วิธีทดสอบ ความสามารถในการอ่าน ของการเขียนของคุณใน Microsoft Word หรือ Outlook

Microsoft Word และ Outlook ให้ความสำคัญกับความสามารถในการดูสถิติ“ อ่านง่าย” สำหรับสิ่งที่คุณเขียนดังนั้นคุณจะรู้ได้ง่ายหรือซับซ้อนเพียงใด สิ่งนี้สามารถช่วยให้มั่นใจว่างานเขียนของคุณสามารถอ่านได้เพียงพอสำหรับผู้ชมที่ต้องการ.

ใน Word รุ่นเก่าคุณลักษณะนี้เป็นเพียงคลิกไปที่แถบสถานะของคุณ ในรุ่นที่เริ่มต้นด้วย 2013 คุณต้องเปิดใช้งานคุณลักษณะก่อนแล้วจึงเข้าถึงได้โดยใช้การตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์.

การตรวจสอบตัวสะกดและไวยากรณ์ใน Word และ Outlook เกิดขึ้นในพาเนลพิสูจน์อักษรและเสนอวิธีพิสูจน์อักษรที่เป็นธรรม มีการตรวจสอบไวยากรณ์เพิ่มเติมที่ดีกว่าสำหรับ Office ที่นั่น แต่ถึงแม้ว่าคุณจะเปิดใช้งานคุณจะต้องเปิดใช้การตรวจสอบไวยากรณ์ในตัวเพื่อให้สามารถใช้สถิติการอ่านได้ ไม่ว่าจะคุ้มค่าหรือไม่นั้นขึ้นอยู่กับคุณจริงๆ และถ้าคุณไม่คิดว่าจะต้องใช้การตรวจสอบไวยากรณ์ แต่ก็ไม่ต้องการที่จะถูกรบกวนด้วยการขีดเส้นใต้ในขณะที่คุณทำงานคุณสามารถปิดการตรวจการสะกดและไวยากรณ์ในขณะที่พิมพ์.

วิธีเปิดใช้งานสถิติการอ่าน

ในการเข้าถึงสถิติความสามารถในการอ่านใน Word ก่อนอื่นคุณจะต้องเปิดคุณสมบัตินี้ก่อน ใน Word คลิกแท็บไฟล์จากนั้นคลิกตัวเลือก ในหน้าต่างตัวเลือกเลือกแท็บการพิสูจน์อักษร เปิดใช้งานทั้งช่องทำเครื่องหมาย "ตรวจสอบไวยากรณ์ด้วยการสะกด" และ "แสดงสถิติการอ่านได้" คลิกตกลงเมื่อดำเนินการเสร็จ.

กระบวนการนี้คล้ายกันใน Outlook คลิกที่แท็บไฟล์แล้วคลิกตัวเลือก ในหน้าต่างตัวเลือกเลือกแท็บจดหมายจากนั้นคลิกปุ่ม“ การสะกดและการแก้ไขอัตโนมัติ”.

ในหน้าต่างตัวเลือกตัวแก้ไขเลือกแท็บการพิสูจน์อักษร เปิดใช้งานทั้งช่องทำเครื่องหมาย "ตรวจสอบไวยากรณ์ด้วยการสะกด" และ "แสดงสถิติการอ่านได้" จากนั้นคลิกตกลง.

โปรดทราบว่าในทั้ง Word และ Outlook คุณสามารถยกเลิกการเลือกตัวเลือกสำหรับการตรวจสอบการสะกดคำและข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ขณะที่คุณพิมพ์หากคุณพบว่าการเบี่ยงเบนความสนใจ.

วิธีดูสถิติความสามารถในการอ่าน

เมื่อคุณเปิดใช้งานสถิติการอ่านแล้วการตรวจสอบคะแนนความสามารถในการอ่านของเอกสารหรือการเลือกข้อความนั้นเป็นเรื่องง่าย สิ่งที่คุณต้องทำคือเรียกใช้การตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์ คุณสามารถเลือกข้อความที่ต้องการตรวจสอบหรือตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีสิ่งใดถูกเลือกเพื่อตรวจสอบเอกสารทั้งหมด เริ่มการตรวจสอบตัวสะกดและไวยากรณ์โดยการกดปุ่ม F7 หรือคลิกปุ่มการพิสูจน์อักษรในแถบสถานะที่ด้านล่างของหน้าต่าง.

เรียกใช้การตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์และเมื่อคุณทำเสร็จหน้าต่างการอ่านสถิติจะปรากฏขึ้น.

หน้าต่างจะแสดงสถิติพื้นฐานบางอย่างเช่นจำนวนคำและตัวอักษรรวมถึงค่าเฉลี่ยเช่นประโยคต่อย่อหน้า ในส่วนความสามารถในการอ่านได้คุณจะเห็นคะแนนสองระดับ: ระดับความง่ายในการอ่านของ Flesch และระดับชั้นเรียน Flesch-Kincaid คะแนนทั้งสองขึ้นอยู่กับสูตรที่อธิบายความยาวของประโยคโดยเฉลี่ย (ASL) และพยางค์เฉลี่ยต่อคำ (ASW).

• ความง่ายดายในการอ่านของ Flesch. คะแนนนี้ให้คะแนนความสามารถในการอ่านข้อความของคุณในระดับ 100 จุดโดยมีคะแนนที่สูงขึ้นอ่านง่ายขึ้น คะแนนจาก 0-60 โดยทั่วไปถือว่าเป็นระดับวิทยาลัยหรือวิทยาลัยและค่อนข้างอ่านยาก คะแนนจาก 60-80 ถือว่าเป็นเรื่องง่ายที่จะอ่านและเขียนในภาษาอังกฤษ เอกสารมืออาชีพส่วนใหญ่ตกอยู่ในช่วงนี้ คะแนนสูงกว่า 80 ถือว่าเป็นเรื่องง่ายที่จะอ่านสำหรับเด็ก.
• ระดับชั้น Flesch-Kincaid. คะแนนนี้ให้คะแนนความสามารถในการอ่านของข้อความตามระดับเกรดของโรงเรียนในสหรัฐอเมริกา ตัวอย่างเช่นคะแนน 4.0 หมายถึงการเขียนที่นักเรียนเกรดสี่สามารถเข้าใจได้ เอกสารระดับมืออาชีพส่วนใหญ่อยู่ในช่วง 7.0-11.0.

และถ้าคุณชอบรู้คณิตศาสตร์เบื้องหลังสิ่งต่าง ๆ สูตรที่ใช้ในการกำหนดคะแนนความง่ายในการอ่านของ Flesch คือ:

206.835 - (1.015 x ASL) - (84.6 x ASW)

สูตรที่ใช้ในการกำหนดคะแนนระดับ Flesch-Kincaid คือ:

(.39 x ASL) + (11.8 x ASW) - 15.59

และนั่นมัน! มันเป็นคุณสมบัติที่ง่ายต่อการเปิดใช้งานและการใช้งานและในขณะที่คุณอาจไม่ต้องการยึดทุกสิ่งที่คุณเขียนด้วยคะแนนความสามารถในการอ่านได้.