ทำไมคุณถึงต้องการสูตรและฟังก์ชั่น

คลาส How-To Geek School นี้มีไว้สำหรับผู้ที่ใช้ Excel หรือพยายามใช้ Excel แต่ถูกคุกคามด้วยแนวคิดของสูตรและฟังก์ชั่น โดยมีวัตถุประสงค์คือเพื่อให้คุณเป็นมืออาชีพใน Excel หรืออย่างน้อยมือสมัครเล่นที่มีความสามารถในเวลาเพียงไม่กี่บทเรียน.

การนำทางของโรงเรียน

1. ทำไมคุณถึงต้องการสูตรและฟังก์ชั่น?
2. การกำหนดและสร้างสูตร
3. การอ้างอิงเซลล์สัมพัทธ์และสัมบูรณ์และการจัดรูปแบบ
4. ฟังก์ชั่นที่มีประโยชน์ที่คุณควรรู้จัก
5. การค้นหาแผนภูมิสถิติและตารางสาระสำคัญ

บันทึก: สำหรับมือใหม่นี่เป็นบทเรียนแรกในชุดแรกของโรงเรียน How-To Geek เราจะดำเนินการเรียนการสอนใหม่ทุกวันจันทร์ถึงศุกร์ตั้งแต่วันนี้จนถึงวันที่เราครอบคลุมทุกวิชา โปรดติดตามเพื่อให้มากขึ้นและเราจะประกาศอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับวิธีการทำงานในสัปดาห์หน้า.

Excel คืออะไรและทำไมเราต้องการมัน?

หากคุณเป็นผู้ดูแลระบบสำนักงานคุณอาจใช้ Excel เหมือนกันถ้าคุณเป็นพนักงานขาย หากคุณเป็นนักวิเคราะห์ทางการเงินแน่นอน จำเป็นต้อง สันทัด สำหรับอาชีพเหล่านี้และอาชีพอื่น ๆ การทำงานกับสเปรดชีตเป็นเครื่องมือสำคัญในชีวิตประจำวัน.

คนที่เป็นพ่อมดคณิตศาสตร์อาจจะเข้าสู่ Excel ทันทีและใช้มันเหมือนเป็นส่วนขยายตามธรรมชาติของกระบวนการคำนวณของพวกเขา พวกเราที่เหลือส่วนใหญ่ ... อาจต้องการความช่วยเหลือในแผนกนั้น.

หากคุณไม่ได้สนใจในวิชาพีชคณิตมัธยมอย่าหงุดหงิด! สิ่งที่คุณต้องทำคือเรียนรู้ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับสูตรและฟังก์ชั่นจากชุดโรงเรียน How-To Geek นี้และนำไปใช้กับงานของคุณ.

หากคุณไม่ทราบว่าจำเป็นต้องใช้ Microsoft Excel หรือไม่คุณอาจไม่ได้แสดงให้เห็นว่าสามารถทำอะไรได้บ้าง เมื่อคุณรู้แล้วคุณสามารถหาวิธีที่จะใช้มันในงานของคุณเพื่อให้งานที่ซับซ้อนและน่าเบื่อง่ายขึ้น.

Microsoft Excel เป็นมากกว่าโปรแกรมป้อนชื่อและหมายเลข ตัวอย่างเช่นถ้าคุณต้องการแสดงรายชื่อนักเรียนในชั้นเรียนของคุณคุณก็สามารถสร้างเอกสาร Word ได้ Word ใช้งานได้ดีในการเขียนเรียงความและทำรายการ แต่ต้องคำนวณคุณต้องมีสูตรและฟังก์ชันของ Excel.

ทัวร์บทสรุปของส่วนต่อประสาน Excel

ก่อนที่เราจะดำน้ำลองมาทบทวนอินเทอร์เฟซ Excel สั้น ๆ คุณอาจรู้ทุกสิ่งนี้แล้ว แต่ไม่เคยเจ็บปวดที่จะตรวจสอบ.

เมื่อคุณเปิดสเปรดชีต Excel เปล่ามันจะเรียกว่า "เวิร์กบุ๊ก" หรือ "หนังสือ" และสเปรดชีตแต่ละรายการในหนังสือจะเรียกว่า "เวิร์กชีท" หรือ "ชีต"

ด้านบนของแอพถูกควบคุมโดย "ribbon" (สีเทา) ซึ่งแบ่งออกเป็น "แท็บ" (สีแดง) ซึ่งจะถูกแบ่งย่อยออกเป็น "ส่วน" (สีน้ำเงิน) เพิ่มเติม.

ด้านล่างริบบิ้นคือ "กล่องชื่อ" ซึ่งช่วยให้คุณเปลี่ยนชื่อ "เซลล์" จากนั้นไปทางขวาของที่เป็นพื้นที่ที่ให้คุณสร้าง "สูตรที่สำคัญ" หากคุณวางเมาส์เหนือไอคอนแต่ละอันคุณจะเห็น จุดประสงค์ของแต่ละปุ่ม แต่สิ่งที่เรากังวลมากที่สุดคือพื้นที่กว้างที่จะแสดงสูตรและฟังก์ชั่นของเรา.

ในที่สุดแผ่นงานจะถูกจัดเรียงใน "คอลัมน์" (เขียนด้วยตัวอักษร) และ "แถว" (ระบุด้วยตัวเลข) แต่ละสถานที่คือ "เซลล์" และกลุ่มของเซลล์เรียกว่า "ช่วง" หากคุณมีหลายแผ่นในหนังสือคุณสามารถพลิกดูได้อย่างรวดเร็วโดยใช้แท็บด้านล่างของแผ่นงาน ด้านล่างในแถบสถานะสีเทาคุณสามารถปรับการดูหน้าเว็บและระดับการซูม.

นั่นเป็นเรื่องที่ค่อนข้างง่ายและเป็นเพียงภาพรวมโดยย่อของคำศัพท์บางส่วนที่คุณจะพบในชุดโรงเรียน HTG.

ฟังก์ชั่นคืออะไร?

ฟังก์ชั่นคือการคำนวณหรือการดำเนินการที่ส่งกลับผลลัพธ์ อินพุตในฟังก์ชันเรียกว่า "อาร์กิวเมนต์"

ฟังก์ชั่นทั้งหมดเริ่มต้นด้วยเครื่องหมายเท่ากับ [=] ด้วยวิธีนี้ Excel จะไม่ถือว่าข้อโต้แย้งเป็นข้อความ ตัวอย่างเช่น = AVERAGE (2,4) เป็นฟังก์ชัน แต่ AVERAGE (2,4) เป็นเพียงสตริงข้อความ หากไม่มีเครื่องหมายเท่ากับ Excel จะไม่คำนวณผลลัพธ์ อาร์กิวเมนต์ในฟังก์ชันนี้คือ 2 และ 4.

หมายเหตุ Excel ใช้ตัวอักษรตัวพิมพ์ใหญ่เพื่อแสดงรายการฟังก์ชั่น แต่คุณสามารถใช้ตัวอักษรพิมพ์เล็กหรือตัวพิมพ์ใหญ่เมื่อคุณเขียน.

ใน Excel สามารถพบ“ ห้องสมุดฟังก์ชั่น” ในแท็บ“ สูตร”.

มีฟังก์ชันทั้งหมด 13 ประเภทซึ่งบางส่วน ได้แก่ :

• คณิตศาสตร์: AVERAGE () - คำนวณค่าเฉลี่ยของชุดตัวเลข.
• วันที่และเวลา: DATEVALUE () - แปลงสตริงข้อความเช่น“ 30 พฤศจิกายน 2013” ​​เป็นตัวเลขเพื่อให้คุณสามารถใช้ตัวเลขนี้ในฟังก์ชั่นวันที่และเวลาอื่น ๆ คุณไม่สามารถคำนวณทางคณิตศาสตร์ด้วยวันที่ได้จนกว่าคุณจะแปลงเป็นตัวเลขก่อน เราอธิบายรายละเอียดในบทที่ 4.
• Text: LEN () - ส่งคืนความยาวของสตริง ตัวอย่างเช่น = LEN (“ Excel”) คือ 5.
• ตรรกะ: IF () - ฟังก์ชัน IF () เขียนเหมือน = IF (ดังนั้น A, อื่น B) ดังนั้นหาก "ทดสอบ" เป็นจริงผลก็คือ A; ถ้า "ทดสอบ" ไม่เป็นความจริงแล้ว B.
• การค้นหาและการอ้างอิง: สิ่งเหล่านี้จำเป็นสำหรับการค้นหาค่าอื่น ๆ ในสเปรดชีต ตัวอย่างเช่น VLOOKUP ค้นหาในตารางค่าเพื่อค้นหาหนึ่งเซลล์.

คุณใช้อันสุดท้ายได้อย่างไร? ดีที่จะได้รับวันของสัปดาห์ในข้อความจากฟังก์ชั่นวันที่ คุณสามารถใช้ VLOOKUP เพื่อสแกนตารางเพื่อเปลี่ยนตัวเลขนี้เป็นสิ่งที่เข้าใจง่ายขึ้นเช่น“ วันพุธ”

นอกจากนี้ยังมีฟังก์ชั่นพิเศษสำหรับการเงินวิศวกรรมและสถิติซึ่งแสดงแยกอยู่ในเมนู "ฟังก์ชั่นเพิ่มเติม".

สูตรคืออะไร?

สูตรคือการรวมกันของ "ตัวดำเนินการ", "ตัวถูกดำเนินการ" และ "ฟังก์ชั่น"

ตัวอย่างเช่น function = SUM เพิ่มรายการของตัวเลข (โดยทั่วไปใช้ซึ่งแสดงอยู่ในเมนูแรกใน Excel ย่อโดยตัวอักษรกรีก Sigma (Σ) ซึ่งเป็นสัญลักษณ์ที่นักคณิตศาสตร์ใช้เพื่อรวมชุด ).

คุณใช้สูตรเช่นทำการคำนวณด้วยมือ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถกำหนดงบประมาณครอบครัวของคุณเป็นสูตรดังนี้:

เงินสดคงเหลือ = (4 * เงินเดือนประจำสัปดาห์) - จดจำนอง - อาหาร - สาธารณูปโภค

ตัวดำเนินการคูณ [*] และลบ [-] ตัวถูกดำเนินการคือค่า“ เงินเดือนประจำสัปดาห์”“ จำนอง”“ อาหาร” และ“ สาธารณูปโภค” ผลที่ได้คือ“ เงินสดคงเหลือ”

ชื่อและที่อยู่

ค่าสำหรับ“ อาหาร” และตัวถูกดำเนินการอื่นคือชื่อที่คุณกำหนดใน Excel หากไม่มี "ชื่อ" คุณจะต้องใช้ "ที่อยู่"

ที่อยู่ของเซลล์ถูกเขียนโดยใช้สัญกรณ์แถวคอลัมน์ แถวจะได้รับตัวเลขและคอลัมน์ตัวอักษร เซลล์แรกในสเปรดชีตคือ A1 เมื่อคุณไปถึงจุดสิ้นสุดของตัวอักษรแถวจะมีหมายเลข AA, AB, BA, BB และอื่น ๆ.

สูตรอาจซับซ้อนกว่าตัวอย่างงบประมาณของครอบครัว ในโรงเรียนมัธยมคุณได้เรียนรู้ว่าพื้นที่ของวงกลมคือรัศมีคูณ pi ยกกำลังสองหรือπr².

ใน Excel คุณสามารถเขียนสิ่งนี้ได้โดยใช้สูตร = PI () * รัศมี ^ 2.

ที่นี่ PI () คือ ฟังก์ชัน ที่ส่งคืนหมายเลข 3.14 และ "รัศมี" เป็น "ชื่อ" ที่เรามอบให้กับเซลล์ที่มีรัศมี “ โอเปอเรเตอร์” คือเลขชี้กำลัง (^) และตัวคูณ (*).

สั่งซื้อและความสำคัญ

วงเล็บถูกใช้เพื่อระบุลำดับและลำดับความสำคัญในการคำนวณ.

พื้นที่ของวงกลมสามารถเขียนπrrได้ แต่ไม่ใช่ (πr)², ดังนั้นคุณต้องเข้าใจคำสั่งซื้อและลำดับความสำคัญก่อนจึงจะได้คำตอบที่ถูกต้อง เลขชี้กำลังได้รับการประเมินก่อนการคูณดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องใช้วงเล็บในกรณีนี้ ฟังก์ชั่นยกกำลังสองรัศมีก่อนแล้วจึงคูณด้วย Pi.

หากคุณต้องการขจัดข้อสงสัยใด ๆ ที่เป็นไปได้คุณอาจชัดเจนและเขียน = Pi * (รัศมี ^ 2).

เราจะสำรวจลำดับและลำดับความสำคัญต่อไปในบทที่ 2.

ถัดไป ...

สำหรับส่วนที่เหลือของชุดนี้เราจะมุ่งเน้นไปที่สี่ประเด็นสำคัญ:

บทที่ 2: การกำหนดและสร้างสูตร

ในการเริ่มต้นไอเท็มแรกในการสำรวจคือวิธีสร้างสูตรและทำความเข้าใจกฎพื้นฐาน:

• วิธีสร้างสูตร
• ผู้ประกอบการคำนวณ
• สั่งซื้อและนำหน้า
• แสดงให้เห็นถึงวิธีการใช้ฟังก์ชั่นภายในสูตร

บทที่ 3: การอ้างอิงเซลล์และการจัดรูปแบบ

ในบทนี้เราจะพูดถึงการอ้างอิงเซลล์ทั้งสามประเภท (สัมพัทธ์สัมบูรณ์และแบบผสม) การจัดรูปแบบวิธีการย้ายหรือคัดลอกและสูตรและการอ้างอิงแบบวงกลม.

สมมติว่าคุณมีสูตรในเซลล์ B1 ที่ระบุว่า = A1 * 2 หากคุณคัดลอกสูตรนั้นไปยังเซลล์ B2 (เซลล์หนึ่งไปทางขวา) การอ้างอิงเซลล์ก็จะเปลี่ยนเช่นกัน.

สูตรใหม่บอกว่า B1 * 2 คุณสามารถใช้เครื่องหมายดอลลาร์ ($) เพื่อยึดการอ้างอิงเซลล์เพื่อที่การคัดลอกจะไม่เปลี่ยนจุดที่มัน (ไม่ต้องกังวลเราครอบคลุมสิ่งนี้ในเล็กน้อย).

บทที่ 4: ฟังก์ชั่นที่มีประโยชน์ที่คุณควรรู้จัก

บทเรียนนี้จะอธิบายถึงฟังก์ชั่นที่ใช้บ่อยที่สุดบางส่วนและวิธีที่เราสามารถนำไปใช้ในการคำนวณที่มีประโยชน์และวิธีการ "ซ้อน" ฟังก์ชัน.

ในการซ้อนฟังก์ชันหมายความว่าให้วางฟังก์ชันหนึ่งไว้ภายในอีกฟังก์ชันหนึ่ง ตัวอย่างเช่นหากคุณต้องการรู้ว่าวันนี้คือวันใดให้เขียน = WEEKDAY (NOW ()).

NOW () ให้วันที่วันนี้และ WEEKDAY () เปลี่ยนเป็นตัวเลขตั้งแต่ 1 ถึง 7 ตอนนี้ () คือ“ ซ้อนกัน” ภายใน WEEKDAY ().

บทที่ 5: ฟังก์ชั่นขั้นสูง: ถ้าซ้อนกันถ้าและค้นหา

ถ้าคุณต้องการสร้างแบบจำลองหรืออัลกอริธึมที่ซับซ้อนคุณจะต้องรู้วิธีรวมฟังก์ชันลอจิกและการค้นหารวมถึงคำสั่ง IF และการซ้อน IF และการค้นหา IF รวมถึง VLOOKUP และ HLOOKUP.

ตัวอย่างของฟังก์ชั่นการค้นหาจะเป็น = COLUMN () สิ่งนี้จะให้หมายเลขคอลัมน์ของการอ้างอิงเซลล์เช่น A = COLUMN (A1).

นอกจากนี้เรายังจะครอบคลุมตารางสาระสำคัญสั้น ๆ ตารางเดือยใช้เพื่อแยกความหมายจากข้อมูล ตัวอย่างเช่นคุณสามารถใช้รายการขายและจัดกลุ่มตามภูมิภาคหรือพนักงานขายเพื่อให้ยอดรวมสำหรับแต่ละรายการ.