วิธีใช้เปรียบเทียบและรวมเอกสารใน Word

Word มีคุณสมบัติที่มีประโยชน์สองอย่างที่แทบจะไม่มีใครใช้เลย: เปรียบเทียบเอกสาร และ รวมเอกสาร. เนื่องจากชื่อของพวกเขาบ่งบอกถึงคุณลักษณะที่ทำให้คุณสามารถเปรียบเทียบเอกสารสองเอกสารกับแต่ละเอกสารหรือรวมเข้าด้วยกัน.

ดังนั้นเมื่อใดคุณจึงจำเป็นต้องใช้สิ่งนี้ ถ้าคุณชอบฉันคุณอาจมีประวัติการทำงานที่แตกต่างกันถึง 20 รุ่นในหลาย ๆ ตำแหน่งในช่วงหลายปีที่ผ่านมา บางครั้งฉันแก้ไขเรซูเม่เล็กน้อยสำหรับ บริษัท ใด บริษัท หนึ่งโดยเฉพาะเพื่อเน้นทักษะเฉพาะหรือบางครั้งฉันได้เพิ่มเนื้อหาและเพิ่งบันทึกสำเนาใหม่.

อย่างไรก็ตามมันเป็นการดีที่ได้เห็นความแตกต่างระหว่างประวัติย่อล่าสุดกับรายการที่เก่ากว่าอย่างรวดเร็วเพื่อดูว่ามีบางสิ่งที่ฉันควรเพิ่มลงในประวัติย่อล่าสุดหรืออาจจะลบออก ในโพสต์นี้ฉันจะแสดงให้คุณเห็นว่าคุณสามารถใช้คุณสมบัติทั้งสองนี้เพื่อค้นหาความแตกต่างระหว่างเอกสารสองฉบับได้อย่างรวดเร็วและผสานได้อย่างไรหากคุณต้องการ.

เปรียบเทียบและรวมเอกสาร

ในตัวอย่างของฉันฉันต้องการเห็นความแตกต่างระหว่างประวัติการทำงานเก่าของฉันที่เขียนในปี 2550 และอัปเดตล่าสุดในปี 2013 ในการทำสิ่งนี้ให้เปิด Word คลิกที่ ทบทวน แล้วคลิกที่ เปรียบเทียบ.

สิ่งนี้จะนำมาซึ่งความ เปรียบเทียบเอกสาร กล่องโต้ตอบที่คุณต้องเลือกเอกสารต้นฉบับของคุณและเอกสารที่แก้ไข.

ที่ด้านล่างคุณจะเห็นการตั้งค่าการเปรียบเทียบทั้งหมดที่คุณสามารถทำได้ทั้งหมด ตามค่าเริ่มต้นจะแสดงการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในเอกสารใหม่ซึ่งดีกว่าที่จะมายุ่งกับเอกสารต้นฉบับหรือเอกสารที่แก้ไขของคุณ.

เอกสารใหม่จะเปิดขึ้นพร้อมกับส่วนต่าง ๆ มากมาย: รายการเลื่อนการแก้ไขที่ด้านซ้ายสุด, เอกสารรวมที่แสดงการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่อยู่ตรงกลางและเอกสารต้นฉบับสองรายการทางด้านขวามือ ลองมาดูแต่ละส่วนให้ละเอียดยิ่งขึ้น.

อย่างที่คุณเห็นนี่ฉันได้ลบบางสิ่งและแทรกข้อความอีกสองสามบรรทัด หากคุณดับเบิลคลิกที่หัวข้อใด ๆ (Aseem Kishore แทรก หรือ Aseem Kishore ลบแล้ว) มันจะเลื่อนเคอร์เซอร์ไปยังตำแหน่งที่แน่นอนในเอกสาร.

ตรงกลางคุณจะเห็นการแก้ไขเหล่านี้ในสีต่างๆ โดยค่าเริ่มต้นสิ่งที่มีการประท้วงคือสิ่งที่ถูกลบและสิ่งที่เป็นสีแดงและขีดเส้นใต้คือสิ่งที่ถูกเพิ่มลงในเอกสารที่แก้ไข ทุกสิ่งที่เป็นสีเขียวถูกย้ายไปรอบ ๆ สถานที่ที่มันถูกย้ายจากจะเป็นสีเขียวตีสองครั้งและสถานที่ที่ถูกย้ายไปเป็นสีเขียวขีดเส้นใต้สองเท่าดังที่แสดงที่นี่:

สุดท้ายทางด้านขวามือคุณจะเห็นเอกสารต้นฉบับที่ด้านบนและเอกสารที่แก้ไขด้านล่าง ในขณะที่คุณเลื่อนเอกสารด้านบนเอกสารด้านล่างจะทำตามเพื่อให้เอกสารตรงกัน คุณสามารถเลื่อนด้านล่างหนึ่งแยกจากหน้าจอด้านบนได้.

นอกเหนือจากมุมมองนี้คุณยังสามารถลบทั้งเอกสารต้นฉบับจากบานหน้าต่างด้านขวาและแสดงลูกโป่งแทนเพื่อดูการเปลี่ยนแปลงได้อย่างง่ายดาย หากต้องการดูสิ่งที่ฉันหมายถึงไปข้างหน้าและคลิกที่ เปรียบเทียบ ปุ่มอีกครั้งจากนั้นเปิด แสดงเอกสารต้นฉบับ และในที่สุดก็คลิกที่ ซ่อนเอกสารต้นฉบับ.

ตอนนี้คลิกที่ แสดงมาร์กอัป ใต้ปุ่ม การติดตาม และคลิกที่ ลูกโป่ง แล้ว แสดงการแก้ไขในลูกโป่ง.

ทางด้านขวาของเอกสารตอนนี้คุณจะเห็นการแก้ไขทั้งหมดที่มีบรรทัดที่มาจากเอกสาร สิ่งนี้จะทำให้ง่ายต่อการดูการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดหากคุณมีการเปลี่ยนแปลงมากมาย.

โปรดทราบว่าหากคุณต้องการเห็นความแตกต่างระหว่างเอกสารคุณไม่จำเป็นต้องทำอะไรอีกเลย หากคุณต้องการสร้างเอกสารขั้นสุดท้ายจากเอกสารทั้งสองนี้คุณสามารถคลิกขวาที่การเปลี่ยนแปลงและเลือก ยอมรับ หรือ ปฏิเสธ.

เมื่อเสร็จแล้วคุณสามารถบันทึกเอกสารใหม่พร้อมการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่คุณทำ. รวมเอกสาร สวยมากเหมือนกันกับการเปรียบเทียบ หากคุณเลือกรวมคุณจะได้รับกล่องโต้ตอบเดียวกันกับที่คุณต้องเลือกเอกสารต้นฉบับและฉบับแก้ไข.

เมื่อคุณทำเช่นนั้นคุณจะได้รับเค้าโครงเหมือนก่อนที่คุณจะเห็นการเปลี่ยนแปลงรวมกันที่อยู่ตรงกลาง อีกครั้งข้อความขีดฆ่าจะถูกเพิ่มข้อความขีดเส้นใต้สีแดงจะถูกเพิ่มและย้ายข้อความสีเขียว เพียงคลิกขวาที่การเปลี่ยนแปลงแต่ละรายการและเลือกว่าจะยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงแต่ละรายการ เมื่อเสร็จแล้วให้บันทึกเอกสารที่รวมกันใหม่.

โดยรวมแล้วสิ่งเหล่านี้มีประโยชน์จริง ๆ เมื่อคุณมีเอกสารรุ่นเดียวกันหลายเวอร์ชันหรือเมื่อมีคนแก้ไขเอกสาร Word หนึ่งฉบับและคุณจะได้เอกสารหลายฉบับรวมเข้าด้วยกันเป็นเอกสารเดียว หากคุณมีคำถามใด ๆ รู้สึกอิสระที่จะแสดงความคิดเห็น สนุก!