วิธีการควบคุมบรรทัดและการเว้นวรรคย่อหน้าใน Microsoft Word

มีหลายเหตุผลที่คุณอาจต้องการเปลี่ยนจำนวนช่องว่างระหว่างบรรทัดในย่อหน้าหรือระหว่างย่อหน้าด้วยตนเอง Word มีค่าที่ตั้งไว้ล่วงหน้าที่มีประโยชน์ให้ใช้ แต่คุณสามารถควบคุมได้อย่างเต็มที่ด้วยการระบุระยะห่างที่แน่นอน นี่คือวิธี.

การเปลี่ยนระยะห่างระหว่างบรรทัดหรือย่อหน้าในเอกสารไม่ใช่สิ่งที่คุณอาจต้องทำบ่อยครั้งมาก แต่เมื่อใครก็ตามที่ต้องเปลี่ยนกระดาษให้มีระยะห่างสองเท่าที่จำเป็นต้องรู้มันอาจเป็นความแตกต่างระหว่างการผ่านและการล้มเหลว นอกวิทยาลัยคุณอาจยังต้องเผชิญกับแนวทางการเว้นวรรคบรรทัดโดยนายจ้างลูกค้าหรือผู้เผยแพร่ และแม้แต่ในเอกสารของคุณระยะห่างที่ถูกต้องสามารถทำให้เอกสารของคุณอ่านได้มากขึ้นหรือเน้นส่วนต่าง ๆ ของเอกสารที่คุณต้องการให้ผู้อ่านโฟกัส หากการเว้นวรรคเริ่มต้นใน Word ค่อนข้างไม่เข้าที่สำหรับคุณ Word ทำให้การเปลี่ยนแปลงเป็นเรื่องง่าย.

ระยะห่างบรรทัดและย่อหน้าคืออะไร?

พวกเขาทั้งคู่สวยมากในสิ่งที่พวกเขาฟัง การเว้นวรรคบรรทัดคือจำนวนช่องว่างระหว่างข้อความสองบรรทัด การเว้นวรรคย่อหน้าคือจำนวนช่องว่างระหว่างสองย่อหน้า และเช่นเดียวกับการใช้แบบอักษรที่ถูกต้องหรือระยะขอบที่เหมาะสมการควบคุมระยะห่างเป็นส่วนสำคัญของการจัดรูปแบบเอกสาร.

และแปลกที่มันอาจฟังในตอนแรกทั้งระยะห่างระหว่างบรรทัดและย่อหน้าจะใช้ในระดับย่อหน้า การเว้นวรรคบรรทัดจะควบคุมวิธีเว้นวรรคบรรทัดทั้งหมดของย่อหน้า การเว้นวรรคย่อหน้าจะควบคุมว่ามีพื้นที่ว่างมาก่อนและหลังย่อหน้าหรือไม่.

ใน Word ระยะห่างบรรทัดมักวัดเป็นทวีคูณของขนาดตัวอักษรที่ใช้ในย่อหน้า ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณใช้แบบอักษร 12 จุดสำหรับข้อความในย่อหน้าของคุณ หากคุณเลือกเว้นวรรคบรรทัดเดียวช่องว่างระหว่างบรรทัดจะเป็น 12 คะแนน หากคุณเลือกระยะห่างสองเท่าช่องว่างระหว่างเส้นนั้นจะเป็น 24 คะแนน อย่างไรก็ตามหากคุณต้องการปรับแต่งสิ่งต่าง ๆ อย่างละเอียดคุณสามารถระบุขนาดพอยต์ที่แน่นอนที่จะใช้.

ย่อหน้าทำงานแตกต่างกันเล็กน้อย โดยค่าเริ่มต้น Word จะเพิ่มช่องว่างแปดจุดหลังย่อหน้าและไม่มีช่องว่างเพิ่มเติมก่อนย่อหน้าและคุณสามารถเปลี่ยนค่าทั้งสองได้ตามต้องการ.

ลองมาดูวิธีการทำทั้งหมดนี้ให้ละเอียดยิ่งขึ้น.

ใช้ค่าที่ตั้งล่วงหน้าสำหรับการเปลี่ยนแปลงที่ง่าย

Word มีตัวเลือกที่ตั้งไว้ล่วงหน้าทั่วไปเพื่อให้คุณเลือก โปรดจำไว้ว่าการเว้นวรรคบรรทัดและย่อหน้านั้นจะใช้ทั้งในระดับย่อหน้า หากคุณวางจุดแทรกในย่อหน้าคุณจะเปลี่ยนสิ่งต่าง ๆ สำหรับย่อหน้านั้น หากคุณเลือกข้อความจากหลายย่อหน้าคุณจะเปลี่ยนสิ่งต่าง ๆ สำหรับย่อหน้าเหล่านั้นทั้งหมด.

เลือกย่อหน้าทั้งหมดที่คุณต้องการเปลี่ยน (หรือวางจุดแทรกที่ใดก็ได้ในย่อหน้าเดียวที่คุณต้องการเปลี่ยน) บนแท็บหน้าแรกให้คลิกปุ่ม“ ระยะห่างระหว่างบรรทัดและย่อหน้า”.

นี่เป็นการเปิดเมนูดร็อปดาวน์พร้อมค่าที่ตั้งไว้ล่วงหน้าสำหรับการเว้นวรรคบรรทัด (ที่ด้านบน) และการเว้นวรรคย่อหน้า (ที่ด้านล่าง).

ระยะห่างบรรทัดจะแสดงเป็นทวีคูณ “ 2.0” เป็นระยะห่างสองเท่า“ 3.0” เป็นระยะห่างสามเท่าเป็นต้น เลือกหลายรายการที่คุณต้องการและ Word ใช้กับย่อหน้าที่เลือก หากคุณต้องการเลือกระยะห่างอื่นหรือเปลี่ยนกลับเป็นระยะห่างเดิมให้คลิกตัวเลือก“ ระยะห่างระหว่างบรรทัดและย่อหน้า” อีกครั้งและเลือกหลายช่องว่าง.

การเว้นวรรคย่อหน้าอนุญาตให้คุณเพิ่มหรือลบการเว้นวรรคที่ตั้งไว้ล่วงหน้าก่อนย่อหน้าหรือหลังย่อหน้า และมันก็เป็นวิธีที่แปลก หากขณะนี้คุณไม่มีระยะห่างก่อนหรือหลังย่อหน้าเมนูจะแสดงคำสั่งสำหรับการเพิ่มระยะห่างในทั้งสองตำแหน่ง (ดังที่แสดงในภาพก่อนหน้า) หากคุณเพิ่มช่องว่างในที่เดียวคำสั่งนั้นจะเปลี่ยนเพื่อให้คุณลบการเว้นวรรคนั้นออก.

ดังนั้นคุณสามารถเพิ่มหรือลบระยะห่างที่ตั้งไว้ล่วงหน้าได้เพียงระดับเดียวด้วยคำสั่งเมนู และที่ตั้งไว้เหล่านั้นคืออะไร? 12 คะแนนสำหรับการเว้นวรรคก่อนย่อหน้าและ 8 คะแนนสำหรับการเว้นวรรค.

ค่าที่ตั้งล่วงหน้าเหล่านี้ทำงานได้ดีพอสำหรับการเปลี่ยนแปลงแบบง่าย ๆ ไปสองสามย่อหน้า แต่ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนระยะห่างในเอกสารทั้งหมด? คุณสามารถเลือกทุกอย่าง (Ctrl + A) จากนั้นใช้คำสั่งเดียวกันนี้ แต่มีการตั้งค่าล่วงหน้าที่ดีกว่าถ้าคุณต้องการเปลี่ยนเอกสารทั้งหมด.

ใช้การตั้งค่าระยะห่างเพิ่มเติมสำหรับเอกสารทั้งหมดของคุณ

สลับไปที่แท็บ“ ออกแบบ” จากนั้นคลิกปุ่ม“ การเว้นวรรคย่อหน้า”.

ถึงแม้ว่าปุ่มนั้นจะมีป้ายกำกับว่า "การเว้นวรรคย่อหน้า" การเปลี่ยนแปลงที่นี่สามารถนำไปใช้กับทั้งการเว้นวรรคย่อหน้าและบรรทัดสำหรับเอกสารของคุณ เมื่อคุณวางตัวชี้ไปเหนือค่าที่ตั้งไว้แต่ละค่าคุณจะเห็นการเปลี่ยนแปลงที่ปรากฏในเอกสารของคุณ คุณจะเห็นฟองข้อความเล็ก ๆ ปรากฏขึ้นที่ช่วยให้คุณรู้ว่าตัวเลือกการเว้นวรรคบรรทัดและย่อหน้าใดที่จะใช้.

นี่คือตัวเลือก“ ทั้งหมดหรือไม่มีเลย” ดังนั้นมันจะใช้ได้กับเอกสารทั้งหมดเท่านั้นหรือไม่เลย นี่คือรูปแบบการตั้งค่าล่วงหน้าแบบกระชับเปิดและแบบคู่ที่มีลักษณะเหมือนข้อความที่เหมือนกัน.

ที่ด้านล่างของเมนูแบบเลื่อนลง“ การเว้นวรรคย่อหน้า” คุณสามารถคลิกคำสั่ง“ การเว้นวรรคย่อหน้าแบบกำหนดเอง” เพื่อเปิดหน้าต่างจัดการสไตล์.

ในแท็บ "ตั้งค่าเริ่มต้น" เครื่องมือในส่วน "การเว้นวรรคย่อหน้า" ให้คุณปรับแต่งการเว้นวรรคสำหรับเอกสารของคุณ คุณสามารถเลือกที่ด้านล่างว่าจะใช้การเปลี่ยนแปลงเฉพาะในเอกสารปัจจุบันหรือกับเอกสารใหม่ทั้งหมดโดยใช้เทมเพลตเดียวกัน.

ใช้การควบคุมปลีกย่อยกับย่อหน้าและการเว้นวรรคบรรทัด

หากคุณต้องการกลเม็ดเด็ดพรายเล็กน้อยกว่าค่าที่ตั้งล่วงหน้าเหล่านี้ที่เราครอบคลุมไปถึงข้อเสนอคุณจะมีตัวเลือกอื่น (นี่คือ Word หลังจากทั้งหมด).

ขั้นแรกให้วางจุดแทรกของคุณในย่อหน้าที่คุณต้องการเปลี่ยน (หรือเลือกหลายย่อหน้าหรือทั้งเอกสารด้วย Ctrl + A) บนแท็บ“ หน้าแรก” คลิกลูกศรเล็ก ๆ ที่ด้านล่างขวาของกลุ่มย่อหน้า.

สิ่งนี้จะเปิดหน้าต่างย่อหน้า ในแท็บ "เยื้องและระยะห่าง" ในส่วน "การเว้นวรรค" คุณสามารถใช้การปรับเฉพาะกับทั้งวรรคและระยะห่างบรรทัด.

ทางด้านซ้ายคุณสามารถใช้ตัวควบคุม“ ก่อน” และ“ หลัง” เพื่อระบุจำนวนเนื้อที่ที่คุณต้องการก่อนและหลังย่อหน้า นอกจากนี้คุณยังมีตัวเลือกในการเว้นระยะย่อหน้าของคุณจากการส่งผลกระทบต่อบล็อกข้อความที่อยู่ในสไตล์ที่แตกต่างกันโดยสลับไปที่ช่องทำเครื่องหมาย“ อย่าเพิ่มช่องว่างระหว่างย่อหน้าของสไตล์เดียวกัน” (หากคุณไม่แน่ใจว่าคุณกำลังใช้สไตล์ที่แตกต่างคุณอาจไม่ได้)

ทางด้านขวาในส่วนนั้นดรอปดาวน์“ Line Spacing” ให้คุณเลือกค่าที่เว้นระยะบรรทัดเดียวกันทั้งหมดที่เราได้ดูมาก่อนพร้อมกับตัวเลือกอื่น ๆ.

ตัวเลือกเพิ่มเติมเหล่านี้รวมถึง:

• อย่างน้อย: ตัวเลือกนี้ช่วยให้คุณระบุขนาดจุดต่ำสุดที่จะใช้สำหรับการเว้นวรรคบรรทัดและมีประโยชน์ในกรณีที่เฉพาะเจาะจงเท่านั้น ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณมีหนึ่งบรรทัดในย่อหน้าว่าด้วยเหตุผลใดก็ตามที่ใช้ขนาดตัวอักษรที่เล็กกว่าอีกบรรทัดหนึ่ง ตัวเลือกระยะห่างปกติอาจทำให้ดูแปลก เลือกระยะห่างขั้นต่ำสามารถช่วย.
• ว่า: ตัวเลือกนี้ช่วยให้คุณระบุขนาดพอยต์ที่แน่นอนเพื่อใช้ระหว่างบรรทัดของย่อหน้าที่เลือก.
• หลายรายการ: ตัวเลือกนี้ช่วยให้คุณสามารถโทรออกได้หลายตัวเลือกเพื่อใช้สำหรับการเว้นวรรค ตัวอย่างเช่นหากระยะห่าง 1.5 แน่นเกินไปและ 2.0 กว้างเกินไปคุณอาจลองทำอะไรเช่น 1.75.

ระหว่างตัวเลือกทั้งสามนี้คุณจะสามารถควบคุมระยะห่างของเอกสารทั้งหมดของคุณได้อย่างสมบูรณ์ดังนั้นตอนนี้คุณจึงสามารถเพิ่มพื้นที่เป็นสองเท่าได้อย่างมั่นใจด้วยคำว่ากระดาษหรือ wow เพื่อนร่วมงานของคุณด้วยรายงานที่จัดรูปแบบได้อย่างสมบูรณ์แบบ.