วิธีการแยกชื่อและนามสกุลใน Excel

หากคุณใช้ Excel เป็นจำนวนมากคุณอาจพบเจอกับสถานการณ์ที่คุณมีชื่อในเซลล์เดียวและคุณต้องแยกชื่อออกเป็นเซลล์อื่น นี่เป็นปัญหาที่พบบ่อยมากใน Excel และคุณอาจทำการค้นหาโดย Google และดาวน์โหลดมาโคร 100 ตัวที่เขียนโดยคนต่าง ๆ เพื่อให้คุณทำ.

อย่างไรก็ตามในโพสต์นี้ฉันจะแสดงวิธีตั้งค่าสูตรเพื่อให้คุณทำเองได้และเข้าใจสิ่งที่เกิดขึ้นจริง หากคุณใช้ Excel เป็นจำนวนมากอาจเป็นความคิดที่ดีที่จะเรียนรู้ฟังก์ชั่นขั้นสูงบางอย่างเพื่อให้คุณสามารถทำสิ่งที่น่าสนใจมากขึ้นด้วยข้อมูลของคุณ.

หากคุณไม่ชอบสูตรและต้องการวิธีแก้ปัญหาที่รวดเร็วให้เลื่อนลงไปที่ ข้อความเป็นคอลัมน์ ส่วนซึ่งจะสอนวิธีการใช้คุณสมบัติของ Excel เพื่อทำสิ่งเดียวกัน นอกจากนี้คุณลักษณะข้อความเป็นคอลัมน์จะดีกว่าหากคุณมีมากกว่าสองรายการในเซลล์ที่คุณต้องแยกต่างหาก ตัวอย่างเช่นหากหนึ่งคอลัมน์มี 6 ฟิลด์รวมกันแล้วการใช้สูตรด้านล่างจะกลายเป็นยุ่งเหยิงและซับซ้อนจริงๆ.

แยกชื่อใน Excel

ในการเริ่มต้นเรามาดูกันว่าชื่อมักถูกเก็บไว้ในสเปรดชีต Excel สองวิธีที่พบมากที่สุดที่ฉันเคยเห็นคือ ชื่อจริง นามสกุล มีเพียงที่ว่างและ นามสกุล, ชื่อจริง ด้วยเครื่องหมายจุลภาคคั่นทั้งสอง เมื่อใดก็ตามที่ฉันเห็นอักษรย่อตรงกลางมักจะเป็น ชื่อจริง midinitial นามสกุล ชอบด้านล่าง:

ด้วยการใช้สูตรง่าย ๆ และรวมเข้าด้วยกันคุณสามารถแยกชื่อนามสกุลและชื่อกลางเริ่มต้นเป็นเซลล์ที่แยกจากกันได้อย่างง่ายดายใน Excel เริ่มจากการแยกส่วนแรกของชื่อ ในกรณีของฉันเราจะใช้สองฟังก์ชั่น: ซ้ายและค้นหา เหตุผลนี่คือสิ่งที่เราต้องทำ:

ค้นหาข้อความในเซลล์เพื่อหาช่องว่างหรือเครื่องหมายจุลภาคค้นหาตำแหน่งจากนั้นนำตัวอักษรทั้งหมดไปทางซ้ายของตำแหน่งนั้น.

นี่คือสูตรง่ายๆที่ทำให้งานถูกต้อง: = ซ้าย (NN, SEARCH (”“, NN) - 1), โดยที่ NN คือเซลล์ที่มีชื่อเก็บอยู่ในนั้น -1 อยู่ที่นั่นเพื่อลบช่องว่างหรือเครื่องหมายจุลภาคที่ท้ายสตริง.

อย่างที่คุณเห็นเราเริ่มด้วยฟังก์ชั่นด้านซ้ายซึ่งใช้สองอาร์กิวเมนต์: สตริงและจำนวนตัวอักษรที่คุณต้องการคว้าเริ่มต้นจากจุดเริ่มต้นของสตริง ในกรณีแรกเราค้นหาช่องว่างโดยใช้เครื่องหมายคำพูดคู่และใส่ช่องว่างระหว่าง ในกรณีที่สองเรากำลังมองหาเครื่องหมายจุลภาคแทนที่จะเว้นวรรค ดังนั้นผลลัพธ์สำหรับ 3 สถานการณ์ที่ฉันได้กล่าวถึงคืออะไร?

เราได้รับชื่อจากแถว 3, นามสกุลจากแถว 5 และชื่อจากแถว 7 ยอดเยี่ยม! ดังนั้นขึ้นอยู่กับวิธีการจัดเก็บข้อมูลของคุณตอนนี้คุณได้แยกชื่อหรือนามสกุล ตอนนี้สำหรับส่วนถัดไป นี่คือสิ่งที่เราต้องทำตามหลักเหตุผลในตอนนี้:

- ค้นหาข้อความในเซลล์เพื่อหาช่องว่างหรือเครื่องหมายจุลภาคค้นหาตำแหน่งแล้วลบตำแหน่งออกจากความยาวทั้งหมดของสตริง นี่คือลักษณะของสูตร:

= RIGHT (NN, LEN (NN) - SEARCH (”“, NN))

ดังนั้นตอนนี้เราใช้ฟังก์ชั่นที่เหมาะสม ใช้เวลาสองข้อโต้แย้ง: สตริงและจำนวนตัวอักษรที่คุณต้องการคว้าเริ่มต้นจากจุดสิ้นสุดของสตริงที่เหลือ เราต้องการความยาวของสตริงลบตำแหน่งของช่องว่างหรือเครื่องหมายจุลภาค นั่นจะทำให้เราทุกอย่างทางด้านขวาของช่องว่างหรือเครื่องหมายจุลภาคแรก.

เยี่ยมมากตอนนี้เรามีส่วนที่สองของชื่อ! ในสองกรณีแรกคุณทำได้ค่อนข้างดี แต่ถ้ามีชื่อกลางตรงกลางคุณจะเห็นว่าผลลัพธ์ยังคงมีนามสกุลด้วยชื่อย่อของชื่อกลาง แล้วเราจะได้นามสกุลและกำจัดชื่อกลางได้อย่างไร ง่าย! เพียงเรียกใช้สูตรเดียวกันอีกครั้งที่เราใช้เพื่อรับส่วนที่สองของชื่อ.

ดังนั้นเราจะทำถูกต้องอีกครั้งและคราวนี้ใช้สูตรบนเซลล์ชื่อกลางและนามสกุลรวมกัน มันจะหาช่องว่างหลังจากเริ่มต้นตรงกลางและจากนั้นใช้ความยาวลบตำแหน่งของจำนวนช่องว่างของตัวละครปิดท้ายของสตริง.

ดังนั้นคุณมีมัน! ตอนนี้คุณได้แบ่งชื่อและนามสกุลเป็นคอลัมน์แยกโดยใช้สูตรง่ายๆสองสามอย่างใน Excel! เห็นได้ชัดว่าไม่ใช่ทุกคนที่จะจัดรูปแบบข้อความด้วยวิธีนี้ แต่คุณสามารถแก้ไขได้อย่างง่ายดายเพื่อให้เหมาะกับความต้องการของคุณ.

ข้อความเป็นคอลัมน์

นอกจากนี้ยังมีวิธีที่ง่ายอีกวิธีหนึ่งในการแยกข้อความที่รวมกันเป็นคอลัมน์แยกใน Excel มันเรียกว่าเด่น ข้อความเป็นคอลัมน์ และมันใช้งานได้ดีมาก นอกจากนี้ยังมีประสิทธิภาพมากขึ้นถ้าคุณมีคอลัมน์ที่มีข้อมูลมากกว่าสองชิ้น.

ตัวอย่างเช่นด้านล่างฉันมีข้อมูลบางส่วนที่หนึ่งแถวมีข้อมูล 4 ชิ้นและอีกแถวหนึ่งมีข้อมูล 5 ชิ้น ฉันต้องการแยกออกเป็น 4 คอลัมน์และ 5 คอลัมน์ตามลำดับ อย่างที่คุณเห็นการพยายามใช้สูตรด้านบนจะไม่สามารถทำได้.

ใน Excel ก่อนอื่นให้เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการแยก จากนั้นไปข้างหน้าและคลิกที่ ข้อมูล แล้วคลิกที่ ข้อความเป็นคอลัมน์.

สิ่งนี้จะแสดงตัวช่วยสร้างข้อความเป็นคอลัมน์ ในขั้นตอนที่ 1 คุณเลือกว่าเขตข้อมูลนั้นมีการคั่นหรือความกว้างคงที่ ในกรณีของเราเราจะเลือก ที่คั่น.

ในหน้าจอถัดไปคุณจะเลือกตัวคั่น คุณสามารถเลือกจากแท็บอัฒภาคเครื่องหมายจุลภาคเว้นวรรคหรือพิมพ์แบบกำหนดเองได้.

ในที่สุดคุณเลือกรูปแบบข้อมูลสำหรับคอลัมน์ ปกติ, ทั่วไป จะทำงานได้ดีสำหรับข้อมูลส่วนใหญ่ หากคุณมีบางอย่างที่เหมือนวันที่ให้เลือกรูปแบบนั้น.

คลิก เสร็จสิ้น และดูว่าข้อมูลของคุณถูกแยกอย่างน่าอัศจรรย์ในคอลัมน์อย่างไร อย่างที่คุณเห็นแถวหนึ่งเปลี่ยนเป็นห้าคอลัมน์และอีกแถวเปลี่ยนเป็นสี่คอลัมน์ คุณสมบัติ Text to Columns นั้นทรงพลังและสามารถทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นมาก.

หากคุณมีปัญหาในการแยกชื่อที่ไม่ได้อยู่ในรูปแบบที่ฉันมีด้านบนโพสต์ความคิดเห็นกับข้อมูลของคุณและฉันจะพยายามช่วย สนุก!