วิธีการใช้เครื่องมือล้างข้อมูลการสนทนาใน Outlook

บางคนชอบที่จะให้โฟลเดอร์ Outlook ของพวกเขาควบคุมได้อย่างสมบูรณ์แบบด้วยการจัดหมวดหมู่และจัดเก็บอีเมลอย่างเรียบร้อยในโครงสร้างโฟลเดอร์แบบลอจิคัล พวกเราส่วนใหญ่ไม่ได้เป็นเช่นนั้นดังนั้น Microsoft จึงได้จัดเตรียมเครื่องมือเพื่อช่วย หนึ่งในเครื่องมือเหล่านี้คือเครื่องมือล้างข้อมูลการสนทนาที่ไม่ค่อยมีคนรู้จักซึ่งจะลบหรือย้ายอีเมลที่ซ้ำซ้อนออกจากการสนทนา นี่คือวิธีการทำงาน.

คุณสามารถเรียกใช้เครื่องมือการทำความสะอาดบทสนทนากับการสนทนาโฟลเดอร์หรือโฟลเดอร์เดียวและโฟลเดอร์ย่อยทั้งหมด ดูเหมือนว่าจะมีอีเมลที่ซ้ำซ้อนซึ่งหมายถึงอีเมลที่รวมอยู่ในข้อความสนทนาอื่น จากนั้นจะลบ (โดยค่าเริ่มต้น) หรือย้ายอีเมลเหล่านี้ไปยังโฟลเดอร์อื่นขึ้นอยู่กับว่าคุณตั้งค่าอย่างไร วิธีนี้ช่วยป้องกันกล่องจดหมายของคุณจากการเติมข้อความเดิมหลายชุด.

ก่อนอื่นคุณต้องตั้งค่าพารามิเตอร์การล้างข้อมูลการสนทนา ไปที่ไฟล์> ตัวเลือก> เมลแล้วเลื่อนลงไปที่ส่วน“ บทสนทนาล้างข้อมูล”.

โดยค่าเริ่มต้นการล้างข้อมูลการสนทนาจะลบรายการ แต่ถ้าคุณต้องการย้ายรายการที่ซ้ำซ้อนไปยังโฟลเดอร์แทนคุณสามารถคลิก“ เรียกดู” และเลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการย้าย สิ่งนี้มีประโยชน์ถ้าคุณต้องการตรวจสอบด้วยตนเองอีกครั้งว่าข้อความที่เครื่องมือค้นหาพบนั้นซ้ำซ้อน เครื่องมือล้างข้อมูลการสนทนานั้นเชื่อถือได้ในประสบการณ์ของเรา แต่บางครั้งก็ไม่มีสิ่งใดมาแทนที่การตรวจสอบสิ่งต่าง ๆ ด้วยตัวคุณเอง.

คุณอาจปล่อยให้ตัวเลือกเริ่มต้นอื่น ๆ เป็นไปได้เพราะมันสมเหตุสมผลดี แต่ถ้าสถานการณ์หรือการตั้งค่าของคุณแตกต่างกันไปข้างหน้าแล้วเปิดหรือปิดพารามิเตอร์ตามที่เห็นสมควร เมื่อคุณตั้งค่าตามที่คุณต้องการแล้วให้คลิก“ ตกลง” เพื่อกลับไปที่ Outlook.

ตอนนี้คุณต้องเปิดเครื่องมือ บนแท็บ“ หน้าแรก” ให้คลิกปุ่ม“ ล้างข้อมูล” เมนูแบบเลื่อนลงให้คุณเลือกล้างการสนทนาที่เลือกไว้ในโฟลเดอร์โฟลเดอร์ทั้งหมดหรือทั้งโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยทั้งหมด.

คุณยังสามารถเข้าถึงเมนูนี้ได้โดยคลิกโฟลเดอร์> ล้างโฟลเดอร์หากคุณไม่ต้องการตัวเลือก“ ล้างข้อมูลการสนทนา”.

เราจะไปกับ“ Clean Up Folder” ในตอนนี้ แต่กระบวนการนี้จะเหมือนกันไม่ว่าคุณจะล้างข้อมูลการสนทนาโฟลเดอร์หรือโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อย และสำหรับตัวเลือกแบบคลิกเดียวคุณสามารถคลิกขวาที่โฟลเดอร์ในบานหน้าต่างนำทางและเลือก“ Clean Up Folder”

ครั้งแรกที่คุณเรียกใช้เครื่องมือนี้คำเตือนจะปรากฏขึ้นให้คุณเลือกที่จะเปลี่ยนการตั้งค่าเรียกใช้เครื่องมือหรือยกเลิกการดำเนินการ.

หากคุณต้องการให้เครื่องมือทำงานโดยไม่เห็นป๊อปอัปนี้ให้เปิดใช้งานตัวเลือก“ ไม่แสดงข้อความนี้อีก”.

คลิก "ล้างข้อมูลโฟลเดอร์" เพื่อเรียกใช้เครื่องมือ (หากคุณเปิดตัวเลือก "ไม่ต้องแสดงข้อความนี้อีก" จากนั้นเป็นต้นไปเครื่องมือจะทำงานทันทีที่คุณเลือก) เมื่อเครื่องมือทำงานซึ่งอาจใช้เวลาสักครู่หากคุณใช้งานเป็นครั้งแรกในโฟลเดอร์ที่มีข้อความจำนวนมากการแจ้งสถานะจะปรากฏในแถบที่ด้านล่างของ Outlook.

คุณสามารถใช้ Outlook ต่อไปในขณะที่กำลังทำงานอยู่ เมื่อการแจ้งสถานะหายไปเครื่องมือจะเสร็จสิ้น มันจะไม่บอกคุณว่ามันเสร็จแล้ว - เครื่องมือถูกออกแบบมาให้ทำงานในพื้นหลังเพื่อช่วยคุณไม่กระหน่ำยิงด้วยข้อความ - แต่มันจะบอกคุณว่ามันไม่สามารถค้นหาข้อความใด ๆ เพื่อทำความสะอาด.

นั่นคือทั้งหมดที่มีให้มัน เมื่อเรารันเครื่องมือนี้ในโฟลเดอร์ตัวอย่างที่มี 2487 อีเมลพบว่ามี 502 อีเมลที่สามารถลบได้ มากกว่าหนึ่งในห้าของอีเมลในโฟลเดอร์นั้นซ้ำซ้อนดังนั้นจึงเป็นการเปิดตาและเครื่องมือที่ควรค่าแก่การใช้หากคุณไม่มีที่ว่างหรือเหนื่อยกับการพูดคุย.