ตัวกรองจดหมายและระบบดาว
บทเรียน Geek School วันนี้จะขยายขอบเขตการสนทนาของเราใน Gmail เพื่อรวมตัวกรองจากนั้นไปยังการติดตามอีเมลสำคัญที่มีดาว.
การนำทางของโรงเรียน- ทำความรู้จักกับ Gmail
- แอพมือถือการเขียนจดหมายและการสนทนา
- การจัดการกล่องจดหมายและป้ายกำกับ
- ตัวกรองจดหมายและระบบดาว
- ไฟล์แนบลายเซ็นและความปลอดภัย
- คำเชิญและการตอบกลับว่ากำลังลาพักร้อน
- ใช้ Gmail เป็นรายการงาน
- หลายบัญชีแป้นพิมพ์ลัดและการลงชื่อออกจากระยะไกล
- ใช้บัญชี Gmail ของคุณเพื่อเข้าถึงบัญชีอื่น
- Power Tips และ Gmail Labs
ป้ายกำกับนั้นยอดเยี่ยม แต่สามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยการรวมตัวกรองดังนั้นข้อความที่มาถึงตามเกณฑ์ที่กำหนดจะมีการใช้ป้ายกำกับหรือป้ายกำกับโดยอัตโนมัติ สิ่งนี้ช่วยได้อย่างมากกับองค์กรและสามารถลดความวุ่นวายของกล่องจดหมายได้อย่างมาก.
สร้างตัวกรองใหม่โดยใช้กล่องค้นหา
ในการสร้างตัวกรองใหม่เราจะระบุตัวเลือกการค้นหาในกล่อง "ค้นหา" และสร้างตัวกรองจากการค้นหา หากต้องการทำสิ่งนี้ให้คลิกลูกศรลงในช่อง "ค้นหา".
ป้อนเกณฑ์การค้นหาของคุณในช่องตัวเลือกการค้นหา คุณสามารถเลือกค้นหาข้อความจากบุคคลใดบุคคลหนึ่งหรือทั้งโดเมน (@ example.com) พร้อมคำบางคำในหัวเรื่องรวมถึงเงื่อนไขอื่น ๆ.
หากต้องการสร้างตัวกรองตามการค้นหานี้ให้คลิกลิงก์“ สร้างตัวกรองพร้อมการค้นหานี้”.
ตัวเลือกตัวกรองแสดงขึ้น เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่ระบุสิ่งที่คุณต้องการทำกับข้อความที่ตรงกับเกณฑ์การค้นหา.
ตัวอย่างเช่นเราเลือกที่จะทำเครื่องหมายข้อความที่มาจากที่อยู่อีเมลที่ระบุด้วยป้ายกำกับ "HTG โรงเรียน" และเพื่อทำเครื่องหมายข้อความเหล่านั้นว่า "สำคัญ" เสมอเรายังตัดสินใจที่จะใช้ตัวกรองกับอีเมลที่มีอยู่ทั้งหมดจากบุคคลนี้.
หมายเหตุ: หากคุณต้องการให้ป้ายกำกับของคุณเหมือนโฟลเดอร์คุณสามารถเลือก“ ข้ามกล่องจดหมายเข้า (เก็บถาวร)” เพื่อย้ายอีเมลไปยังป้ายกำกับโดยอัตโนมัติเมื่อมาถึง วิธีนี้ช่วยให้อีเมลของคุณมีการจัดระเบียบมากขึ้น แต่คุณอาจเสี่ยงต่อการขาดหายไปกับข้อความสำคัญเนื่องจากอีเมลจะไม่ปรากฏในกล่องจดหมายของคุณโดยอัตโนมัติ.
เมื่อคุณระบุเกณฑ์ตัวกรองของคุณแล้วให้คลิก“ สร้างตัวกรอง”
หมายเหตุ: เมื่อคุณเลือกที่จะส่งต่อข้อความเป็นการกระทำในตัวกรองเฉพาะข้อความใหม่เท่านั้นที่จะได้รับผลกระทบ ข้อความที่มีอยู่ซึ่งตัวกรองใช้จะไม่ถูกส่งต่อ.
ข้อความจะแสดงขึ้นมาว่าตัวกรองของคุณถูกสร้างขึ้น โปรดสังเกตว่าในภาพหน้าจอนั้นข้อความทั้งหมดจากบุคคลนั้นจะถูกระบุด้วยป้ายกำกับ "HTG School".
ข้อความถูกทำเครื่องหมายว่ามีความสำคัญโดยอัตโนมัติ (ไอคอนแท็กทางด้านซ้ายของผู้ส่งเต็มไปด้วยสีเหลือง).
สร้างตัวกรองใหม่โดยใช้หน้าจอการตั้งค่า
คุณสามารถสร้างตัวกรองได้ใน“ การตั้งค่า”
เข้าถึงหน้าจอ "การตั้งค่า" ตามที่อธิบายไว้ก่อนหน้านี้และคลิกลิงก์ "ตัวกรอง" ที่ด้านบน.
คลิกลิงก์“ สร้างตัวกรองใหม่”.
ระบุเกณฑ์การค้นหาและตัวกรองของคุณในลักษณะเดียวกับที่กล่าวถึงในวิธีการก่อนหน้าและคลิก“ สร้างตัวกรอง” ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกตัวกรอง.
แทนที่จะกลับมาอยู่ในกล่องจดหมายของคุณคุณจะกลับสู่หน้าจอ“ ตัวกรอง” และตัวกรองใหม่ของคุณจะปรากฏ คุณสามารถแก้ไขลบหรือเลือกเพื่อส่งออก (ตัวกรองการส่งออกจะถูกกล่าวถึงในบทต่อไป).
คลิกที่ป้าย“ กล่องจดหมาย” เพื่อกลับสู่กล่องจดหมายของคุณ.
ใช้ข้อความเฉพาะเพื่อสร้างตัวกรองใหม่
คุณยังสามารถสร้างตัวกรองตามข้อความที่มีอยู่ เมื่อต้องการทำสิ่งนี้ให้เลือกข้อความในรายการข้อความของคุณหรือในป้ายกำกับ.
คลิกปุ่มการกระทำ“ เพิ่มเติม” และเลือก“ กรองข้อความเช่นนี้” จากเมนูแบบเลื่อนลง.
โปรดสังเกตว่าช่อง“ จาก” ในกล่องโต้ตอบ“ ตัวกรอง” จะถูกป้อนโดยอัตโนมัติป้อนเกณฑ์ตัวกรองอื่น ๆ ที่คุณต้องการและคลิก“ สร้างตัวกรองด้วยการค้นหานี้”
ระบุเกณฑ์ตัวกรองของคุณโดยเลือกตัวเลือกตัวกรองในกล่องโต้ตอบถัดไปตามที่อธิบายไว้ก่อนหน้า.
หมายเหตุ: คุณสามารถใช้วิธีนี้เพื่อตั้งค่าตัวกรองเพื่อลบอีเมลที่ไม่ต้องการโดยอัตโนมัติเมื่อคุณได้รับ.
ใช้ตัวกรองเดียวกันกับผู้ส่งหลายคน
คุณสามารถใช้ตัวกรองเดียวเพื่อจัดการข้อความจากที่อยู่อีเมลที่แตกต่างกันจำนวนหนึ่ง ตัวอย่างเช่นเราสามารถระบุป้ายกำกับข้อความจากหลาย ๆ คนด้วยป้ายกำกับ "HTG School" หากต้องการทำสิ่งนี้ให้เปิดกล่องโต้ตอบตัวเลือกการค้นหาโดยใช้ลูกศรลงในช่อง“ ค้นหา”.
เพิ่มที่อยู่อีเมลแต่ละรายการในฟิลด์“ จาก” คั่นด้วยคำว่า“ OR” แล้วคลิก“ สร้างตัวกรองด้วยการค้นหานี้”
หากต้องการใช้ป้ายกำกับเดียวกันกับข้อความจากที่อยู่อีเมลเหล่านี้ให้เลือกช่องทำเครื่องหมาย“ ใช้ป้ายกำกับ” แล้วเลือกป้ายกำกับที่ต้องการจากรายการป๊อปอัป ใช้การดำเนินการอื่น ๆ สำหรับตัวกรองนี้และคลิก“ สร้างตัวกรอง”
หมายเหตุ: อย่าลืมเลือกช่องทำเครื่องหมาย "ใช้ตัวกรองกับการสนทนาที่ตรงกันด้วย" หากคุณต้องการใช้ตัวกรองนี้กับข้อความที่คุณได้รับจากที่อยู่อีเมลทั้งสองนี้.
ตัวกรองส่งออกและนำเข้า
เมื่อคุณเรียนรู้วิธีตั้งค่าตัวกรองแล้วคุณอาจสร้างตัวกรองที่มีประโยชน์มากซึ่งคุณอาจต้องการใช้ในบัญชี Gmail อื่น ๆ คุณสามารถส่งออกตัวกรองจากบัญชีหนึ่งและนำเข้าสู่อีก.
ส่งออกตัวกรอง
หากต้องการส่งออกตัวกรองขั้นแรกให้เข้าถึงหน้าจอ“ ตัวกรอง” บนหน้าจอ“ การตั้งค่า” (ใช้ปุ่มเกียร์“ การตั้งค่า”) จากนั้นเลือกตัวกรองที่คุณต้องการส่งออกในรายการและคลิก“ ส่งออก”
หมายเหตุ: คุณสามารถเลือกตัวกรองหลายตัวเพื่อส่งออกได้ในครั้งเดียว.
ในกล่องโต้ตอบ“ บันทึกเป็น” ให้นำทางไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกตัวกรอง ตัวกรองจะถูกบันทึกเป็นไฟล์ XML ที่มีชื่อเริ่มต้นที่คุณสามารถเปลี่ยนได้หากคุณต้องการให้แน่ใจว่าได้ปล่อยให้นามสกุลเป็น. xml และคลิก "บันทึก"
ตอนนี้คุณมีไฟล์ที่คุณสามารถสำรองข้อมูลถ่ายโอนไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นแบ่งปันกับเพื่อนหรือนำเข้าสู่บัญชี Gmail อื่น.
นำเข้าตัวกรอง
หากต้องการนำเข้าตัวกรองไปยังบัญชี Gmail ของคุณให้เข้าไปที่“ ตัวกรอง” บนหน้าจอ“ การตั้งค่า” และคลิกที่ลิงค์“ นำเข้าตัวกรอง”.
ภายใต้“ นำเข้าตัวกรอง” คลิก“ เลือกไฟล์”
หมายเหตุ: หากคุณเปลี่ยนใจเกี่ยวกับการนำเข้าตัวกรองให้คลิกลิงก์“ ยกเลิกการนำเข้า”.
ในกล่องโต้ตอบ“ เปิด” ให้นำทางไปยังตำแหน่งที่คุณบันทึกตัวกรองที่ส่งออกของคุณ เลือกไฟล์และคลิก“ เปิด”
ชื่อไฟล์จะปรากฏถัดจากปุ่ม“ เลือกไฟล์” คลิก "เปิดไฟล์" เพื่อเปิดไฟล์และนำเข้าตัวกรอง.
ข้อความจะปรากฏใต้ช่อง“ ค้นหา” ในขณะที่กำลังเปิดไฟล์ตัวกรอง อาจใช้เวลาสักครู่ขึ้นอยู่กับจำนวนตัวกรองในไฟล์.
ตัวกรองทั้งหมดในไฟล์ที่เลือกอยู่ในรายการภายใต้“ นำเข้าตัวกรอง” เลือกตัวกรองที่คุณต้องการนำเข้า หากคุณต้องการใช้ตัวกรองที่นำเข้ากับข้อความอีเมลที่มีอยู่ (เช่นเดียวกับเมื่อคุณสร้างตัวกรองใหม่) เลือกช่องทำเครื่องหมาย“ ใช้ตัวกรองใหม่กับจดหมายที่มีอยู่” แล้วคลิก“ สร้างตัวกรอง”
กล่องโต้ตอบจะแสดงความคืบหน้าของกระบวนการสร้างตัวกรอง คุณสามารถยกเลิกการสร้างตัวกรองได้โดยคลิกที่ "หยุด"
เมื่อสร้างตัวกรองแล้วตัวกรองจะแสดงในรายการของคุณในหน้าจอ“ ตัวกรอง”.
ติดตามอีเมลสำคัญโดยใช้ระบบดาว
ระบบดาวของ Gmail ช่วยให้คุณสามารถทำเครื่องหมายอีเมลที่สำคัญที่สุดของคุณเพื่อให้คุณสามารถค้นหาได้ในภายหลัง ตามค่าเริ่มต้นข้อความที่ติดดาวจะมีป้ายกำกับเป็นดาวสีเหลือง แต่คุณสามารถเพิ่มสีและประเภทของดาวอื่น ๆ ได้.
ดาวจะปรากฏทางด้านซ้ายของชื่อผู้ส่งในกล่องจดหมายของคุณ.
เพิ่มดาวในข้อความ
หากต้องการเพิ่มดาวในข้อความในกล่องจดหมายของคุณให้คลิกไอคอนรูปดาวถัดจากชื่อผู้ส่งตามที่แสดงไว้ด้านบน.
คุณสามารถเพิ่มดาวในข้อความขณะที่เปิดอยู่ ในการทำสิ่งนี้ให้คลิกไอคอนรูปดาวที่มุมบนขวาของข้อความทางด้านขวาของวันที่ ในการสนทนาจะอยู่ทางด้านขวาของข้อความแรกที่ด้านบนของการสนทนา.
หากต้องการเพิ่มดาวในข้อความที่คุณกำลังเขียนให้คลิกลูกศร“ ตัวเลือกเพิ่มเติม” ที่มุมล่างขวาของหน้าต่าง“ เขียน”.
เลื่อนเมาส์ไปที่ตัวเลือก“ ป้ายกำกับ” จากนั้นเลือก“ เพิ่มดาว” จากเมนูย่อย.
ในป้ายกำกับ "จดหมายที่ส่งแล้ว" ของคุณข้อความที่คุณส่งจะติดดาว.
ใช้การออกแบบดาวหลายดวงบนข้อความของคุณ
Gmail ช่วยให้คุณใช้ "ดาว" หลายสีและประเภทเพื่อแยกข้อความจากกัน.
คุณลักษณะนี้มีประโยชน์หากคุณต้องการทำเครื่องหมายข้อความหลายข้อความด้วยระดับความสำคัญที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่นคุณอาจใช้ดาวสีม่วงสำหรับข้อความที่คุณต้องการอ่านอีกครั้งและเครื่องหมายอัศเจรีย์สีแดงสำหรับข้อความที่คุณต้องติดตาม.
คลิกปุ่ม "การตั้งค่า" และเลือก "การตั้งค่า" จากเมนูแบบเลื่อนลง บนแท็บ“ ทั่วไป” เลื่อนลงไปที่ส่วน“ ดาว” ลากไอคอนจากส่วน“ ไม่ใช้” ไปยังส่วน“ ใช้งาน” เพื่อเพิ่มดาวประเภทต่าง ๆ หากคุณมีดาวประเภทใช้งานมากกว่าหนึ่งประเภทให้คลิกไอคอนรูปดาวถัดจากข้อความอีเมลที่วนรอบดาวที่ใช้งานทั้งหมด หากคุณติดดาวข้อความขณะที่เปิดอยู่ระบบจะใช้เฉพาะประเภทดาวดวงแรกเท่านั้น.
ค้นหาข้อความที่ติดดาว
หากต้องการดูข้อความที่ติดดาวทั้งหมดของคุณให้คลิกป้ายกำกับ "ติดดาว" ที่ด้านซ้ายของหน้าต่าง Gmail หลัก คุณยังสามารถค้นหาข้อความที่ติดดาวได้โดยพิมพ์“ is: starred” ในช่อง“ ค้นหา”.
ค้นหาข้อความที่มีดาวบางประเภท
หากคุณใช้ดาวหลายประเภทเพื่อทำเครื่องหมายข้อความของคุณคุณสามารถค้นหาดาวบางประเภทได้ หากต้องการทำสิ่งนี้ให้ค้นหาโดยใช้“ has:” ด้วยชื่อของดาว (เช่น“ has: red-bang”).
หากต้องการค้นหาชื่อของดาวดวงใดดวงหนึ่งให้เข้าไปที่แท็บ "ทั่วไป" บนหน้าจอ "การตั้งค่า" และเลื่อนเม้าส์ของคุณไปยังประเภทดาวที่ต้องการ ชื่อของดาวจะปรากฏขึ้นในป๊อปอัพ.
นอกจากนี้ยังมีรายชื่อดาวในหัวข้อวิธีใช้การค้นหาขั้นสูงในความช่วยเหลือของ Gmail.
กันข้อความที่ติดดาวออกจากแท็บหลัก
หากคุณจัดระเบียบกล่องจดหมายของคุณโดยใช้แท็บที่กำหนดค่าได้ที่กล่าวถึงก่อนหน้าในบทเรียนนี้ข้อความจากแท็บอื่น ๆ ที่มีเครื่องหมายดาวจะรวมอยู่ในแท็บ "หลัก" หากคุณไม่ต้องการเห็นข้อความที่ติดดาวจากแท็บอื่นในแท็บ "หลัก" คุณสามารถปิดการใช้งานนี้ได้.
คลิกไอคอน“ +” ทางด้านขวาของแท็บ.
ในกล่องโต้ตอบ“ เลือกแท็บเพื่อเปิดใช้งาน” ให้ยกเลิกการเลือกช่องทำเครื่องหมาย“ รวมติดดาวในหลัก” แล้วคลิก“ บันทึก”
ถัดไป ...
เรามาถึงตอนนี้ในตอนท้ายของบทที่ 4 แต่คุณก็พร้อมแล้วที่จะเป็น Gmail มืออาชีพ! ในเวลาเพียงสี่วันคุณก็รู้ได้มากเท่าที่คุณต้องรู้เพื่อทำให้กล่องจดหมายของคุณเปล่งประกายอย่างแท้จริงและในขณะนี้ข้อความจะค้นหาเส้นทางไปยังป้ายกำกับที่กำหนดโดยอัตโนมัติโดยไม่ต้องกรอกกล่องจดหมายเข้าของคุณ.
.