การกำหนดเวอร์ชันการเปรียบเทียบและการรวมเอกสาร

สำหรับบทเรียนสุดท้ายในซีรี่ส์ Geek School นี้เราจะพูดถึงการติดตามเวอร์ชันใน Word และเปรียบเทียบและรวมเอกสาร.

1. ใช้เทมเพลตเพื่อให้แน่ใจว่าเค้าโครงและการจัดรูปแบบทั่วไป
2. การติดตามการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับเอกสาร
3. การใช้ความคิดเห็นเพื่อระบุการเปลี่ยนแปลงในเอกสาร
4. การ จำกัด และปกป้องเอกสารและเทมเพลต
5. การกำหนดเวอร์ชันการเปรียบเทียบและการรวมเอกสาร

คุณลักษณะรุ่นใน Word ถูกลบใน Word รุ่นล่าสุด ใน Word 2013 วิธีเดียวที่คุณสามารถเข้าถึงเอกสารเวอร์ชันก่อนหน้าใน Word คือการเปิดเอกสารเวอร์ชันที่บันทึกไว้โดยอัตโนมัติ (บันทึกอัตโนมัติ) ก่อนหน้า นอกจากนี้คุณยังสามารถเปิดเอกสารที่ไม่ได้บันทึกล่าสุดได้ อย่างไรก็ตามไม่มีคุณลักษณะการกำหนดเวอร์ชันอย่างเป็นทางการใน Word เราจะแสดงทางเลือกอื่นที่คุณสามารถเพิ่มลงใน Word ได้ฟรีซึ่งจะให้ความสามารถนี้.

หากมีหลายคนทำงานกับไฟล์เดียวกันหลายชุดแทนที่จะใช้คุณสมบัติติดตามการเปลี่ยนแปลงในไฟล์เดียวคุณสามารถเปรียบเทียบไฟล์ทั้งสองเวอร์ชันเพื่อดูความแตกต่าง Word มีเครื่องมือเปรียบเทียบที่ให้คุณเปรียบเทียบไฟล์สองไฟล์ตราบใดที่มีชื่อไฟล์ต่างกัน เราจะแสดงวิธีใช้คุณสมบัตินี้และวิธีอ่านผลลัพธ์ของการเปรียบเทียบ.

นอกเหนือจากการเปรียบเทียบเอกสารคุณสามารถรวมเอกสารหลังจากทำการเปรียบเทียบ เราจะแสดงให้คุณเห็นถึงวิธีการรวมเอกสารสองฉบับเข้าด้วยกันและวิธีการรวมเอกสารสองฉบับเข้าด้วยกันอย่างง่ายดายในกรณีที่ผู้เขียนหลายคนทำงานในส่วนต่าง ๆ ของเอกสาร.

เมื่อทำการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดแล้วการเปรียบเทียบที่จำเป็นและการรวมเอกสารต่างๆเสร็จแล้วคุณสามารถแชร์เอกสารของคุณได้อย่างง่ายดายโดยใช้ Microsoft OneDrive คุณยังสามารถใช้ OneDrive ณ จุดใดก็ได้ในกระบวนการทำงานร่วมกันเพื่อให้สามารถเข้าถึงเอกสารสำหรับผู้ตรวจสอบคนอื่น ๆ.

ติดตามรุ่นของเอกสาร

Word เคยมีคุณลักษณะการกำหนดเวอร์ชันอย่างเป็นทางการซึ่งอนุญาตให้คุณบันทึกเอกสารเวอร์ชันต่าง ๆ ภายในเอกสารเอง คุณลักษณะดังกล่าวได้หายไปและวิธีเดียวที่คุณสามารถเรียกคืนเอกสารรุ่นก่อนหน้านี้คือผ่านคุณสมบัติบันทึกอัตโนมัติหรือโดยการเข้าถึงเอกสารที่ไม่ได้บันทึกหากมี.

ตามค่าเริ่มต้น Word จะบันทึกเอกสารของคุณโดยอัตโนมัติในบางช่วงเวลา นี่คือคุณสมบัติบันทึกอัตโนมัติ หากต้องการกลับไปที่ก่อนหน้านี้สำเนาเอกสารของคุณที่บันทึกไว้โดยอัตโนมัติคลิกแท็บ“ ไฟล์” และเลือกรายการ“ (บันทึกอัตโนมัติ)” จากรายการภายใต้“ รุ่น”

คุณยังสามารถเพิ่มหรือลดช่วงเวลาสำหรับคุณสมบัติบันทึกอัตโนมัติใน Word.

หากคุณปิดเอกสารโดยไม่ได้ตั้งใจโดยไม่บันทึกหรือคุณสูญเสียพลังงานและคอมพิวเตอร์ถูกปิดโดยไม่คาดคิดคุณสามารถกู้คืนเอกสารที่ไม่ได้บันทึก ในการทำเช่นนี้คลิกแท็บ "ไฟล์" และคลิกปุ่ม "จัดการเวอร์ชัน" บนหน้าจอ "ข้อมูล" เลือก“ กู้คืนเอกสารที่ไม่ได้บันทึก” จากเมนูแบบเลื่อนลง.

หากมีไฟล์ที่ไม่ได้บันทึกไฟล์เหล่านั้นจะปรากฏในกล่องโต้ตอบ“ เปิด” ที่ปรากฏขึ้น.

ทางเลือกสำหรับการบันทึกเวอร์ชันของเอกสาร Word

มีทางเลือกอื่นสำหรับการเพิ่มระบบเวอร์ชันไปยัง Word หนึ่งคือ Add-in สำหรับ Word ที่เรียกว่าบันทึกรุ่นและอื่น ๆ เป็นปลั๊กอินที่ทำงานร่วมกับโปรแกรมควบคุมรุ่นภายนอกที่เรียกว่า Perforce.

Add-in รุ่นบันทึกช่วยให้คุณสามารถบันทึกเอกสาร Word เวอร์ชันที่มีหมายเลขจากภายในไฟล์ได้อย่างง่ายดาย.

Perforce เป็นโปรแกรมควบคุมเวอร์ชันที่ให้บริการฟรีสำหรับผู้ใช้มากถึง 20 คน มีปลั๊กอินสำหรับ Microsoft Office ที่ช่วยให้สามารถจัดเก็บและจัดการไฟล์ Microsoft Word, Excel, PowerPoint และ Project ได้อย่างง่ายดายใน Perforce จากภายในโปรแกรม.

เปรียบเทียบเอกสารเดียวกันสองเวอร์ชัน

หากผู้ตรวจทานลืมที่จะใช้คุณสมบัติ "ติดตามการเปลี่ยนแปลง" และคุณไม่ได้ล็อคไว้ในเอกสารคุณยังสามารถเปรียบเทียบเอกสารทั้งสองเวอร์ชันและยอมรับและปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงตามการเปรียบเทียบ สิ่งที่คุณต้องการคือเอกสารต้นฉบับและเอกสารที่แก้ไข แต่ละไฟล์จะต้องมีชื่อแตกต่างกัน.

ฟีเจอร์ "เปรียบเทียบ" และ "รวม" นั้นคล้ายคลึงกัน แต่แต่ละคุณลักษณะมีจุดประสงค์ หากคุณมีเอกสารสองฉบับที่คุณต้องการเปรียบเทียบเท่านั้นและเอกสารทั้งสองนั้นไม่มีการเปลี่ยนแปลงที่ถูกติดตามให้ใช้คุณลักษณะ“ เปรียบเทียบ” หากคุณมีเอกสารสองฉบับหรือมากกว่าที่มีการเปลี่ยนแปลงที่ถูกติดตามและคุณต้องติดตามว่าใครเปลี่ยนแปลงอะไรและเมื่อใดให้ใช้คุณสมบัติ“ รวม” ที่อธิบายไว้ในบทนี้.

หากต้องการเปรียบเทียบเอกสารต้นฉบับและฉบับแก้ไขให้คลิก "เปรียบเทียบ" ในส่วน "เปรียบเทียบ" ของแท็บ "ตรวจสอบ" และเลือก "เปรียบเทียบ" จากเมนูแบบเลื่อนลง.

หมายเหตุ: คุณไม่สามารถเปรียบเทียบเอกสารสองฉบับได้หากเอกสารใดเอกสารหนึ่งได้รับการคุ้มครองสำหรับการเปลี่ยนแปลงที่ถูกติดตามหรือมีการป้องกันเอกสารใด ๆ เอาการป้องกันเอกสารออกเพื่อทำการเปรียบเทียบเอกสารต่อไป ดูบทที่ 2 สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีปลดล็อกคุณสมบัติการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามและบทที่ 4 สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการลบการจัดรูปแบบและการแก้ไขข้อ จำกัด จากเอกสารและรหัสผ่านที่กำหนดให้กับเอกสารเพื่อเปิด.

ในกล่องโต้ตอบ“ เปรียบเทียบเอกสาร” เลือก“ เอกสารต้นฉบับ” จากรายการแบบหล่นลง.

เลือก“ เอกสารที่แก้ไข” จากรายการดรอปดาวน์ ใต้ "เอกสารที่แก้ไขแล้ว" ให้ระบุป้ายกำกับเพื่อนำไปใช้กับการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้คุณทราบว่าใครเป็นผู้ทำในกล่องแก้ไข "แก้ไขป้ายกำกับด้วย" อาจเป็นชื่อผู้ใช้หรือสิ่งที่คุณต้องการ.

คลิก“ เพิ่มเติม” เพื่อเข้าถึงตัวเลือกเพิ่มเติม.

ในส่วน“ การตั้งค่าการเปรียบเทียบ” ให้เลือกรายการที่คุณต้องการเปรียบเทียบในเอกสารทั้งสอง โดยค่าเริ่มต้นรายการทั้งหมดจะถูกเลือก.

หมายเหตุ: รายการ“ การแทรกและการลบ” จะเป็นสีเทาเสมอและตรวจสอบอยู่เสมอ เมื่อคุณใช้“ เปรียบเทียบ” หรือ“ รวม” การแทรกและการลบจะถูกนำมาเปรียบเทียบเสมอ.

ในส่วน“ แสดงการเปลี่ยนแปลงที่” ให้เลือกเพื่อเปรียบเทียบอักขระตามตัวอักษร (“ ระดับตัวอักษร”) หรือคำต่อคำ (“ ระดับคำ”) “ ระดับตัวละคร” ช่วยให้คุณเห็นการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นจริง ตัวอย่างเช่นหากเอกสารต้นฉบับมีคำว่า "ถึง" และเอกสารที่แก้ไขแล้วมีคำว่า "เกินไป" ที่เพิ่ม "o" การตั้งค่า "ระดับคำ" จะแสดงให้คุณเห็นว่า "เป็น" ถูกแทนที่ด้วย " เหมือนกัน” อย่างไรก็ตามการตั้งค่า“ ระดับตัวละคร” จะแสดงข้อเท็จจริงว่ามีการเพิ่ม“ o”.

ตามค่าเริ่มต้นคุณลักษณะ "เปรียบเทียบ" จะทำการเปลี่ยนแปลงลงในเอกสารใหม่ดังที่แสดงในส่วน "แสดงการเปลี่ยนแปลงใน" อย่างไรก็ตามคุณสามารถเลือกที่จะใส่การเปลี่ยนแปลงลงใน "เอกสารต้นฉบับ" หรือ "เอกสารที่แก้ไข"

คลิก“ ตกลง” เมื่อคุณทำการเลือกแล้ว.

มีการเปรียบเทียบระหว่างเอกสารทั้งสองกับการเปลี่ยนแปลงที่ปรากฏในเอกสารที่ระบุ ในตัวอย่างของเราเราเลือกที่จะยอมรับค่าเริ่มต้นของการแสดงการเปลี่ยนแปลงในเอกสารใหม่ "เอกสารต้นฉบับ" และ "เอกสารที่แก้ไข" แสดงทั้งในบานหน้าต่างด้านขวาของ "เอกสารเปรียบเทียบ" ที่จะใช้สำหรับการอ้างอิง ไม่สามารถแก้ไขได้.

หากคุณไม่เห็นบานหน้าต่างที่มีเอกสารต้นฉบับและฉบับแก้ไขให้คลิก "เปรียบเทียบ" ในส่วน "เปรียบเทียบ" ของแท็บ "ตรวจสอบ" จากนั้นเลือก "แสดงเอกสารต้นฉบับ" จากนั้นเลือก "แสดงทั้งคู่" นอกจากนี้คุณยังสามารถเลือก "แสดงต้นฉบับ" หรือ "แสดงการแก้ไข" หากคุณไม่ต้องการดูทั้งคู่.

“ บานหน้าต่างตรวจสอบ” ที่กล่าวถึงสั้น ๆ ในบทที่ 2 และรายละเอียดเพิ่มเติมในบทที่ 3 จะแสดงที่ด้านซ้ายของ“ เอกสารเปรียบเทียบ”

ใน "เอกสารเปรียบเทียบ" คุณสามารถผ่านการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามได้เช่นเดียวกับที่กล่าวไว้ในบทที่ 2 ยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงแต่ละรายการ.

จากนั้นให้บันทึกเอกสารที่เปรียบเทียบด้วยชื่ออื่นและคุณจะมีเอกสารที่มีการเปลี่ยนแปลงจากทั้งเอกสารต้นฉบับและเอกสารที่แก้ไข.