เตรียมเอกสาร Word ของคุณสำหรับการแจกจ่ายจำนวนมาก

บทความจากผู้เข้าพักนี้ถูกเขียนโดย Askar ซึ่งเป็นผู้อยู่เบื้องหลังเว็บไซต์เทคโนโลยี DemoGeek.

หากคุณทำงานกับทีมหรือเมื่อคุณติดต่อกับลูกค้าของคุณคุณอาจต้องการให้แน่ใจว่าคุณแจกจ่ายเอกสารของคุณอย่างถูกวิธีเพื่อให้ข้อมูลในเอกสารเข้าถึงผู้ชมที่เหมาะสมและการรักษาความลับของข้อมูลนั้น.

Word 2007 มีคุณสมบัติที่คุณสามารถเตรียมเอกสาร Word ของคุณอย่างเป็นทางการสำหรับการแจกจ่ายที่เหมาะสมไปยังกลุ่มบุคคลหรือแม้แต่กับบุคคลใด ๆ ที่มีปัจจัยความน่าเชื่อถือ.

การจัดเตรียม

เรียกใช้ Word 2007 และสร้างเอกสารตามที่คุณต้องการ.

เมื่อคุณพอใจกับเอกสารและพร้อมที่จะเผยแพร่แล้วให้หยุดสักครู่ก่อนกดปุ่มแอปพลิเคชันอีเมลและทำตามขั้นตอนง่าย ๆ เหล่านี้เพื่อให้เอกสารพร้อมสำหรับการเผยแพร่ โปรดทราบว่าขั้นตอนเหล่านี้แยกได้และคุณสามารถเลือกและเลือกขั้นตอนที่คุณต้องการติดตามได้.

คลิกที่ ปุ่มสำนักงาน และคลิกที่“เตรียมการตัวเลือกเมนู มี 7 ตัวเลือกต่าง ๆ ที่คุณควรจะเห็น ฉันจะอธิบายแต่ละตัวเลือกเหล่านี้เพื่อให้คุณสามารถเลือกและเลือกตัวเลือกที่เหมาะสมสำหรับข้อกำหนดการกระจายของคุณ.

คุณสมบัติของเอกสาร

คนแรกในรายการคือ“คุณสมบัติ' ตัวเลือกที่คุณสามารถป้อนข้อมูลเมตาดาต้าเกี่ยวกับเอกสาร.

คุณสามารถป้อนชื่อของผู้สร้างเอกสารชื่อเรื่องหัวเรื่องคำหลักหมวดหมู่สถานะและความคิดเห็น.

บางส่วนของสิ่งเหล่านี้สามารถดูได้ผ่าน ไฟล์ >> คุณสมบัติ โต้ตอบ.

โปรดทราบว่าเมื่อคุณเสร็จสิ้นเอกสารคุณจะไม่สามารถเห็นคุณสมบัติเหล่านี้ได้ แต่จนกว่าคุณจะสามารถเชื่อมโยงคุณสมบัติกับเอกสารของคุณเพื่อให้ผู้อื่นได้รับแนวคิดของเอกสารก่อนที่จะเปิด.

ตรวจสอบเอกสาร

ตัวเลือกที่สองในรายการคือ“ตรวจสอบเอกสารตัวเลือก” เป็นส่วนหนึ่งของการเตรียมการเพื่อเผยแพร่เอกสารของคุณคุณสามารถตรวจสอบเอกสารสำหรับความคิดเห็นการแก้ไขเครื่องหมายการแก้ไขคำอธิบายประกอบหมึก คุณสามารถตรวจสอบข้อมูลเมตาที่ซ่อนอยู่หรือข้อมูลส่วนบุคคลใด ๆ ที่บันทึกไว้ในเอกสาร คุณสามารถตรวจสอบข้อมูล XML ที่กำหนดเองที่จัดเก็บไว้ในเอกสารได้ นอกจากนี้คุณยังสามารถตรวจสอบข้อมูลเกี่ยวกับส่วนหัวส่วนท้ายและลายน้ำใด ๆ ในที่สุดคุณสามารถตรวจสอบข้อความที่ซ่อนอยู่ในเอกสาร.

เลือกตัวเลือกการตรวจสอบที่คุณต้องการให้แน่ใจก่อนที่จะแจกจ่ายเอกสารและเมื่อคุณกดปุ่ม“ตรวจปุ่ม” Word จะตรวจสอบเอกสารและจะแจ้งให้คุณทราบถึงรายการใด ๆ ที่พบในการตรวจสอบ.

รายการที่ต้องการความสนใจของคุณจะถูกทำเครื่องหมายด้วยเครื่องหมายอัศเจรีย์และคุณสามารถเลือกที่จะตรวจสอบอีกครั้งหากคุณต้องการ.

เข้ารหัสเอกสาร

ที่สามในรายการคือ“เข้ารหัสเอกสารตัวเลือก” เลือกตัวเลือกนี้หากคุณต้องการให้คนบางคนที่คุณไว้วางใจดูเอกสารเท่านั้น อนุญาตให้คุณเข้ารหัสเอกสารด้วยรหัสผ่านที่คุณเลือกและผู้ใช้ต้องป้อนรหัสผ่านนี้เพื่อดูเอกสาร.

เลือกรหัสผ่านที่คุณสามารถแจกจ่ายให้กลุ่ม คำแนะนำของฉันคือไม่เลือกรหัสผ่านที่คุณใช้เป็นการส่วนตัว แต่เป็นรหัสผ่านที่ไม่มีใครสามารถใช้เพื่อติดตามกลับไปยังบัญชีออนไลน์ของคุณหรือบัญชีที่ละเอียดอ่อนใด ๆ ที่คุณใช้เป็นการส่วนตัว.

ยืนยันรหัสผ่านอีกครั้ง รหัสผ่านต้องตรงตามตัวพิมพ์ใหญ่ - เล็กและตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เก็บ / จำรหัสผ่านไว้เนื่องจากไม่มีวิธีการกู้คืนรหัสผ่านหากคุณลืมและไม่มีวิธีการเปิดไฟล์หากคุณลืมรหัสผ่าน.

เมื่อเข้ารหัสแล้วคุณจะเห็นว่าตัวเลือกเมนูมีสีพื้นหลังเล็กน้อยเพื่อระบุว่าเอกสารนี้ถูกเข้ารหัส.

เมื่อบุคคลในกลุ่มการแจกจ่ายของคุณพยายามเปิดเอกสารที่เข้ารหัสพวกเขาจะได้รับแจ้งให้ป้อนรหัสผ่าน.

หากไม่มีรหัสผ่านพวกเขาจะไม่สามารถเปิดเอกสารได้เลย.

การ จำกัด สิทธิ์

ที่สี่ในรายการคือ“การ จำกัด สิทธิ์ตัวเลือก” คุณสามารถใช้ตัวเลือก“ จำกัด สิทธิ์” เพื่อ จำกัด สิ่งที่ผู้คนสามารถทำได้กับเอกสาร หากเอกสารมีความอ่อนไหวคุณสามารถใช้“ จำกัด การอนุญาต” เพื่อ จำกัด ไม่ให้แก้ไขคัดลอกและพิมพ์เอกสาร.

การ จำกัด การอนุญาตใช้ไคลเอนต์ Windows Rights Management เพื่อใช้ข้อ จำกัด.

คุณอาจได้รับแจ้งให้ติดตั้ง การจัดการสิทธิ์ของ Windows เครื่องมือ. ไม่ต้องกังวลไปและติดตั้งมันมาจากแหล่งที่เชื่อถือได้ เมื่อติดตั้งแล้วคุณจะสามารถกำหนดค่าสิ่งที่ผู้คนสามารถทำได้กับเอกสาร.

เพิ่มลายเซ็นดิจิทัล

ประการที่ห้าในรายการคือ“เพิ่มลายเซ็นดิจิทัลตัวเลือก” ลายเซ็นดิจิทัลรับรองความถูกต้องของเอกสาร คิดว่าลายเซ็นดิจิทัลเป็นลายเซ็นกระดาษ แต่ทำด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์เพื่อความสะดวก เมื่อเอกสารมีลายเซ็นดิจิทัลมันหมายถึงความถูกต้องและความน่าเชื่อถือของเอกสาร สิ่งนี้จะมีประโยชน์หากคุณแจกจ่ายเอกสารไปยังกลุ่มผู้ชมจำนวนมาก.

คลิกที่ "เพิ่มลายเซ็นดิจิทัลตัวเลือก” และ Word จะแจ้งให้คุณพร้อมกล่องโต้ตอบด้านบนเพื่อค้นหาผู้ให้บริการลายเซ็นดิจิทัลใน Office Marketplace.

ใน Office Online Marketplace คุณควรจะสามารถหาผู้ให้บริการลายเซ็นดิจิทัลที่คุณสามารถใช้ในการเซ็นเอกสาร.

เรียกใช้ตัวตรวจสอบความเข้ากันได้

ลองข้ามไปที่ตัวเลือกสุดท้าย“เรียกใช้ตัวตรวจสอบความเข้ากันได้” ก่อน หากคุณใช้คุณสมบัติใด ๆ ที่เฉพาะเจาะจงกับ Word 2007 และหากคุณสงสัยว่าผู้ชมของคุณอาจใช้ Word รุ่นที่เก่ากว่าคุณอาจต้องการเรียกใช้ตัวตรวจสอบความเข้ากันได้เพื่อให้แน่ใจว่าผู้อ่านทั้งหมดสามารถอ่านเอกสารของคุณได้.

Word 2007 จะเรียกใช้ชุดการตรวจสอบความเข้ากันได้ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าและหากพบปัญหาความเข้ากันได้ใด ๆ มันจะแสดงรายการไว้ในกล่องโต้ตอบข้างต้นหากไม่ใช่คุณสามารถย้ายไปยังขั้นตอนสุดท้ายก่อนแจกจ่ายเอกสารได้.

ทำเครื่องหมายว่าสุดท้าย

นี่ควรเป็นขั้นตอนสุดท้ายที่คุณต้องการติดตามก่อนที่จะแจกจ่ายเอกสารไปยังกลุ่ม เป็นชื่อที่ระบุการกระทำนี้จะทำเครื่องหมายเอกสารเป็นชุดทั้งหมดสำหรับการกระจาย.

เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญในเอกสารคุณจะได้รับแจ้งให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณต้องการทำเครื่องหมายเอกสารเป็นที่สิ้นสุด.

เมื่อเอกสารถูกทำเครื่องหมายเป็นขั้นสุดท้ายเอกสารจะไม่สามารถแก้ไขได้และจะถูกล้างออกจากการอ่านหลักฐานแสดงความคิดเห็นและอื่น ๆ.

เอกสารที่สรุปแล้วจะได้รับไอคอนใหม่บนแถบสถานะที่มีลักษณะเหมือนปากกายางบนกระดาษ.

การเตรียมเอกสารเพื่อการเผยแพร่สามารถช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่ชัดเจนที่คุณทำเมื่อคุณแจกจ่ายเอกสารไปยังกลุ่มคนจำนวนมาก คุณไม่ต้องทำตามทุกขั้นตอน คุณสามารถเลือกและเลือกได้ตามใจชอบ Word 2007 ยืดหยุ่นพอที่จะทำสิ่งที่คุณขอให้ทำเมื่อเตรียมเอกสารเพื่อการแจกจ่าย.

ฉันหวังว่าคุณจะพบว่ามีประโยชน์นี้และฉันหวังว่าคุณจะใช้ประโยชน์จากความสามารถของ Word 2007 ในการจบเอกสารให้ถูกต้องก่อนที่จะเผยแพร่ หากคุณมีคำถามหรือความคิดเห็นโปรดแจ้งให้เราทราบในความคิดเห็น.