เพิ่มสารบัญลงใน Word Doc อย่างรวดเร็ว

ตอนนี้ฉันกลับมาโรงเรียนอีกครั้งหลังจากผ่านไปนานฉันก็ต้องกลับไปสร้างงานนำเสนอ PowerPoint ที่หลากหลายและเขียนรายงานใน Word มีคุณสมบัติมากมายใน Word ที่คนส่วนใหญ่ไม่เคยใช้นอกเสียจากว่าพวกเขาจะอยู่ในโรงเรียน.

หนึ่งในคุณสมบัติเหล่านั้นคือสารบัญ Word มีคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมที่ช่วยให้คุณสร้างสารบัญที่ดูดีโดยอัตโนมัติหากคุณรู้ว่าจะใช้ส่วนหัวประเภทใด สิ่งที่ดีคือแม้ว่าคุณจะมีเอกสาร Word ที่มีเนื้อหาจำนวนมากอยู่แล้วมันง่ายมากที่จะแก้ไขเพื่อให้คุณสามารถสร้างสารบัญโดยอัตโนมัติ.

ในบทความนี้ฉันจะแนะนำคุณเกี่ยวกับกระบวนการตั้งค่าเอกสาร Word ของคุณด้วยหัวเรื่องที่ถูกต้องจากนั้นพูดคุยเกี่ยวกับวิธีสร้างสารบัญ ฉันจะพูดถึงวิธีที่คุณสามารถปรับแต่งสารบัญตามความต้องการของคุณ.

ตั้งค่าและดูส่วนหัวใน Word

สิ่งแรกที่คุณจะต้องทำก่อนที่คุณจะสามารถสร้างสารบัญได้คือตั้งค่าส่วนหัวของคุณ ตามค่าเริ่มต้นส่วนหัวที่อนุญาตที่คุณสามารถใช้ได้คือ H1 (หัวเรื่อง 1), H2 (หัวเรื่อง 2) และ H3 (หัวเรื่อง 3).

คุณสามารถค้นหาหัวข้อเหล่านี้ได้ใน รูปแบบ บนหลัก บ้าน แท็บในริบบิ้น นี่เป็นเพียงสามรายการเท่านั้นที่คุณสามารถใช้เป็นค่าเริ่มต้นของ TOC หากคุณเพิ่ม TOC ที่กำหนดเองคุณสามารถใช้ H4 (หัวเรื่อง 4), H5 (หัวเรื่อง 5), H6 (หัวเรื่อง 6), หัวเรื่องย่อย, หัวข้อ, และ หัวเรื่อง TOC.

เมื่อคุณกำลังอ่านเอกสารของคุณเพื่อเพิ่มหัวข้อที่แตกต่างกันอย่าลังเลที่จะเลือกหัวข้อใด ๆ ที่กล่าวถึงข้างต้นหากมีเพียง H1, H2 และ H3 รู้สึก จำกัด เกินไป คุณจะต้องแทรก TOC ที่กำหนดเองและเปลี่ยนการตั้งค่าบางอย่างซึ่งฉันจะกล่าวถึงด้วย.

มันง่ายมากที่จะใช้หัวเรื่องกับข้อความใน Word เพียงคลิกที่บรรทัดที่มีข้อความจากนั้นคลิกที่รูปแบบส่วนหัวที่คุณต้องการใช้.

อ่านเอกสารและเพิ่มหัวข้อเหล่านี้ได้มากเท่าที่คุณต้องการ โปรดทราบว่าเมื่อคุณเพิ่มส่วนหัวจะยากที่จะเห็นส่วนหัวแม้ว่าคุณจะมีเครื่องหมายย่อหน้าปรากฏให้เห็น หากต้องการดูส่วนหัวทั้งหมดในเอกสาร Word อย่างรวดเร็วให้คลิกที่ ดู แท็บแล้วทำเครื่องหมายที่ช่องภายใต้ บานหน้าต่างนำทาง.

เมื่อคุณทำเช่นนี้บานหน้าต่างจะปรากฏขึ้นที่ด้านซ้ายมือของเอกสารและคุณจะสามารถเห็นส่วนหัวต่างๆส่วนหัวย่อย ฯลฯ.

การคลิกที่รายการใด ๆ ในรายการจะนำคุณไปสู่ส่วนหัวในเอกสาร Word นี่เป็นวิธีที่ดีในการดูโครงสร้างหัวเรื่องของคุณอย่างรวดเร็วก่อนที่จะสร้าง TOC สุดท้ายของคุณ.

การเพิ่มสารบัญใน Word

ตอนนี้เรามีการตั้งค่าส่วนหัวของเราอย่างถูกต้องแล้วไปข้างหน้าและแทรกสารบัญ ก่อนอื่นเราจะเริ่มด้วยการตั้งค่า TOC เริ่มต้นใน Word ก่อนที่จะเริ่มคุณควรเพิ่มหน้าว่างที่จุดเริ่มต้นของเอกสารของคุณ.

ในการทำเช่นนั้นให้ไปที่ด้านบนของหน้าแรกในปัจจุบันของคุณแล้วคลิกที่ แทรก และ หน้าว่าง. ตอนนี้คลิกที่ อ้างอิง, สารบัญ และเลือกจากหนึ่งใน อัตโนมัติ ตัวเลือกที่ด้านบน.

ตารางแบบแมนนวลจะเป็นเพียงแค่การเติมข้อความในรูปแบบของสารบัญ แต่คุณจะต้องทำการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดด้วยตนเอง เมื่อคุณแทรก TOC อัตโนมัติคุณควรเห็นสิ่งนี้:

น่ากลัว! ตอนนี้คุณมี TOC ที่จัดรูปแบบเรียบร้อยแล้วในเอกสาร Word ของคุณ! เมื่อคุณแทรก TOC แล้วคุณยังสามารถทำการเปลี่ยนแปลงส่วนหัวในเอกสารของคุณได้ แต่การเปลี่ยนแปลงจะไม่ปรากฏใน TOC โดยอัตโนมัติ.

ในการอัปเดต TOC เพียงคลิกที่ข้างในจากนั้นคลิกที่ ปรับปรุงตาราง ที่ด้านบน.

มันจะถามคุณว่าคุณต้องการอัปเดตเฉพาะหมายเลขหน้าหรือทั้งตาราง หากคุณมีการดัดแปลงแทรกหรือลบส่วนหัวคุณควรเลือก ตารางทั้งหมด. หากคุณเพิ่งเพิ่มเนื้อหาลงในเอกสารของคุณ แต่ยังไม่ได้เพิ่มหรือลบหัวเรื่องใด ๆ คุณสามารถเลือกได้ หมายเลขหน้าเท่านั้น.

ปรับแต่งสารบัญ

หากคุณใช้ส่วนหัวอื่นที่ไม่ใช่ H1, H2 และ H3 คุณจะสังเกตเห็นว่าส่วนหัวนั้นจะไม่ปรากฏใน TOC ในการใช้ส่วนหัวพิเศษเหล่านี้คุณต้องเลือก สารบัญที่กำหนดเอง เมื่อทำการแทรก TOC.

สิ่งนี้จะแสดงกล่องโต้ตอบตัวเลือกสำหรับ TOC คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าพื้นฐานบางอย่างเช่นจะแสดงหมายเลขหน้าและปรับแนวตัวเลขให้เหมาะสมหรือไม่ ภายใต้ ทั่วไป, คุณสามารถเลือกได้หลายสไตล์และคุณยังสามารถเลือกที่จะแสดงระดับที่มากขึ้นเกินกว่าสามแบบซึ่งก็คือหัวเรื่อง H3.

หากคุณคลิก ตัวเลือก, คุณสามารถเลือกรายการพิเศษเพื่อสร้าง TOC ด้วย หากคุณเลื่อนลงคุณจะสามารถเลือกได้ หัวเรื่องย่อย และ หัวเรื่อง TOC.

ในการปรับแต่งรูปลักษณ์ของสารบัญคุณต้องคลิกที่ แก้ไข ปุ่ม. หากคุณเพียงคลิกขวาที่ TOC และเลือก ตัวอักษร หรือ ย่อหน้า, มันจะไม่ฟอร์แมต TOC เมื่อคุณคลิกที่ Modify คุณจะได้รับกล่องโต้ตอบอีกอันซึ่งคุณสามารถแก้ไขแต่ละระดับ TOC TOC 1 คือ H1, TOC 2 คือ H2 เป็นต้น.

คลิกที่สอง แก้ไข ปุ่มและคุณจะสามารถเปลี่ยนการจัดรูปแบบสำหรับส่วนหัวนั้น ๆ ดังนั้นหากคุณต้องการคุณสามารถทำให้ส่วนหัว H1 ทั้งหมดเป็นตัวหนาและขนาดตัวอักษรที่แตกต่างกัน.

หากคุณคลิกที่ รูป ปุ่มด้านล่างคุณสามารถกำหนดการตั้งค่าเพิ่มเติมเช่นย่อหน้าแท็บเส้นขอบกรอบหมายเลข ฯลฯ นี่คือ TOC ของฉันที่มี H1 เป็นตัวหนาและมีขนาดตัวอักษรที่ใหญ่กว่า.

สุดท้ายถ้าคุณกดปุ่ม CTRL แล้วคลิกที่อะไรก็ได้ใน TOC คุณจะเข้าสู่หน้านั้น อย่างไรก็ตามหากคุณพบว่ามันน่ารำคาญที่ต้องกดปุ่ม CTRL คุณสามารถเปลี่ยนได้โดยไปที่ ไฟล์ - ตัวเลือก จากนั้นคลิกที่ สูง.

ไปข้างหน้าและยกเลิกการเลือก ใช้ CTRL + คลิกเพื่อติดตามไฮเปอร์ลิงก์ กล่อง. ตอนนี้คุณสามารถคลิกที่รายการใน TOC เป็นลิงค์โดยไม่ต้องกดปุ่ม CTRL ค้างไว้ น่าเสียดายที่สิ่งนี้ใช้ได้กับสำเนาของ Word ในเครื่องของคุณเท่านั้น เมื่อคุณส่งอีเมลถึงใครบางคนและหากพวกเขาไม่ได้เปลี่ยนการตั้งค่าพวกเขาจะต้องกด CTRL + คลิก นั่นเป็นเรื่องเกี่ยวกับสารบัญใน Word สนุก!