วิธีบันทึกอีเมล (และรายการอื่น ๆ ) เป็นไฟล์ใน Microsoft Outlook

คุณสามารถบันทึกอีเมลผู้ติดต่อและการนัดหมาย Outlook เป็นไฟล์เดี่ยว ๆ ได้ การบันทึกรายการเหล่านี้สามารถช่วยให้คุณเข้าถึงได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายในภายหลัง เป็นวิธีที่สะดวกในการสำรองหรือแชร์ข้อความบางส่วนหรือเพียงแค่ทำให้เข้าถึงได้ง่าย.

วิธีบันทึกข้อความอีเมล์เป็นไฟล์

ก่อนอื่นเรามาดูวิธีการบันทึกข้อความเป็นไฟล์ใน Outlook สิ่งนี้มีประโยชน์หากคุณต้องการสำเนาสำรองของอีเมลบนคอมพิวเตอร์ของคุณ (หรือคัดลอกไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น) หรือถ้าคุณต้องการใช้ข้อความเป็นแม่แบบสำหรับข้อความในอนาคต.

เริ่มต้นด้วยการเปิดข้อความที่คุณต้องการบันทึก ในหน้าต่างอีเมลคลิกที่เมนู "ไฟล์" บน Ribbon.

เลือกคำสั่ง“ บันทึกเป็น”.

ในเมนู“ บันทึกเป็น” นำทางไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกไฟล์จากนั้นพิมพ์ชื่อไฟล์ ตามค่าเริ่มต้น Outlook จะตั้งชื่อด้วยบรรทัดหัวเรื่องของข้อความ แต่คุณสามารถเปลี่ยนเป็นอะไรก็ได้ที่คุณต้องการ.

คุณยังสามารถบันทึกข้อความเป็นไฟล์ประเภทต่าง ๆ โดยใช้เมนูแบบเลื่อนลง“ บันทึกเป็นประเภท” ค่าเริ่มต้นคือรูปแบบข้อความของ Outlook หากคุณเลือกสิ่งนั้นคุณสามารถคลิกสองครั้งที่ไฟล์เพื่อเปิดใน Outlook อีกครั้ง แต่มีตัวเลือกอื่น ๆ ให้คุณเลือกเช่นกัน:

• ข้อความเท่านั้น: เมื่อคุณบันทึกข้อความเป็นไฟล์ข้อความอย่างเดียวคุณเพียงแค่บันทึกคำไม่ใช่การจัดรูปแบบหรือรูปภาพใด ๆ.
• เทมเพลต Outlook: การบันทึกข้อความของคุณเป็นเทมเพลต Outlook หมายความว่าคุณสามารถใช้การจัดรูปแบบกับอีเมลในอนาคต เมื่อคุณเปิดไฟล์ Outlook จะสร้างข้อความใหม่พร้อมเนื้อหาของไฟล์ที่คุณสามารถระบุที่อยู่และส่งได้.
• HTML: การบันทึกข้อความของคุณเป็นเอกสาร HTML หมายความว่าคุณกำลังบันทึกอีเมลเพื่อดูในหน้าเว็บ คุณจะสามารถเปิดข้อความในเว็บเบราว์เซอร์ใดก็ได้.
• MHT: ไฟล์ MHT เป็นไฟล์เก็บถาวรของหน้าเว็บ เช่นเดียวกับไฟล์ HTML มันถูกออกแบบมาให้ดูในเว็บเบราว์เซอร์ ไม่เหมือนกับไฟล์ MHT ไฟล์ HTML จะบันทึกข้อความรหัสรูปภาพและสื่ออื่นทั้งหมดไว้ในไฟล์เดียว.

เมื่อเสร็จแล้วให้คลิกปุ่ม "บันทึก".

และข้อความของคุณจะถูกบันทึกเป็นไฟล์.

วิธีบันทึกข้อความอีเมล์เป็น PDF

คุณยังสามารถบันทึกอีเมลเป็น PDF โดยใช้เครื่องพิมพ์ PDF ในตัวของ Microsoft การบันทึกเป็น PDF เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการบันทึกสำเนาสำรองของข้อความที่คุณจะสามารถอ่านได้ด้วยการจัดรูปแบบที่เหมาะสมทั้งหมด.

ในหน้าต่างข้อความคลิกเมนู "ไฟล์" บน Ribbon.

คลิกคำสั่ง“ พิมพ์”.

คลิกเมนูแบบเลื่อนลง“ เครื่องพิมพ์” จากนั้นเลือกตัวเลือก“ Microsoft Print to PDF”.

โปรดทราบว่าหากคุณมีแอปสร้าง PDF ติดตั้งอยู่ในคอมพิวเตอร์ของคุณ (หรือหากคุณใช้ macOS) ตัวเลือกที่นี่อาจแตกต่างกัน ตัวอย่างเช่นหากคุณติดตั้ง Adobe คุณอาจเห็นตัวเลือก“ Adobe PDF” ที่จะทำงานได้เช่นกัน.

จากนั้นคลิกปุ่ม“ พิมพ์”.

ในหน้าต่าง“ Save PDF As” ที่เปิดขึ้นให้เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการให้บันทึก PDF พิมพ์ชื่อไฟล์จากนั้นคลิกปุ่ม“ บันทึก.

คุณได้บันทึกอีเมลของคุณเป็น PDF แล้ว.

และโปรดทราบว่าเนื่องจากคุณเพิ่งพิมพ์ไปยังเครื่องมือการเรนเดอร์ PDF เคล็ดลับเดียวกันนั้นใช้วิธีเดียวกันกับการบันทึกรายการใด ๆ ใน Outlook (ผู้ติดต่อการนัดหมายและอื่น ๆ ) เป็น PDF.

วิธีบันทึกผู้ติดต่อเป็นไฟล์

คุณยังสามารถบันทึกผู้ติดต่อเป็นไฟล์โดยใช้ Outlook มันทำงานเกือบจะเหมือนกับการบันทึกข้อความและอาจมีประโยชน์สำหรับการสำรองข้อมูลผู้ติดต่อแต่ละรายหรือย้ายพวกเขาไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่ ผู้ติดต่อจะถูกบันทึกเป็นรูปแบบไฟล์ Vcard (CVF) ที่ใช้โดยแอปอื่น ๆ จำนวนมากที่ทำงานกับผู้ติดต่อ สิ่งนี้ทำให้การถ่ายโอนผู้ติดต่อไปยังแอพอื่นง่ายขึ้นหรือส่งข้อมูลของผู้ติดต่อไปยังผู้อื่นเพื่อให้พวกเขาสามารถนำเข้าลงในแอพที่พวกเขาใช้.

จากหน้าต่างผู้ติดต่อคลิก“ ไฟล์” บนริบบิ้นหลัก.

คลิกคำสั่ง“ บันทึกเป็น”.

ในหน้าต่าง“ บันทึกเป็น” นำทางไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกไฟล์ผู้ติดต่อและเปลี่ยนชื่อหากคุณต้องการ.

เช่นเดียวกับข้อความคุณสามารถเลือกรูปแบบไฟล์ที่แตกต่างกันได้ที่นี่จากเมนูแบบเลื่อนลง "บันทึกเป็นประเภท":

• ข้อความเท่านั้น: เมื่อคุณบันทึกผู้ติดต่อของคุณเป็นไฟล์ข้อความอย่างเดียวคุณเพียงบันทึกคำศัพท์ไม่ใช่การจัดรูปแบบหรือรูปภาพใด ๆ.
• รูปแบบ Rich Text: การบันทึกผู้ติดต่อของคุณเป็นไฟล์ Rich Text หมายความว่าคุณสามารถบันทึกการจัดรูปแบบหลายประเภทเช่นตัวหนาและตัวเอียงพร้อมกับรูปภาพในไฟล์ของคุณ รูปแบบนี้จะมีประโยชน์หากคุณมีรูปภาพด้วยบัตรข้อมูลที่ติดต่อ.
• รูปแบบข้อความของ Outlook: เมื่อคุณบันทึกผู้ติดต่อของคุณในรูปแบบข้อความ Outlook คุณสามารถเปิดใน Outlook (แม้ในคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น) และมันจะทำงานเหมือนที่ติดต่อ Outlook อื่น ๆ แต่มันจะทำงานในลักษณะเดียวกันหากคุณบันทึกในรูปแบบ VCF เริ่มต้นดังนั้นจึงไม่มีความได้เปรียบที่นี่.

เมื่อเสร็จแล้วให้คลิกปุ่ม "บันทึก".

ตอนนี้คุณบันทึกผู้ติดต่อของคุณเป็นไฟล์แล้ว.

วิธีบันทึกการนัดหมาย (หรือทั้งปฏิทินของคุณ) เป็นไฟล์

เช่นเดียวกับรายการ Outlook อื่น ๆ คุณสามารถบันทึกการนัดหมายของคุณเป็นไฟล์ได้ แม้ว่าจะไม่มีประโยชน์ในการสำรองสำเนาการนัดหมายแต่ละรายการที่บันทึกไว้ แต่ Outlook สนับสนุนมาตรฐาน vCalendar ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถบันทึกการนัดหมายส่งไปยังบุคคลอื่นและพวกเขาสามารถนำเข้าแอปที่สนับสนุนอื่น.

เปิดการนัดหมายที่คุณต้องการบันทึก ในหน้าต่างการนัดหมายคลิกเมนู“ ไฟล์” บน Ribbon.

คลิกคำสั่ง“ บันทึกเป็น”.

นำทางไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกไฟล์การนัดหมายจากนั้นตั้งชื่อ.

เช่นเดียวกับข้อความและผู้ติดต่อคุณสามารถเลือกรูปแบบไฟล์ที่แตกต่างกันได้ที่นี่จากเมนูแบบเลื่อนลง "บันทึกเป็นประเภท":

• ข้อความเท่านั้น: เมื่อคุณบันทึกการนัดหมายของคุณเป็นไฟล์ข้อความอย่างเดียวคุณเพียงแค่บันทึกคำไม่ใช่การจัดรูปแบบหรือรูปภาพใด ๆ.
• เทมเพลต Outlook: การบันทึกการนัดหมายของคุณเป็นเทมเพลต Outlook หมายความว่าคุณสามารถใช้การจัดรูปแบบกับปฏิทินในอนาคตหรือการนัดหมายในปฏิทิน.
• รูปแบบข้อความของ Outlook: เมื่อคุณบันทึกการนัดหมายในรูปแบบข้อความ Outlook คุณสามารถเปิดใน Outlook อีกครั้งแม้กระทั่งบนคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น.
• HTML: การบันทึกข้อความของคุณเป็นเอกสาร HTML หมายความว่าคุณกำลังบันทึกการนัดหมายของคุณให้ดูในหน้าเว็บ.
• MHT: ไฟล์ MHT เป็นไฟล์เก็บถาวรของหน้าเว็บ เช่นเดียวกับไฟล์ HTML มันถูกออกแบบมาให้ดูในเว็บเบราว์เซอร์ ไม่เหมือนกับไฟล์ MHT ไฟล์ HTML จะบันทึกข้อความรหัสรูปภาพและสื่ออื่นทั้งหมดไว้ในไฟล์เดียว.
• รูปแบบ iCalendar: iCalendar เป็นอีกหนึ่งมาตรฐานปฏิทินที่ให้คุณถ่ายโอนข้อมูลปฏิทินไปยังแอพปฏิทินต่างๆ.

เลือกถ้าคุณต้องการที่จะบันทึกการนัดหมายเดียวหรือทั้งปฏิทินของคุณ การบันทึกทั้งปฏิทินของคุณจะบันทึกข้อมูลทั้งหมดในปฏิทิน Outlook ปัจจุบันของคุณ.

เมื่อเสร็จแล้วให้คลิกปุ่ม "บันทึก".

และคุณได้บันทึกการนัดหมายหรือปฏิทินเรียบร้อยแล้ว.