหน้าเว็บที่คุณอาจลืมนำไฟล์สนับสนุนแยกต่างหาก แต่ตัวเลือกนี้ยังบันทึกไฟล์ที่มีขนาดใหญ่กว่ามาก บางครั้งขนาดไฟล์ที่ได้นั้นใกล้เคียงกับขนาดของหน้าและไฟล์ที่รองรับ (เช่นรูปภาพ) แต่บางครั้งไฟล์อาจใหญ่ขึ้นเล็กน้อยขึ้นอยู่กับสิ่งที่บันทึกไว้.

มันไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีที่สุดหากคุณวางแผนที่จะทำให้หน้าเว็บเป็นส่วนหนึ่งของเว็บไซต์อย่างน้อยไม่ใช่เว็บไซต์ที่คุณต้องการให้หน้าโหลดอย่างรวดเร็ว แต่มันจะมีประโยชน์ในบางสถานการณ์เช่นเมื่อคุณต้องการแชร์เอกสารกับคนที่ไม่มีวิธีอื่นในการอ่านไฟล์ Word (ไม่ใช่แม้แต่โซลูชันฟรีที่นั่น) หรือ PDF.

บันทึก: หากคุณมีบล็อกคุณสามารถเผยแพร่เอกสาร Word โดยตรงไปยังบล็อกของคุณโดยใช้คุณสมบัติการแชร์ของ Word มันใช้งานได้แตกต่างจากที่เรากำลังพูดถึงในบทความนี้ดังนั้นเราจะไม่ไปลงรายละเอียดที่นี่ แต่คุ้มค่าที่จะเช็คเอาท์.

วิธีกำหนดค่าตัวเลือกเว็บเพิ่มเติม

Word ยังมีตัวเลือกที่มีประโยชน์มากมายสำหรับกำหนดวิธีบันทึกเอกสารเป็นเว็บเพจ.

เพื่อไปที่ตัวเลือกเหล่านี้ในเมนูบันทึกเป็นเปิดเมนูแบบเลื่อนลง“ เครื่องมือ” จากนั้นคลิกปุ่ม“ ตัวเลือกเว็บ”.

หน้าต่าง Web Options มีห้าแท็บที่คุณสามารถใช้เพื่อกำหนดการตั้งค่าต่างๆที่ควบคุมวิธีบันทึกเว็บเพจ.

ประเภทของสิ่งที่คุณสามารถกำหนดค่าบนแท็บเหล่านี้ ได้แก่ :

• แท็บเบราว์เซอร์: แท็บนี้ให้คุณเลือกเบราว์เซอร์เป้าหมายด้วยเหตุผลด้านความเข้ากันได้ (แม้ว่าการตั้งค่าจะไม่สำคัญมากนักในวันนี้) อนุญาตให้ PNG เป็นรูปแบบกราฟิกใช้ CSS สำหรับการจัดรูปแบบตัวอักษรและมีตัวเลือกขนาดเล็กอื่น ๆ.
• แท็บไฟล์: ตัวเลือกใหญ่ในแท็บนี้ควบคุมว่าสนับสนุนไฟล์ (เช่นรูปภาพ) ในโฟลเดอร์ของตนเองหรือไม่ หากคุณปิดตัวเลือกนี้ไฟล์ที่สนับสนุนจะถูกบันทึกไว้ในโฟลเดอร์เดียวกับเว็บเพจ นอกจากนี้ยังมีตัวเลือกสำหรับการกำหนดว่าจะใช้ชื่อไฟล์แบบยาวหรือไม่และ Word จะอัปเดตลิงก์เมื่อคุณบันทึกเอกสารหรือไม่.
• แท็บรูปภาพ: แท็บนี้ใช้สำหรับควบคุมขนาดและความหนาแน่นของหน้าจอ (พิกเซลต่อนิ้ว) สำหรับเบราว์เซอร์เป้าหมาย รูปภาพและข้อความสามารถห่อแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับความละเอียดของวิดีโอที่พวกเขากำลังดู การตั้งค่าเริ่มต้นอาจดีพอเนื่องจากคุณไม่ได้ใช้ Word เพื่อสร้างเว็บไซต์ที่ซับซ้อน แต่ถ้าคุณเปิดหน้าเว็บของคุณและข้อความทั้งหมดล้อมรอบรูปภาพด้วยวิธีแปลก ๆ นี่คือตัวเลือกสำหรับเล่น.
• แท็บการเข้ารหัส: แท็บนี้ให้คุณเปลี่ยนภาษาที่เข้ารหัสหน้านั้น.
• แท็บแบบอักษร: แท็บนี้ช่วยให้คุณระบุชุดอักขระและแบบอักษรที่ใช้บนหน้า เป็นการดีที่จะปล่อยให้สิ่งนี้อยู่คนเดียวเพราะการใช้แบบอักษรที่แตกต่างกันในเบราว์เซอร์อาจทำให้แปลก (คุณไม่เคยรู้เลยว่าจะใช้เบราว์เซอร์ใด แต่การเปลี่ยนชุดอักขระสำหรับผู้อ่านภาษาที่แตกต่างกันอาจมีประโยชน์.

สิ่งสำคัญคือต้องรู้ว่าตัวเลือกเหล่านี้ตั้งอยู่บนพื้นฐานของเอกสารแต่ละฉบับ ตั้งค่าตัวเลือกเหล่านี้ในเอกสารและเอกสารนั้นจะยังคงการตั้งค่า อย่างไรก็ตามเอกสารอื่น ๆ ที่คุณทำงานด้วยจะใช้ค่าเริ่มต้นต่อไป.