คู่มือการเริ่มต้นของการตั้งค่าอีเมลด้วย Zohomail

หากคุณดำเนินธุรกิจขนาดเล็กหรือขนาดกลาง บริการอีเมลที่มีโดเมนแบบกำหนดเองนั้นมีประโยชน์มาก ในการประสานงานที่คล่องตัวกับทีมของคุณ มีเวลาที่คุณจะได้รับบริการอีเมลฟรีจาก Google Apps หรือ live.com พร้อมโดเมนที่กำหนดเอง อย่างไรก็ตาม, สมัครเป็นสมาชิกของบริการอีเมลเหล่านี้ อาจมีราคาแพงเกินไป.

โชคดีที่ยังมีผู้ให้บริการรายเดียวที่เสนอ บริการอีเมลฟรีพร้อมโดเมนที่กำหนดเอง, และฟีเจอร์ที่มีประโยชน์มากมายเช่น Zoho Mail ในบทความนี้เราจะไป แนะนำคุณในแง่มุมต่าง ๆ ของ Zoho Mail และวิธีการรวมเข้าด้วยกัน ดังนั้นเรามาดูด้านล่าง.

เหตุใดจึงต้องใช้ผู้ให้บริการคลาวด์อีเมล

คุณอาจสงสัยว่าทำไมคุณควรใช้บริการอีเมลอื่นในขณะที่ เว็บโฮสติ้งยังให้บริการอีเมล. มีสาเหตุหลายประการที่คุณควรใช้ผู้ให้บริการอีเมล, โดยเฉพาะบริการคลาวด์ / SaaS, เช่น Zoho Mail แทนที่จะเป็นเว็บโฮสติ้งที่คุณมีให้.

• ความน่าเชื่อถือและความพร้อมใช้งานที่ดีขึ้น. ผู้ให้บริการอีเมลบนคลาวด์มีการใช้งานโดยองค์กรและ เชื่อถือได้มากกว่าเซิร์ฟเวอร์อีเมล ที่เว็บโฮสติ้งของคุณมอบให้
• พื้นที่กล่องจดหมายเพิ่มเติมต่อผู้ใช้. หากคุณใช้บริการอีเมลจากผู้ให้บริการเว็บโฮสติ้งของคุณ กล่องจดหมายจะเป็นเพียงส่วนหนึ่งของพื้นที่ดิสก์ทั้งหมด ที่พวกเขาให้ หากคุณมีพื้นที่ว่างบนดิสก์ 10 GB บนเซิร์ฟเวอร์และคุณใช้ 5GB สำหรับเว็บไซต์ฐานข้อมูลและเนื้อหาอยู่แล้วคุณสามารถใช้พื้นที่ 5GB สำหรับทั้ง บริษัท เท่านั้น ด้วย Zohomail คุณสามารถให้ พื้นที่ในกล่องจดหมาย 5GB สำหรับผู้ใช้แต่ละคน.
• แอพการทำงานร่วมกัน. มันไม่ได้เป็นเพียงแค่อีเมลคุณยังสามารถใช้ Zoho Docs และ CRM และแอพ Zoho มากมาย สำหรับการทำงานร่วมกันภายใน บริษัท ของคุณ.
• ผู้ใช้เพิ่มเติมผ่านการอ้างอิง. โดยค่าเริ่มต้นคุณจะได้รับ 10 บัญชีผู้ใช้ใน Zoho Mail อย่างไรก็ตามถ้ามีคนลงทะเบียน Zoho Mail จากการอ้างอิงของคุณคุณจะได้รับ มากถึง 15 บัญชีสำหรับการอ้างอิง 3 รายการ.

การลงทะเบียน Zoho Mail

1. เปิด Zoho Mail แล้วคลิกที่ เริ่มตอนนี้เลย

   

2. เลือก ลงชื่อ ในแพ็คเกจฟรีของ Zoho Mail

   

3. ป้อนชื่อโดเมนของคุณและคลิก เพิ่มโดเมน. หากคุณยังไม่มีโดเมนคุณก็สามารถทำได้ ซื้อโดเมนผ่าน Zoho Mail.

   

4. ใส่รายละเอียดของคุณในหน้านี้ รหัสอีเมล Zoho ของคุณจะเป็นบัญชีผู้ดูแลระบบของคุณ หลังจากกรอกแบบฟอร์มนี้แล้วให้คลิก ลงชื่อ

   

5. บัญชีอีเมล Zoho ของคุณใกล้จะพร้อมแล้ว ตอนนี้ถึงเวลาที่จะยืนยันความเป็นเจ้าของโดเมน คลิกที่ ดำเนินการตรวจสอบความเป็นเจ้าของโดเมน

   

6. Zoho Mail จะให้ชื่อโฮสต์ที่คุณต้องการ สร้างเป็นนามแฝงของ zmverify.zoho.com

   

7. ด้านล่างเป็นตัวอย่างของ การสร้างนามแฝง / CNAME บนแผงชื่อ DNS.

   

8. หลังจากสร้างนามแฝง / CNAME บนแผง DNS ของคุณคุณสามารถคลิก ตรวจสอบ, และ ดำเนิน

   

การตั้งค่า Zoho Mail

หลังจาก การลงทะเบียนบัญชี Zoho Mail สำหรับโดเมนของคุณและยืนยันโดเมน เป็นเจ้าของตอนนี้ได้เวลาตั้งค่าบัญชีของคุณแล้ว.

1. สร้างบัญชีแรกของคุณภายใต้ชื่อโดเมนของคุณ. นี่คือผู้ดูแลระบบของคุณสำหรับบัญชีของคุณ.

   

2. คุณสามารถ เพิ่มผู้ใช้ในขั้นตอนนี้ หากคุณมีผู้ใช้อยู่แล้ว.

   

3. กลุ่มต่างๆ มีประโยชน์สำหรับที่อยู่ทั่วไป เช่น [email protected] หรือ [email protected] สิ่งนี้จะทำให้แน่ใจได้ว่าอีเมลที่ลูกค้าหรือลูกค้าส่ง มักจะถูกอ่านโดยคนในทีมของคุณ. คุณสามารถสร้างกลุ่มในหน้านี้อย่างไรก็ตามในบทความนี้ฉันจะข้ามขั้นตอนนี้.

   

4. Mail Exchange Record หรือ MX Record เป็นค่า DNS ที่แจ้งเซิร์ฟเวอร์เมล ใครเป็นผู้รับผิดชอบในการจัดการอีเมลของคุณ. ในหน้านี้คุณจะเห็นรายการ MX ที่คุณควรสร้างสำหรับโดเมนของคุณ ชื่อโฮสต์ควรเป็น @ ซึ่งหมายถึง yourdomain.com และไม่ใช่โดเมนย่อยของคุณ. คุณอาจไม่สามารถเปลี่ยนลำดับความสำคัญเป็น 10 และ 20 มันก็โอเคที่จะใช้หมายเลขอื่นเช่น 1 และ 5 หรือ 5 และ 10 ตราบเท่าที่ หมายเลขลำดับความสำคัญสำหรับ mx.zoho.com น้อยกว่า mx2.zoho.com

   

5. ด้านล่างเป็นตัวอย่างของ รายการ MX บนแผง Namecheap DNS

   

6. คุณสามารถ โอนย้ายอีเมลของคุณจากผู้ให้บริการเว็บโฮสติ้งของคุณไปที่ Zoho Mail. คุณสามารถใช้ POP หรือ IMAP เพื่อย้ายอีเมลจากเซิร์ฟเวอร์อีเมลเก่าของคุณไปยัง Zohomail ตามที่ Zoho Mail แนะนำ จะเป็นการดีกว่าที่จะย้ายข้อมูลอีเมลหลังจากเปลี่ยนระเบียน MX.

   

7. ในหน้านี้คุณสามารถเห็น ลิงก์ไปยังบทช่วยสอนสำหรับการกำหนดค่าไคลเอนต์จดหมาย. หากคุณต้องการใช้โปรแกรมรับส่งเมลเดสก์ท็อปคุณสามารถทำตามคู่มือสำหรับโปรแกรมรับส่งเมลของคุณ.

   

8. ผ่านหน้านี้, คุณสามารถตั้งค่าการเข้าถึงจากอุปกรณ์มือถือของคุณ. อย่างไรก็ตามในบทความนี้เราจะข้ามขั้นตอนนี้.

   

9. สำหรับขั้นตอนสุดท้ายคุณสามารถคลิก ดำเนินการต่อเพื่อเข้าถึง Zoho Mail

   

การกำหนดค่าระเบียน SPF

กรอบนโยบายผู้ส่งหรือ SPF เป็นบันทึกข้อความ DNS เชื่อมโยงกับโดเมนเพื่อระบุเซิร์ฟเวอร์ที่ได้รับอนุญาตให้ส่งอีเมลสำหรับโดเมนนั้น ๆ ผู้รับใช้ระเบียน SPF เพื่อ ตรวจสอบว่าเป็นเซิร์ฟเวอร์ที่ได้รับอนุญาตที่ส่งอีเมลถึงพวกเขา.

สำหรับ Zoho Mail คุณสามารถสร้างรายการ TXT ใหม่สำหรับโดเมนของคุณด้วยรายการด้านล่าง:

v = spf1 mx รวม: zoho.com ~ ทั้งหมด

ด้านล่างเป็นภาพหน้าจอของ ระเบียน TXT สำหรับระเบียน SPF.

การกำหนดค่า DKIM

DomainKeys Identified Mail (DKIM) เป็นระบบตรวจสอบอีเมลที่เคยเป็น ออกแบบมาเพื่อป้องกันการปลอมแปลง. ผู้รับจะตรวจสอบรายการ DNS ที่มีรหัสสาธารณะ. การใช้กุญแจสาธารณะนี้ผู้รับสามารถตรวจสอบว่าข้อความรวมถึงสิ่งที่แนบมานั้นไม่ได้รับการแก้ไขในระหว่างการขนส่ง. เราสามารถใช้ DKIM บน Zoho Mail และในต่อไปนี้เราจะแสดงวิธีการใช้งานการตั้งค่า.

1. จากแดชบอร์ดเมลของคุณคุณสามารถเลือก แผงควบคุม > จดหมายและเอกสาร.

   

2. เลือก การตั้งค่าองค์กร ภายใต้ การบริหารจดหมาย, จากนั้นเลือก แท็บ DomainKeys.

   

3. อินพุต ชื่อระเบียน TXT, ใช้ชื่อที่ไม่ซ้ำกันเพื่อระบุ Zoho Mail เช่น zoho หรือ zohomail (ฉันใช้ zohomail ที่นี่) คลิก สร้างเรกคอร์ดใหม่ ไปยัง สร้างค่า TXT ใหม่.

   

4. ด้วยการสร้างค่า TXT ใหม่ตอนนี้คุณสามารถสร้างได้ ระเบียน DNS ใหม่พร้อมระเบียนประเภท TXT.

   

5. ด้านล่างเป็นตัวอย่างของ รายการ DNS บนแผงชื่อ DNS.

   

6. หลังจากสร้างระเบียน DNS ใหม่คุณสามารถคลิกที่ เริ่มการรับรองความถูกต้อง ปุ่ม. เมื่อการรับรองความถูกต้องสำเร็จปุ่มจะเปลี่ยนเป็น หยุดการรับรองความถูกต้อง

   

การเข้าถึง Zoho Mail โดยใช้ URL ที่กำหนดเอง

คุณสามารถเข้าถึง Zoho Mail ได้จาก https://www.zoho.com/mail/login.html หรือคุณสามารถเปิด Zohomail.com แล้วคลิกลงชื่อเข้าใช้ที่ด้านบนขวาของหน้า อย่างไรก็ตามเพื่อให้ผู้ใช้ของคุณเข้าถึงเว็บ Zoho Mail ได้ง่ายขึ้นคุณสามารถ สร้าง URL ที่กำหนดเองสำหรับหน้าลงชื่อเข้าใช้เช่น mail.domain.com หรือ webmail.domain.com แทนที่จะเป็น URL แบบยาวด้านบน.

สิ่งที่คุณต้องการคือการสร้าง นามแฝงหรือ CNAME สำหรับ URL ที่กำหนดเองของคุณ ไปยัง business.zoho.com. ด้านล่างเป็นภาพหน้าจอของการสร้าง CNAME ในการจัดการโดเมน Namecheap.

การตั้งค่าการรับรองความถูกต้องของสองปัจจัย

เพื่อปรับปรุงความปลอดภัยของบัญชีอีเมลของคุณคุณสามารถใช้ Two Factor Authentication หรือ TFA เพื่อ มีวิธีการรักษาความปลอดภัยเพิ่มเติม ข้างรหัสผ่าน แม้ว่าใครบางคนรู้รหัสผ่านของคุณพวกเขาไม่สามารถเข้าสู่บัญชีของคุณ ตราบใดที่พวกเขาไม่สามารถเข้าถึงอุปกรณ์ TFA.

ต่อไปนี้เป็นคำอธิบายเกี่ยวกับวิธีการ ตั้งค่า TFA สำหรับ Zoho Mail ของคุณ บัญชี.

1. คลิกที่รูปประจำตัวของคุณที่ด้านบนขวาและเลือก บัญชีของฉัน

   

2. คลิก ตั้งค่าเพื่อป้องกันทันที

   

3. เลือก Google Authenticator, คลิก ต่อไป

   

4. คุณสามารถสแกน รหัส QR นำเสนอโดย Zoho Mail ด้วยความช่วยเหลือของ Google Authenticator. สามารถใช้ได้สำหรับ Android บน Google PlayStore สำหรับอุปกรณ์ iOS บน iTunes และสำหรับ Blackberry คุณอาจต้อง เครื่องสแกนบาร์โค้ด. สำหรับ Android ฉันใช้อันนี้ แนะนำโดย Google Authenticator เครื่องสแกนบาร์โค้ดโดยทีม ZXing

   

5. ที่นี่คุณจะถูกแสดง วิธีสร้างอุปกรณ์ MFA โดยใช้สมาร์ทโฟน Android. เปิด เครื่องสแกนบาร์โค้ด เพื่อให้เราสามารถสแกนรหัส QR ที่ Zoho Mail ได้ให้ไว้.

   

6. ฉันมี แอพ authenticator สองตัวในโทรศัพท์ของฉัน ดังนั้นฉันจึงได้หน้าจอนี้ให้เลือก Google Authenticator และ Duo Mobile. สำหรับสิ่งนี้ฉันจะเลือก Google Authenticator.

   

7. คุณจะได้รับการยืนยันเพื่อบันทึกรหัสสำหรับบัญชีของคุณ. แตะตกลง

   

8. ถ้าคุณ เพิ่งเริ่มใช้ Google Authenticator, มันจะแสดงเพียงหนึ่งบัญชี เนื่องจากฉันมีหลายบัญชีที่ใช้ซอฟต์แวร์นี้มันจะเป็น สุดท้ายของรายการ. หมายเลขที่แสดงที่นี่คือ รหัสยืนยันที่คุณต้องป้อนในขั้นตอนถัดไป. ป้อนรหัสยืนยันและคลิก ตรวจสอบ. หากคุณใช้คอมพิวเตอร์ของคุณเองคุณสามารถคลิก เบราว์เซอร์ที่เชื่อถือได้ ดังนั้นคุณจะไม่ถูกถามเกี่ยวกับ TFA อีก คลิกเริ่มแล้วคลิกเรียกใช้ ตรวจสอบ

   

9. ป้อนรหัสผ่านปัจจุบันของคุณแล้วคลิก เปิด

   

10. การตั้งค่า TFA ใกล้จะเสร็จสมบูรณ์ ตอนนี้เราต้อง ตรวจสอบหมายเลขโทรศัพท์. ขั้นตอนนี้เป็นทางเลือก.

    

11. ป้อนหมายเลขโทรศัพท์ของคุณแล้วคลิก ส่งรหัส. Zoho Mail จะส่ง ข้อความตัวอักษรที่มีรหัสยืนยัน.

    

12. ป้อนรหัสยืนยันที่ Zoho Mail ส่งแล้วคลิก ตรวจสอบ

    

13. คุณจะมี รหัสยืนยันสำรอง.

    

14. คุณสามารถ บันทึกรหัสเหล่านี้เป็นข้อความหรือพิมพ์ออกมา. คุณสามารถ ใช้รหัสสำรองเหล่านี้เป็นผู้ตรวจสอบสิทธิ์, ถ้าคุณทำโทรศัพท์หาย.

    

15. ในกรณีที่คุณใช้การตรวจสอบสิทธิ์แบบสองระดับคุณต้องสร้าง รหัสผ่านเฉพาะแอปพลิเคชันสำหรับแต่ละแอปพลิเคชัน ที่คุณใช้เพื่อเข้าถึง Zoho Mail รวมถึงเดสก์ท็อปเมลไคลเอ็นต์ของคุณ ในการทำ sp ให้คลิก ต่อ ในขั้นตอนนี้.

    

16. การกำหนดค่าการรับรองความถูกต้องของสองปัจจัยเสร็จสิ้นแล้ว คุณสามารถคลิก แสดงการตั้งค่าของฉัน เพื่อไปที่หน้าการตั้งค่าของคุณ.

    

17. ในหน้าการตั้งค่าคุณสามารถเห็นของคุณ รหัสยืนยันการสำรองข้อมูล, การตั้งค่า รหัสผ่านเฉพาะแอปพลิเคชัน, เช่นเดียวกับปัจจุบันของคุณ เบราว์เซอร์ที่เชื่อถือได้.

    

การตั้งรหัสผ่านเฉพาะแอปพลิเคชัน

อย่างที่ฉันได้กล่าวไปแล้วถ้าคุณใช้ TFA ในบัญชีของคุณคุณต้อง สร้างรหัสผ่านเฉพาะแอปพลิเคชันสำหรับแต่ละแอปพลิเคชันที่คุณใช้ในการเข้าถึง Zoho Mail. ในขั้นตอนต่อไปนี้เราจะเรียนรู้วิธีดำเนินการ.

1. คลิก จัดการรหัสผ่านเฉพาะแอปพลิเคชัน

   

2. ใส่ชื่อสำหรับสิ่งนี้ รหัสผ่านเฉพาะแอปพลิเคชันและรหัสผ่านปัจจุบันของคุณ

   

3. ใหม่ รหัสผ่านเฉพาะแอปพลิเคชันจะถูกสร้างขึ้นโดย Zoho Mail. คุณสามารถเห็นสิ่งนี้เพียงครั้งเดียวดังนั้นให้แน่ใจว่าคุณ เก็บรหัสผ่านไว้.

   

4. ที่ด้านล่างขวาคุณสามารถคลิก แสดงรหัสผ่านที่สร้างขึ้น ลิงค์ คุณสามารถดูรายการรหัสผ่านเฉพาะแอปพลิเคชันได้จากที่นี่และลบรหัสผ่านหากจำเป็น.

   

จัดการเบราว์เซอร์ที่เชื่อถือได้

1. จาก accounts.zoho.com เลือก ความปลอดภัย, เลือก การรับรองความถูกต้องของสองปัจจัย และคลิก จัดการเบราว์เซอร์ที่เชื่อถือได้

   

2. ในหน้านี้คุณจะเห็นรายการเบราว์เซอร์ที่คุณเชื่อถือ ที่นี่คุณสามารถ ลบเฉพาะเบราว์เซอร์ที่เฉพาะเจาะจง.

   

ทดสอบการส่งอีเมล

เมื่อคุณเสร็จสิ้นขั้นตอนก่อนหน้านี้ทั้งหมด, บัญชี Zoho Mail ของคุณพร้อมใช้งานแล้ว. ตอนนี้คุณสามารถ ทดสอบบัญชี Zoho Mail ใหม่ของคุณโดยส่งอีเมลทดสอบ. ในตัวอย่างต่อไปนี้ได้ส่งอีเมลตัวอย่างไปยังบัญชี gmail ของฉัน อีเมลเดิมคือ ได้รับเรียบร้อยแล้วโดยบัญชี gmail ของฉัน.

ตอนนี้เรามา ตรวจสอบการตั้งค่า SPF และ DKIM ของเรา. คลิกที่สามเหลี่ยมด้านล่างข้างปุ่มตอบกลับเลือก แสดงต้นฉบับ.

คุณสามารถดูที่นี่ว่า Google ได้แสดงของคุณ การกำหนดค่า SPF และ DKIM.

ข้อสรุป

ในบทความข้อมูลนี้ฉันพยายามแสดงให้คุณเห็น ลงทะเบียน Zoho Mail ใหม่ตั้งค่า Zohomail MX, SPF และ DKIM สร้าง URL ที่กำหนดเอง เพื่อเข้าถึง Zoho Mail, กำหนดค่า Two Factor Authentication, รวมทั้งทดสอบอีเมลที่ส่งจาก Zoho Mail.

ตอนนี้คุณสามารถใส่ที่อยู่อีเมลของคุณกับโดเมนของคุณเองอย่างมั่นใจและสื่อสารอย่างราบรื่นกับลูกค้าหรือทีมของคุณ.

หมายเหตุจากบรรณาธิการ: โพสต์นี้เขียนโดย มูฮัมหมัดปันจี สำหรับ Hongkiat.com Muhammad เป็นวิศวกรระบบที่เชี่ยวชาญใน Linux, Ã'Â Virtualization และ Cloud Computing เขาเล่นกับเทคโนโลยีใหม่ในเวลาว่างของเขาและบำรุงรักษาบล็อกเกี่ยวกับเทคโนโลยีในภาษาอินโดนีเซีย คุณสามารถหาเขาใน Twitter.