วิธีการเน้นแถวใน Excel โดยใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขช่วยให้คุณสามารถจัดรูปแบบเซลล์ในสเปรดชีต Excel ตามเนื้อหาของเซลล์ ตัวอย่างเช่นคุณอาจมีเซลล์เปลี่ยนเป็นสีแดงเมื่อมีจำนวนต่ำกว่า 100 นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อเน้นทั้งแถว?

หากคุณไม่เคยใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขมาก่อนคุณอาจต้องการดูการใช้การจัดรูปแบบเซลล์แบบมีเงื่อนไขใน Excel 2007 สำหรับ Excel รุ่นก่อนหน้า แต่อินเทอร์เฟซไม่ได้เปลี่ยนแปลงมากนัก คู่มือดังกล่าวพูดถึงการจัดรูปแบบเซลล์เฉพาะตามเนื้อหา ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณใช้สเปรดชีตเพื่อติดตามชั่วโมงการทำงานของพนักงาน คุณสามารถใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อให้เซลล์สีแดงซึ่งพนักงานทำงานมากกว่าแปดชั่วโมงในแต่ละวัน.

แต่ถ้าคุณต้องการใช้ค่าของเซลล์เพื่อไฮไลต์ อื่น ๆ เซลล์? ในตัวอย่างที่เราใช้สำหรับบทความนี้เรามีสเปรดชีตขนาดเล็กที่มีภาพยนตร์และรายละเอียดเกี่ยวกับภาพยนตร์เหล่านั้น (เพื่อให้คิดง่าย) เราจะใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อเน้นแถวทั้งหมดด้วยภาพยนตร์ที่สร้างขึ้นก่อนปี 1980.

ขั้นตอนที่หนึ่ง: สร้างตารางของคุณ

เห็นได้ชัดว่าสิ่งแรกที่คุณต้องการคือตารางที่เรียบง่ายซึ่งมีข้อมูลของคุณ ข้อมูลไม่จำเป็นต้องเป็นข้อความเท่านั้น คุณสามารถใช้สูตรได้อย่างอิสระ ณ จุดนี้ตารางของคุณไม่มีการจัดรูปแบบเลย:

ขั้นตอนที่สอง: จัดรูปแบบตารางของคุณ

ตอนนี้ได้เวลาจัดรูปแบบตารางของคุณถ้าคุณต้องการ คุณสามารถใช้เครื่องมือการจัดรูปแบบ "แบบง่าย" ของ Excel หรือใช้วิธีการแบบแฮนด์เวิร์กเพิ่มเติม แต่วิธีที่ดีที่สุดก็คือการจัดรูปแบบเฉพาะส่วนที่ไม่ได้รับผลกระทบจากการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ในกรณีของเราเราสามารถกำหนดเส้นขอบให้กับตารางได้อย่างปลอดภัยรวมทั้งจัดรูปแบบบรรทัดส่วนหัว.

ขั้นตอนที่สาม: สร้างกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

ตอนนี้เรามาถึงเนื้อสัตว์และมันฝรั่ง ดังที่เราได้กล่าวไว้ตั้งแต่ต้นหากคุณไม่เคยใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขมาก่อนคุณควรตรวจสอบไพรเมอร์ก่อนหน้าของเราเกี่ยวกับเรื่องนี้และเมื่อคุณได้รับสิ่งนั้นลงมากลับมาที่นี่ หากคุณคุ้นเคยกับการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขอยู่แล้ว (หรืออาจจะชอบผจญภัย) ลองมาลองดูกัน.

เลือกเซลล์แรกในแถวแรกที่คุณต้องการจัดรูปแบบคลิกปุ่ม "การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข" ในส่วน "สไตล์" ของแท็บ "หน้าแรก" จากนั้นเลือก "จัดการกฎ" จากเมนูแบบเลื่อนลง.

ในหน้าต่าง“ ตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข” ให้คลิกปุ่ม“ กฎใหม่”.

ในหน้าต่าง“ กฎการจัดรูปแบบใหม่” เลือกตัวเลือก“ ใช้สูตรเพื่อกำหนดเซลล์ที่จะจัดรูปแบบ” นี่คือส่วนที่ยากที่สุด สูตรของคุณต้องประเมินเป็น "จริง" เพื่อให้กฎใช้และต้องมีความยืดหยุ่นเพียงพอเพื่อให้คุณสามารถใช้ได้ทั่วทั้งตารางในภายหลัง ที่นี่เรากำลังใช้สูตร:

= $ D4<1980

= $ D4 ส่วนหนึ่งของสูตรแสดงถึงที่อยู่ของเซลล์ที่ฉันต้องการตรวจสอบ. D คือคอลัมน์ (พร้อมวันที่ฉายภาพยนตร์) และ 4 คือแถวปัจจุบันของฉัน สังเกตเครื่องหมายดอลลาร์ก่อน D . หากคุณไม่รวมสัญลักษณ์นี้ดังนั้นเมื่อคุณใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขกับเซลล์ถัดไปมันจะตรวจสอบ E5 แต่คุณต้องระบุว่ามีคอลัมน์“ คงที่” ( $ D ) แต่แถว“ ยืดหยุ่น” ( 4 ) เนื่องจากคุณจะใช้สูตรนี้กับหลายแถว.

<1980 ส่วนหนึ่งของสูตรคือเงื่อนไขที่จะต้องพบ ในกรณีนี้เรากำลังหาเงื่อนไขง่าย ๆ - ตัวเลขในคอลัมน์วันที่วางจำหน่ายควรน้อยกว่า 1980 แน่นอนคุณสามารถใช้สูตรที่ซับซ้อนมากขึ้นถ้าคุณต้องการ.

ดังนั้นในภาษาอังกฤษสูตรของเราจะเป็นจริงทุกครั้งที่เซลล์ในคอลัมน์ D ในแถวปัจจุบันมีค่าน้อยกว่า 1980.

ถัดไปคุณจะกำหนดการจัดรูปแบบที่เกิดขึ้นหากสูตรเป็นจริง ในหน้าต่าง“ กฎการจัดรูปแบบใหม่” เดียวกันให้คลิกปุ่ม“ รูปแบบ”.

ในหน้าต่าง "จัดรูปแบบเซลล์" ให้ผ่านแท็บและปรับแต่งการตั้งค่าจนกว่าคุณจะได้รูปลักษณ์ที่คุณต้องการ ในตัวอย่างของเราเราจะเปลี่ยนสีเติมเป็นสีเขียวบนแท็บ "เติม" เมื่อคุณใช้การจัดรูปแบบของคุณเสร็จแล้วให้คลิกปุ่ม“ ตกลง”.

กลับไปที่หน้าต่าง "กฎการจัดรูปแบบใหม่" ตอนนี้คุณสามารถดูตัวอย่างเซลล์ของคุณได้ หากคุณพอใจกับรูปลักษณ์ทุกอย่างให้คลิกปุ่ม“ ตกลง”.

ตอนนี้คุณควรกลับไปที่หน้าต่าง“ ตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข” ย้ายหน้าต่างไปเล็กน้อยจนกว่าคุณจะเห็นสเปรดชีตอยู่ด้านหลังจากนั้นคลิกปุ่ม“ นำไปใช้” หากการจัดรูปแบบของเซลล์ที่คุณเลือกเปลี่ยนแปลงนั่นหมายความว่าสูตรของคุณถูกต้อง หากการจัดรูปแบบไม่เปลี่ยนแปลงคุณต้องย้อนกลับไปสองสามขั้นตอนแล้วปรับสูตรของคุณจนกว่าจะได้ผล ที่นี่คุณจะเห็นได้ว่าสูตรของเราใช้งานได้และเซลล์ที่เราเลือกนั้นถูกเติมเต็มด้วยสีเขียว.

ตอนนี้คุณมีสูตรการทำงานแล้วก็ถึงเวลาที่จะนำไปใช้กับทั้งตาราง ดังที่คุณเห็นด้านบนตอนนี้การจัดรูปแบบจะใช้กับเซลล์ที่เราเริ่มต้นเท่านั้น ในหน้าต่าง "ตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข" (ซึ่งควรจะยังคงเปิดอยู่) คลิกลูกศรขึ้นทางด้านขวาของฟิลด์ "นำไปใช้กับ".

หน้าต่าง“ ตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข” จะยุบลงทำให้คุณสามารถเข้าถึงสเปรดชีตของคุณได้ ลากเพื่อปรับขนาดการเลือกปัจจุบันทั่วทั้งตาราง (ยกเว้นส่วนหัว).

เมื่อเสร็จแล้วให้คลิกลูกศรลงทางด้านขวาของช่องที่อยู่เพื่อกลับไปที่หน้าต่าง“ ตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข” แบบเต็ม.

โปรดทราบว่าตอนนี้ฟิลด์“ ใช้กับ” มีช่วงของเซลล์แทนที่จะเป็นที่อยู่เดียว คลิกปุ่ม“ นำไปใช้” อีกครั้งและคุณจะเห็นตารางทั้งหมดจัดรูปแบบตามกฎของคุณ ในตัวอย่างของเราคุณจะเห็นว่าแถวทั้งหมดที่มีภาพยนตร์ที่สร้างขึ้นก่อนปี 1980 เต็มไปด้วยสีเขียว.

แค่นั้นแหละ! หากคุณมีความต้องการที่ซับซ้อนมากขึ้นคุณสามารถสร้างสูตรเพิ่มเติมได้ และแน่นอนคุณสามารถทำให้สูตรของคุณซับซ้อนกว่าตัวอย่างง่ายๆที่เราเคยใช้ที่นี่ คุณสามารถใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขระหว่างสเปรดชีตที่แตกต่างกันเพื่อให้เซลล์หรือแถวในสเปรดชีตเดียวถูกจัดรูปแบบแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับข้อมูลในแผ่นงานที่แตกต่างกันทั้งหมด เล่นกับเทคนิคที่เราครอบคลุมและในเวลาไม่นานคุณจะสามารถสร้างสเปรดชีตที่สลับซับซ้อนพร้อมข้อมูลที่ปรากฏขึ้นทันที.