วิธีใช้ AutoText และ Quick Parts ใน MS Word

สำหรับการทำซ้ำ Word ในอดีตหลายครั้ง Microsoft มีคุณสมบัติ AutoText ที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถจับภาพข้อความแล้วใช้มันซ้ำแล้วซ้ำอีกในส่วนอื่น ๆ ของเอกสารของพวกเขาหรือแม้แต่ในเอกสารอื่น ๆ.

Microsoft ได้เพิ่มคุณสมบัติดังกล่าวโดยการรวมบางสิ่งที่เรียกว่าส่วนด่วนซึ่งเป็นสาระสำคัญยังเป็น AutoText แต่ให้ความยืดหยุ่นแก่ผู้ใช้มากขึ้น.

หากต้องการดูว่า AutoText ทำงานอย่างไรกับ Quick Parts ให้พิมพ์ข้อความลงในเอกสารทดสอบ ในตัวอย่างนี้จะใช้ที่อยู่:

จากนั้นให้ไฮไลต์ข้อความแล้วคลิกปุ่ม แทรก บนริบบิ้นหลักจากนั้นคลิกที่ อะไหล่ด่วน ไอคอน:

คุณควรจะได้รับเมนูแบบเลื่อนลง:

เลือก บันทึกส่วนที่เลือกลงในคลังภาพส่วนด่วน, คุณควรได้รับป๊อปอัปที่มีลักษณะดังนี้:

ในกรณีส่วนใหญ่คุณสามารถไปกับตัวเลือกเริ่มต้นแม้ว่าคุณต้องการคุณสามารถเปลี่ยนพวกเขาเพื่อให้เหมาะกับวัตถุประสงค์ของคุณแล้วคลิกที่ ตกลง ปุ่ม.

หมายเหตุ: ชื่อของส่วนอย่างรวดเร็วที่คุณกำลังสร้างเริ่มต้นที่บรรทัดแรกของข้อความของคุณ.

หากต้องการดูผลลัพธ์ของความพยายามของคุณให้ย้ายไปยังส่วนอื่นของเอกสารจากนั้นคลิกอีกครั้งที่ อะไหล่ด่วน ไอคอนคุณควรเห็นข้อความที่คุณจับในหน้าต่างเล็ก ๆ :

คลิกที่ อะไหล่ด่วน หน้าต่างที่มีข้อความอยู่ในนั้นจะทำให้ข้อความของคุณถูกแทรกลงในเอกสารที่ตำแหน่งปัจจุบัน.

มีวิธีที่เร็วยิ่งขึ้นในการทำให้ข้อความส่วนด่วนลงในเอกสารของคุณ ย้ายไปที่จุดที่ว่างเปล่าและเริ่มพิมพ์ข้อความเดียวกับที่คุณบันทึกไว้เป็นข้อความส่วนด่วนคุณควรได้รับป๊อปอัพเล็ก ๆ น้อย ๆ แสดงให้คุณเห็นว่า Word รู้จักว่าคุณกำลังพยายามพิมพ์ข้อความด่วน.

ในกรณีนี้สิ่งที่คุณต้องทำคือกดปุ่ม เข้าสู่ คีย์และ Word จะเติมข้อความส่วนที่เหลือให้คุณ.

หมายเหตุ: นอกจากนี้คุณยังสามารถพิมพ์อักขระเพียงสองสามตัวแรกของข้อความ Quick Parts ของคุณแล้วกดปุ่ม F3 และ Word จะแทรกข้อความ Quick Parts ตามที่คุณต้องการ.

นี่คือส่วนด่วนของ Quick Parts โดยคลิกที่ไอคอนเดียวคุณจะเห็นข้อความที่คุณจับได้ทันทีและสามารถแทรกมันได้ด้วยการคลิกอีกหนึ่งครั้งหรือให้มันแทรกโดยอัตโนมัติเมื่อจดจำสิ่งที่คุณพยายามพิมพ์.

Word ยังมีคุณสมบัติ AutoText แบบเก่าอยู่ เพื่อใช้งานให้ปฏิบัติตามเส้นทางเดียวกับที่คุณทำกับ อะไหล่ด่วน, เฉพาะเมื่อคุณได้รับ สร้างแบบเอกสารสำเร็จรูปใหม่ ป๊อปอัปแทนที่จะไปตามค่าเริ่มต้นของ Quick Parts ภายใต้คลังภาพแทนที่จะเลือก ข้อความอัตโนมัติ:

จากนั้นหากต้องการใช้งานให้คลิกอีกครั้งบน อะไหล่ด่วน ไอคอนจากนั้นแทนที่จะเลือกหนึ่งในกล่องข้อความ อะไหล่ด่วน, คลิกแทนตำแหน่งที่ระบุ ข้อความอัตโนมัติ, คุณควรเห็นเมนูแบบเลื่อนลงที่มีลักษณะดังนี้:

การคลิกที่ที่คุณเห็นข้อความที่บันทึกไว้จะทำให้ข้อความที่บันทึกไว้ถูกแทรกลงในเอกสารของคุณเช่นเดียวกับ อะไหล่ด่วน.

ตัวเลือกการแทรกอีกสองตัวเลือกจาก อะไหล่ด่วน เมนูคือ คุณสมบัติเอกสาร และ สนาม:

คุณสมบัติเอกสาร อนุญาตให้คุณแทรกข้อความที่มีหัวเรื่องที่กำหนดไว้ล่วงหน้าในเอกสารของคุณ เพื่อดูวิธีการทำงานคลิกที่มันจากนั้นเลือกหนึ่งในชื่อที่มีอยู่จากเมนูป๊อปอัพ.

ในตัวอย่างนี้เราจะเลือก บริษัท. หลังจากเลือกแล้วเราจะนำสิ่งนี้ใส่ลงในเอกสารของเรา:

กำลังรอให้เราพิมพ์ชื่อ บริษัท ของเราเมื่อเราทำเช่นนั้นแล้วจะมีลักษณะเช่นนี้:

จากนั้นคลิกที่อื่นใดในเอกสารของเราทำให้ดูเหมือนข้อความปกติ แต่ครั้งต่อไปที่เราต้องพิมพ์ชื่อ บริษัท ของเราเราสามารถคลิกที่ อะไหล่ด่วน ไอคอนให้เลือก คุณสมบัติเอกสาร, แล้ว บริษัท จากเมนูแบบเลื่อนลงและชื่อ บริษัท จะถูกแทรกลงในเอกสาร.

ตัวเลือกอื่น ๆ, สนาม ... ใช้เพื่อแทรกองค์ประกอบของ Word ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าลงในเอกสารของคุณ ตัวอย่างเช่นหากคุณต้องการให้ใส่เวลาปัจจุบันในเอกสารของคุณคุณจะคลิก อะไหล่ด่วน, จากนั้นเลือก สนาม ... จากนั้นเลือก เวลา จากหน้าต่างหมวดหมู่.

เวลาปัจจุบันจะถูกแทรกลงในเอกสารของคุณ.

สุดท้ายหากต้องการลบรายการข้อความ Quick Parts ให้คลิกที่ อะไหล่ด่วน ไอคอนจากนั้นคลิกขวาในหน้าต่างที่เก็บข้อความที่คุณต้องการลบจากนั้นคลิกที่ตำแหน่งที่ปรากฏ จัดระเบียบและลบ:

จากนั้นคลิกที่ ลบ ปุ่มที่ด้านล่างของเมนูจัดระเบียบและลบป๊อปอัป.

ส่วนด่วนและข้อความอัตโนมัติมีประโยชน์มากที่สุดเมื่อคุณพบว่าคุณพิมพ์ข้อความซ้ำไปซ้ำมาซ้ำ ๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้ามันพิมพ์ลำบากเช่นตัวเลขยาวหรือยากที่จะสะกดชื่อหรือสถานที่.