วิธีสร้างตารางดัชนีอย่างมืออาชีพด้วย Microsoft Word

ดัชนีช่วยให้ผู้อ่านหาคำสำคัญในเอกสารของเราได้อย่างง่ายดาย แต่การสร้างดัชนีด้วยมือนั้นน่าเบื่อมากและใช้เวลานาน โชคดีที่คุณสามารถสร้างตารางดัชนีใน Word ได้โดยอัตโนมัติ.

ภาพโดย Ifijay

วิธีการทั่วไปในการสร้างตารางดัชนีใน Word คือการทำเครื่องหมายคำแต่ละคำที่เราต้องการจัดทำดัชนีด้วยตนเอง แต่อีกทางเลือกหนึ่งคือการใช้เอกสารที่สอดคล้องกันเพื่อจัดทำดัชนีเอกสารหลักของเราโดยอัตโนมัติซึ่งเป็นสิ่งที่เราจะครอบคลุมในบทความวันนี้.

สร้างดัชนี

เริ่มต้นด้วยการสร้างตารางสองคอลัมน์ในไฟล์ที่สอดคล้องของเรา เขียนคำที่คุณต้องการทำเครื่องหมายสำหรับการจัดทำดัชนีในคอลัมน์ด้านซ้าย เขียนข้อความที่คุณต้องการใช้ในตารางดัชนีของเอกสารหลักในคอลัมน์ด้านขวา.

ปิดไฟล์ที่สอดคล้องกันและเปิดแท็บการอ้างอิงของเอกสารหลักของคุณเพื่อสร้างดัชนีเอกสารหลักของเรา.

คลิกที่ปุ่ม "AutoMark" และเลือกเอกสารที่สอดคล้องกันเมื่อ Word พร้อมท์ให้คุณระบุไฟล์ AutoMark.

ทันทีที่คุณคลิกปุ่มตกลงคุณจะเห็นว่า Word สร้างเขตข้อมูลรายการดัชนีบางส่วนในเอกสารของเรา.

เราสามารถซ่อนฟิลด์เหล่านี้ได้โดยคลิกปุ่ม“ แสดง / ซ่อนย่อหน้า” ในแท็บหน้าแรก.

ไปที่จุดสิ้นสุดของเอกสารหลักแล้วคลิกปุ่ม“ แทรกดัชนี” อีกครั้งและคลิกปุ่มตกลงในเวลานี้เพื่อสร้างดัชนี.

นั่นคือทั้งหมดที่เรามีเกี่ยวกับวิธีสร้างตารางดัชนีด้วยไฟล์ที่สอดคล้องกัน มาดูกันว่าเราสามารถปรับแต่งสไตล์ดัชนีได้อย่างไร.

การสร้างการอ้างอิงโยงในดัชนี

Word ช่วยให้เราสามารถสร้างดัชนีประเภทต่างๆ ที่นี่เรามีดัชนีพร้อมรายการย่อยที่มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อเราต้องการจัดกลุ่มชุดของแนวคิดที่เกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดในเอกสารของเรา.

เคล็ดลับในการสร้างรายการย่อยคือการแยกข้อความในคอลัมน์ด้านขวาของตารางเอกสารที่มีความสอดคล้องกับโคลอน (:) Word จะถือว่าคำใด ๆ ที่ตามหลังเครื่องหมายโคลอนเป็นรายการย่อยในดัชนี.

อีกประเภทที่มีประโยชน์ของดัชนีคือดัชนีอ้างอิงโยงที่มักจะมาในรูปแบบของ "ดูด้วย ... "

น่าเสียดายที่เราไม่สามารถสร้างการอ้างอิงโยงในตารางดัชนีของเราโดยใช้ไฟล์ที่มีความสอดคล้องดังนั้นเราต้องแก้ไขฟิลด์ดัชนีด้วยตนเองโดยการเพิ่ม“ \ t” หลังจากคำที่จัดทำดัชนีตามด้วยคำที่อ้างอิงข้าม.

การบำรุงรักษาดัชนี

หนึ่งในความท้าทายในการดูแลรักษาดัชนีใน Word คือ Word ไม่ได้ให้ปุ่มหรือเมนูที่เราสามารถคลิกเพื่อล้างเขตข้อมูลดัชนีถ้าเราตัดสินใจที่จะทำซ้ำไฟล์ที่สอดคล้องกันของเรา.

เราต้องใช้สคริปต์ Visual Basic เพื่อล้างเขตข้อมูลดัชนีในเอกสารของเรา พวกคุณส่วนใหญ่ต้องคิดว่า "Visual Basic Script ฉันไม่ใช่โปรแกรมเมอร์! นั่นคืออะไร ?". ไม่ต้องกังวลว่ามันจะไม่แย่อย่างที่คิด เพียงแค่คัดลอกและวางสคริปต์ง่ายๆนี้ที่เขียนโดยคนที่ยอดเยี่ยมที่ TechRepublic ลงในโปรแกรมแก้ไข Visual Basic ของ Word และเรียกใช้เพื่อล้างข้อมูลในฟิลด์เอกสารหลักของคุณ.

ย่อย DeleteIndexEntries ()
Dim doc เป็นเอกสาร
Dim fld As Field
ตั้ง doc = ActiveDocument
สำหรับแต่ละ fld ใน doc.Fields
fld.Select
ถ้า fld.Type = wdFieldIndexEntry จากนั้น
fld.Delete
สิ้นสุดถ้า
ต่อไป
ตั้ง fld = ไม่มีอะไร
ตั้ง doc = ไม่มีอะไร
ส่วนท้าย


เปิดตัวแก้ไข Visual Basic โดยกด Alt + F11 และวางสคริปต์นี้ลงในตัวแก้ไข เรียกใช้งานสคริปต์โดยคลิกปุ่ม“ Run” เพื่อทำความสะอาดฟิลด์ดัชนีของเอกสารหลัก.

เอกสารหลักของคุณไม่ควรมีเขตข้อมูลดัชนีอีกต่อไป ตอนนี้เราสามารถจัดทำดัชนีเอกสารหลักอีกครั้งและสร้างตารางดัชนีใหม่โดยใช้เมนู "แทรกดัชนี".

การใช้รูปแบบตารางดัชนีที่แตกต่างกัน

ใช่ดัชนีมีประโยชน์อย่างแน่นอนสำหรับผู้อ่านของคุณ แต่ส่วนใหญ่อาจเป็นเพราะคุณคิดว่า“ ทำไมตารางดัชนีจึงดูน่าเบื่อมาก ฉันสามารถเปลี่ยนวิธีที่ทำให้ดูน่าสนใจมากขึ้นได้ไหม” คำตอบคือ ใช่, ตารางดัชนีไม่จำเป็นต้องดูธรรมดา.

เราสามารถปรับรูปแบบของตารางดัชนีโดยเลือกรูปแบบที่มีอยู่เพื่อปรับรูปลักษณ์ของตารางดัชนี.

นี่คือตัวอย่างเกี่ยวกับวิธีการ คลาสสิก รูปแบบดัชนีดูเหมือนว่า.

เราสามารถใช้สไตล์ของเราเองกับตารางดัชนีได้โดยเลือกปุ่ม“ จากเทมเพลต” และคลิกปุ่ม“ แก้ไข”.

เลือกหนึ่งในรูปแบบดัชนีที่มีอยู่และคลิกปุ่ม“ แก้ไข” เพื่อสร้างสไตล์ของเราเอง.

เราสามารถปรับรูปแบบตัวอักษรของตารางดัชนี.

ให้ตารางดัชนีมีเส้นขอบหรือกำหนดหมายเลข

... เพื่อให้ตารางดัชนีมีลักษณะและความรู้สึกเฉพาะ.

นั่นคือทั้งหมดที่เรามีสำหรับการสร้างตารางดัชนีด้วย Microsoft Word มีเคล็ดลับที่ยอดเยี่ยมสำหรับการสร้างเอกสารอีกหรือไม่ แบ่งปันความเชี่ยวชาญของคุณในความคิดเห็น.