BCC คืออะไรและทำไมคุณถึงเป็นคนที่แย่มากถ้าคุณไม่ใช้มัน

สิ่งอำนวยความสะดวกเพียงไม่กี่อย่างในเวิร์กโฟลว์ดิจิตอลที่ทันสมัยมีให้ใช้อย่างกว้างขวาง แต่ถูกเพิกเฉยอย่างกว้างขวาง (หรือถูกทารุณกรรมทันที) ในฐานะฟังก์ชัน BCC ทางอีเมล หากคุณมีความผิดในการใช้อำนาจในทางที่ผิดหรือละเลย (และมีโอกาสที่ดีที่คุณจะได้) ก็ถึงเวลาที่จะกลับใจและในขั้นตอนนี้ให้ลดสแปมและปกป้องความเป็นส่วนตัวของเพื่อนและครอบครัว.

BCC คืออะไรและมาจากไหน?

มีช่องที่อยู่สามช่องในไคลเอนต์อีเมลทุกรายการ: TO, CC และ BCC ซึ่งหมายถึง“ [ส่ง] ถึง”,“ สำเนาคาร์บอน” และ“ คัดลอกคนตาบอด” ตามลำดับ denotations เหล่านี้คือการครอบครองจากโลกที่นำหน้าจดหมายอิเล็กทรอนิกส์: จดหมายและบันทึกทางกายภาพ.

ในบันทึกธุรกิจกลางศตวรรษตัวอย่างเช่นจะมีสล็อต TO สำหรับผู้รับหลักช่อง CC สำหรับบุคคลที่ต้องการติดต่อสื่อสาร แต่ไม่ใช่ผู้รับหลักและช่อง BCC สามสำหรับ บุคคลที่ต้องการมีส่วนร่วมในการสื่อสารด้วยเช่นกัน แต่ไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตามข้อมูลประจำตัวของพวกเขาจะถูกระงับจากบันทึกช่วยจำที่ส่งไปยังผู้รับในช่องที่อยู่ TO และ CC.

เมื่อมาถึงจดหมายอิเล็กทรอนิกส์การประชุมเดียวกันที่ใช้ในการส่งจดหมายและบันทึกช่วยจำได้ถูกคัดลอกทั้งที่ไม่คุ้นเคยและเพราะพวกเขายังคงมีประโยชน์แม้ว่าข้อความจะไม่ถูกคัดลอกและนำส่งทางกายภาพอีกต่อไป.

หากอนุสัญญาเหล่านี้มีมานานหลายทศวรรษก่อนการถือกำเนิดของอีเมลและยังคงมีอยู่ในช่วงครึ่งศตวรรษหรือมากกว่านั้นปัญหาจะเกิดขึ้นที่ไหน? การใช้ BCC ในทางที่ผิดมีสองรูปแบบคือการคัดลอก blind blind แบบก้าวร้าว (รูปแบบที่เป็นอันตรายของปัญหา) และละเลยการใช้ copy-blind เพื่อปกป้องข้อมูลส่วนบุคคล (ปัญหาที่เกิดจากความไม่รู้) ลองมาดูกันว่าทำไมและควรหลีกเลี่ยงกันอย่างไร.

ปฏิเสธไม่รับการทำสำเนา Carbon Blind แบบ Passive-Aggressive

การใช้สำเนาคาร์บอนที่แย่ที่สุดคือการดักจับผู้ร่วมงานอย่างจริงจัง การละเมิด BCC แบบนี้เกิดขึ้นเมื่อพนักงานหันมาใช้ฟังก์ชั่น BCC เป็นวิธีการต่อสู้กับเพื่อนร่วมงานของพวกเขาทางอ้อมดูดเจ้านายของพวกเขาหรือมีส่วนร่วมในการทำงานที่ผิดปกติ.

รูปภาพเอื้อเฟื้อโดย EC Comics. 

ตัวอย่างเช่นพนักงานอาจทำให้เจ้านายของพวกเขาเป็นผู้รับ BCC ในอีเมลที่พวกเขาส่งไปยังพนักงานคนอื่นเพื่อให้หัวหน้าของพวกเขาเห็นว่าพวกเขากำลังสื่อสารกับพนักงานคนอื่นหรือพนักงานคนอื่นไม่สามารถปฏิบัติตามข้อผูกพันบางอย่างหรือ เส้นตาย. การสื่อสารลับกระรอกชนิดนี้โดยทั่วไปมักเกิดขึ้นในที่ทำงานและเราไม่ได้รับรองพฤติกรรมใด ๆ ที่ก่อให้เกิดสภาพแวดล้อมการทำงานที่ก้าวร้าวและเฉื่อยชา.

คำแนะนำเดียวของเราในเรื่องนี้คือ: หยุดมัน.

นอกเสียจากแผนกทรัพยากรบุคคลหรือเจ้านายของคุณ อย่างชัดเจน มาถึงคุณและสั่งให้คุณ BCC การสื่อสารของคุณคุณควรหลีกเลี่ยงการปฏิบัติ.

หากคนที่อยู่นอกการสื่อสารหลักจะต้องถูกเก็บไว้ในวง, อัพที่สูงขึ้นวิธีที่ดีที่สุดคือการรวมพวกเขาในฐานะที่อยู่ CC และแจ้งไปยังผู้รับที่อยู่ว่าใครรวมอยู่และด้วยเหตุผลอะไร.

สิ่งนี้ไม่เพียงสร้างบทสนทนาที่เป็นผู้ใหญ่มากขึ้นในสถานที่ทำงาน แต่ยังช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงเหตุการณ์ที่น่าอับอายโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากหัวหน้าหรือผู้รับ BCC คนอื่นใช้ฟังก์ชั่นตอบกลับทั้งหมดพวกเขาเปิดโปงตัวเองอย่างมีประสิทธิภาพ ของอีเมลก่อนหน้า ลองอธิบายให้เพื่อนร่วมงานคนนั้นทราบด้วยว่าคุณอยู่ที่อ่างน้ำ.

โชคดีที่จำนวนคนที่ใช้ฟังก์ชัน BCC อย่างไม่ประสงค์ดีนั้นมีขนาดเล็กซึ่งนำเราไปสู่กลุ่มคนที่ทำทารุณกรรมจำนวนมาก.

เพื่อนอย่า Carbon Copy เพื่อน

หากคนส่วนใหญ่ไม่ได้ใช้งานฟังก์ชั่น BCC อย่างเป็นอันตรายโดยเป็นส่วนหนึ่งของการรณรงค์สงครามจิตวิทยากับเพื่อนร่วมงานของพวกเขานั่นจะทำให้เราเสียที่ไหน มันทำให้เราด้วย ล้าน ของคนที่ละเลยโดยไม่รู้ตัวแม้แต่จะใช้ฟังก์ชัน BCC ตั้งแต่แรก.

รูปภาพที่ได้รับความอนุเคราะห์จากห้องสมุดสาธารณะเดนเวอร์, การรวบรวมประวัติศาสตร์ตะวันตก.

ทำไมฟังก์ชั่น BCC จึงสำคัญ? ช่วยให้คุณสามารถส่งอีเมลไปยังบุคคลที่ไม่มีบุคคลนั้นเห็นบุคคลอื่นที่ได้รับอีเมลปกป้องข้อมูลส่วนตัวของพวกเขาได้อย่างมีประสิทธิภาพ นี่คือตัวอย่างของการส่งต่ออีเมลที่คัดมาจากคลังเก็บอีเมลของเราเอง:

ทุกสีน้ำเงินที่เบลอในรูปภาพที่กรองความเป็นส่วนตัวด้านบนเป็นที่อยู่อีเมล ไม่เพียง แต่มีที่อยู่อีเมลมากกว่า 40 รายการในรายชื่อผู้รับโอนสายที่เรารวมไว้ใน แต่ยังมีบล็อกการส่งต่อที่เหลือสองชุดในอีเมลที่ส่งต่อ (ดูด้านบน) ที่มีที่อยู่อีเมล 13 และ 8 แห่งตามลำดับ ซึ่งหมายความว่ามีที่อยู่อีเมลมากกว่า 60 รายการในเนื้อหาทั้งหมดของอีเมล.

ตอนนี้คุณอาจถามตัวเองว่า "แล้วไงล่ะ มันมีความสำคัญอะไร” มันมีเหตุผลหลายประการ ก่อนอื่นมีปัญหาเรื่องความเป็นส่วนตัวและรักษาความเป็นส่วนตัวของผู้คนในรายชื่อผู้ติดต่อของคุณ (ไม่ว่าจะเป็นเพื่อนครอบครัวหรือเพื่อนร่วมธุรกิจ) ด้วยความเคารพ มันไปโดยไม่บอกว่าคนที่ยิงออกไปข้างหน้าและส่งอีเมล์จำนวนมากกับเพื่อน ๆ และเพื่อนร่วมงานหลายสิบคนไม่ต้องใช้เวลาในการติดต่อกับผู้รับหลายสิบคนโดยส่วนตัวและถามว่าพวกเขาต้องการข้อมูลการติดต่อของพวกเขา รายชื่อผู้รับ การไม่เปิดเผยข้อมูลการติดต่อโดยไม่ได้รับอนุญาตจากบุคคลที่เป็นปัญหานั้นเป็นสิ่งที่ไม่สมควร.

มันจะยิ่งดูหมิ่นและลำบากยิ่งขึ้นเมื่อผู้คนที่คุณส่งอีเมลถึงมีความหลากหลายมากขึ้น หากคุณส่งอีเมลถึงสิบคนในองค์กรขนาดเล็กที่รู้จักกันมาก่อนปัญหาอาจเกิดขึ้น หากคุณเป็นครูและคุณส่งอีเมลสื่อการเรียนรู้เพิ่มเติม (ถ้าไม่ใช่หลายร้อย) ให้นักเรียนคุณจะแบ่งปันข้อมูลการติดต่อส่วนบุคคลของผู้คนจำนวนมากกับคนอื่น ๆ ที่พวกเขาอาจไม่ต้องการแบ่งปันด้วย.

ที่แย่กว่านั้นคือถ้ามีใครตอบกลับว่า "ตอบกลับทั้งหมด" ไปยังอีเมลใด ๆ ที่คุณส่งไปพร้อมกับช่องเต็มและช่อง CC, ทุกคนในรายชื่อผู้รับดั้งเดิมจะได้รับการตอบกลับ. ที่ดีที่สุดนั้นค่อนข้างอันตราย แต่แน่นอนต้องเสียเวลากับคนอื่นเมื่อพวกเขาเปิดอีเมลเพื่อดูว่ามีอะไรใหม่ในการสนทนา ที่เลวร้ายที่สุดอย่างที่เกิดขึ้นหลายครั้งใน บริษัท ต่างๆทั่วโลกอีเมลสามารถใช้ชีวิตของตัวเองได้เมื่อพนักงานหลายร้อยคนตอบกลับโต้แย้งและโต้ตอบกับอีเมล ปฏิกิริยาลูกโซ่ที่ตอบกลับทั้งหมดนั้นสามารถครอบคลุมอีเมลนับพันและสามารถวางไข่สงครามเปลวไฟ (มีสงครามเปลวไฟที่ Tandem Computers ในปลายศตวรรษที่ 20 ที่ยืดเยื้อ ปี).

ข้อที่สองและความกังวลในทางปฏิบัติมากขึ้นสำหรับคนที่ไม่สนใจมารยาทในการใช้อีเมลที่ดีและการปกป้องความเป็นส่วนตัวของเพื่อนอีเมลขยะจำนวนมากเหล่านี้จะสร้างรายชื่ออีเมลขนาดเล็กที่เป็นระเบียบสำหรับซอฟต์แวร์ที่เป็นอันตรายและสแปมเมอร์ หากที่อยู่อีเมลของคุณส่งต่อไปยังอีเมลขนาดใหญ่ที่ถูกส่งไปทั่วโลกที่เป็นที่เลื่องลือคุณสามารถมั่นใจได้ว่าจะมีที่ใดที่หนึ่งที่คุณอยู่ในรายการสแปม ถ้าผู้ใช้คนใดที่จบด้วยอีเมลที่ส่งต่อของคุณนั่งอยู่ในกล่องจดหมายของพวกเขาก็จะถูกมัลแวร์โจมตีซึ่งทำซ้ำผ่านรายชื่อผู้ติดต่อและที่อยู่อีเมลที่พบในกล่องจดหมายคุณน่าจะจบด้วยอีเมลอันตราย หาทางมาหาคุณ.

ใช้ BCC อย่างชาญฉลาด

หากคุณอยู่ในค่ายหลังผู้ที่ไม่สนใจฟังก์ชั่น BCC คุณอาจถามตัวเองว่าคุณสามารถทำอะไรได้บ้างเพื่อหลีกเลี่ยงความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยที่เราได้อธิบายไว้ข้างต้น ไม่ต้องกังวลเมื่อคุณทราบว่ามันแย่มากที่จะเพิกเฉยต่อฟังก์ชั่น BCC มันจะปรากฏชัดเจนพร้อมสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อล้างตัวเองจากพฤติกรรมอีเมลที่ไม่ดีก่อนหน้านี้ของคุณ.

ก่อนอื่นคุณต้องเริ่มต้นด้วยการถามตัวเองว่า“ ฉันต้องส่งอีเมลนี้ให้ทุกคนในรายชื่อผู้ติดต่อของฉันหรือไม่? สามสิบของพวกเขา สิ่งใดในพวกเขา” คำตอบสำหรับคำถามเหล่านั้นสำหรับอีเมลส่วนใหญ่คือ: ไม่คุณไม่จำเป็นต้องส่งอีเมล์ส่วนตัวหรือส่งต่อให้ทุกคนในรายชื่อผู้ติดต่อของคุณ.

ประการที่สองเมื่อคุณ ทำ พบว่าคุณมีเหตุผลที่ถูกต้องในการส่งอีเมลถึงผู้คนจำนวนมากในคราวเดียว ตัวอย่างเช่นคุณกำลังเปลี่ยนไปใช้ผู้ให้บริการอีเมลรายใหม่หรือคุณต้องการส่งที่อยู่ใหม่ไปยังเพื่อนและญาติร้อยคนสิ่งเดียวที่คุณต้องทำก็คือใส่ที่อยู่ในช่อง BCC สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าการกำจัดอีเมลขยะจำนวนมากถึง / CC นั้นจะถูกกำจัด: ที่อยู่อีเมลของผู้รับทั้งหมดจะถูกเก็บเป็นส่วนตัวไม่มีโอกาสที่สแปมบอทหรือมัลแวร์ชิ้นใด ๆ บนคอมพิวเตอร์ของผู้รับคนหนึ่ง หากคนใดคนหนึ่งต้องการตอบคุณเพื่อถามคำถามหรือพวกเขาจะไม่ตอบคำถามหรือแสดงความคิดเห็นต่อบุคคลอื่นทุกคน.

BCC เพิ่มความเป็นส่วนตัวเพิ่มความปลอดภัยและลดกล่องจดหมายที่เพื่อนของคุณและเพื่อนร่วมงานต้องลุย ไม่มีเหตุผลใดที่จะหลีกเลี่ยงการใช้เมื่อทำเช่นนั้นง่ายเหมือนการใส่ที่อยู่ในช่องที่อยู่อื่น.