ประหยัดเวลาด้วย Custom Search Folders ใน Microsoft Outlook

การค้นหาใน Outlook นั้นค่อนข้างง่าย แต่ทำไมคุณไม่ต้องพิมพ์การค้นหาเดิมซ้ำไปซ้ำมาถ้าคุณทำการค้นหาเป็นประจำ? Custom Search Folders ช่วยให้คุณสามารถบันทึกการค้นหาที่กำหนดเองเหล่านั้นเพื่อให้คุณสามารถกลับไปหาพวกเขาได้ในคลิกเดียวหรือสองครั้ง.

และในขณะที่การดึงดูดเพียงแค่คิดถึงโฟลเดอร์การค้นหาที่กำหนดเองเช่นการค้นหาที่บันทึกไว้พวกเขาจะเย็นกว่านั้น เนื่องจากมีการอัปเดตโดยอัตโนมัติพวกเขาจึงทำงานเหมือนโฟลเดอร์เสมือนจริงคล้ายกับคุณลักษณะป้ายกำกับใน Gmail ยกเว้นมีประสิทธิภาพมากกว่า ต้องการโฟลเดอร์ที่แสดงเฉพาะข้อความที่ยังไม่ได้อ่านจากบุคคลหนึ่ง ๆ และมีไฟล์แนบตั้งแต่หนึ่งไฟล์ขึ้นไปหรือไม่ ไม่มีปัญหา.

ลองมาดูวิธีการตั้งค่า.

สร้างโฟลเดอร์การค้นหาที่กำหนดไว้ล่วงหน้าใน Outlook

Outlook มีโฟลเดอร์การค้นหาที่กำหนดไว้ล่วงหน้าจำนวนหนึ่งซึ่งคุณสามารถใช้งานได้แล้ว คุณไม่สามารถปรับแต่งสิ่งเหล่านี้ได้อีกต่อไป แต่สิ่งเหล่านี้ควรค่าแก่การพิจารณาก่อนในกรณีที่ครอบคลุมความต้องการของคุณ.

ในการเริ่มต้นคุณจะพบโฟลเดอร์การค้นหาที่ด้านล่างของรายการโฟลเดอร์ในไฟล์ข้อมูล Outlook ทางด้านซ้ายของหน้าต่าง ไฟล์ข้อมูลแต่ละไฟล์มีโฟลเดอร์ค้นหาของตัวเองดังนั้นหากคุณใช้ Outlook เพื่อตรวจสอบมากกว่าหนึ่งบัญชีคุณสามารถตั้งค่าโฟลเดอร์การค้นหาที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละคน.

คุณจะไม่สามารถเลือกโฟลเดอร์ "Search Folders" ได้จนกว่าคุณจะสร้างโฟลเดอร์การค้นหาแรกของคุณ หากต้องการสร้างโฟลเดอร์ค้นหาให้เปลี่ยนไปที่แท็บ“ โฟลเดอร์” บน Ribbon จากนั้นคลิกปุ่ม“ โฟลเดอร์ค้นหาใหม่”.

สิ่งนี้จะเปิดหน้าต่าง New Search Folder คุณจะเห็นโฟลเดอร์การค้นหาที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเรียงเป็นหมวดหมู่เช่นการอ่านจดหมายจดหมายจากบุคคลและรายการและการจัดระเบียบจดหมาย โฟลเดอร์ส่วนใหญ่นั้นอธิบายด้วยตนเองได้ค่อนข้างดีดังนั้นเราจะไม่ครอบคลุมในรายละเอียด - คุณสามารถเรียกดูได้.

ที่นี่เรากำลังสร้างโฟลเดอร์ค้นหาใหม่ที่แสดงเมลที่ยังไม่ได้อ่าน มันเป็นโฟลเดอร์ค้นหาที่มีประโยชน์อย่างยิ่งที่จะมีเพราะมันแสดงเมลที่ยังไม่ได้อ่านทั้งหมดของคุณไม่ว่าจะเก็บไว้ในโฟลเดอร์ใดเพียงคลิกโฟลเดอร์ค้นหาที่คุณต้องการสร้าง.

ค่อนข้างง่ายใช่มั้ย ตอนนี้เรามาดูการสร้างโฟลเดอร์การค้นหาที่คุณกำหนดเองซึ่งมีประสิทธิภาพมากกว่า.

สร้างโฟลเดอร์การค้นหาที่กำหนดเองใน Outlook

โฟลเดอร์การค้นหาที่กำหนดเองช่วยให้คุณสามารถกำหนดเกณฑ์เพิ่มเติมที่โฟลเดอร์การค้นหาที่กำหนดไว้ล่วงหน้าจะไม่รวมคุณสามารถค้นหาได้ทุกฟิลด์ที่มีข้อความ Outlook อยู่ ที่สำคัญคุณสามารถสร้างโฟลเดอร์การค้นหาแบบกำหนดเองที่ใช้หลายเกณฑ์ในการเลือกข้อความ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถมีเพียงข้อความเดียวที่แสดงจากบางคนและมีคำเฉพาะในบรรทัดเรื่อง.

หากต้องการสร้างโฟลเดอร์ค้นหาให้เปลี่ยนไปที่แท็บ“ โฟลเดอร์” บน Ribbon จากนั้นคลิกปุ่ม“ โฟลเดอร์ค้นหาใหม่”.

ในหน้าต่าง New Search Folder เลื่อนลงไปที่ด้านล่างของรายการเลือกตัวเลือก“ สร้างโฟลเดอร์การค้นหาที่กำหนดเอง” จากนั้นคลิกปุ่ม“ เลือก” ที่ปรากฏขึ้น.

ในหน้าต่าง Custom Search Folder พิมพ์ชื่อสำหรับโฟลเดอร์ของคุณ.

ถัดไปคุณจะตั้งค่าเกณฑ์สำหรับการค้นหาดังนั้นกดปุ่ม“ เกณฑ์”.

หน้าต่างเกณฑ์การค้นหาโฟลเดอร์ช่วยให้คุณสามารถปรับแต่งการค้นหาได้อย่างแท้จริงและคุณสามารถเลือกเกณฑ์ที่มีให้เลือกได้มากเท่าที่คุณต้องการ.

แท็บ "ข้อความ" มีเกณฑ์พื้นฐานที่ให้คุณค้นหาคำที่เฉพาะเจาะจงในหัวเรื่องหรือเนื้อหาข้อความผู้ส่งและผู้รับ คุณยังสามารถ จำกัด การค้นหาข้อความที่คุณเป็นคนเดียวในบรรทัด“ ถึง” หรือในบรรทัด“ ถึง” หรือ“ Cc” กับบุคคลอื่น.

และคุณสามารถระบุช่วงเวลาสำหรับข้อความตามเวลาที่ได้รับส่งแก้ไขและอื่น ๆ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถแสดงเฉพาะข้อความที่ได้รับในเจ็ดวันที่ผ่านมา.

แท็บ "ตัวเลือกเพิ่มเติม" ให้เกณฑ์เพิ่มเติมสำหรับการ จำกัด การค้นหาของคุณให้แคบลง คุณสามารถค้นหาตามข้อความในหมวดหมู่เฉพาะข้อความที่ยังไม่ได้อ่านหรือมีไฟล์แนบโดยความสำคัญของข้อความข้อความที่ถูกตั้งค่าสถานะหรือไม่และแม้แต่ตามขนาดที่แท้จริงของข้อความ อันสุดท้ายนั้นมีประโยชน์สำหรับการค้นหาและลบสิ่งที่แนบขนาดใหญ่ตามวิธี.

แท็บ“ ขั้นสูง” ให้คุณเพิ่มเกณฑ์ตามเขตข้อมูลทั้งหมดที่วัตถุ Outlook สามารถจัดเก็บได้ มีพวกมันมากมายดังนั้นเราจะไม่ปิดบังพวกเขาที่นี่ แต่ถ้าคุณต้องการค้นหาโดยใช้สิ่งที่คุณไม่ได้พบในแท็บอื่นโอกาสที่คุณจะพบได้โดยคลิกที่ปุ่ม "ฟิลด์" และเรียกดูเมนู.

เมื่อคุณตั้งค่าเกณฑ์ทั้งหมดที่คุณต้องการในแท็บทั้งสามเสร็จแล้วให้ดำเนินการต่อและคลิกปุ่ม“ ตกลง” เพื่อกลับไปที่หน้าต่างโฟลเดอร์การค้นหาที่กำหนดเอง มีอีกอย่างหนึ่งที่คุณอาจต้องการกำหนดค่าที่นี่ก่อนที่จะเสร็จสิ้น.

ตามค่าเริ่มต้นการค้นหาที่กำหนดเองที่คุณสร้างจะดึงจากโฟลเดอร์ทั้งหมดในไฟล์ข้อมูล Outlook ของคุณ หากคุณต้องการ จำกัด เฉพาะบางโฟลเดอร์ให้คลิกปุ่ม“ เรียกดู”.

ในหน้าต่างเลือกโฟลเดอร์เลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการรวมไว้ในการค้นหาแล้วคลิกปุ่ม“ ตกลง”.

จากนั้นกลับมาที่หน้าต่างปรับแต่งหลักไปข้างหน้าแล้วคลิก“ ตกลง” อีกครั้ง.

Outlook สร้างโฟลเดอร์ค้นหาที่กำหนดเองและเพิ่มเข้าไปในมุมมองโฟลเดอร์ของคุณ.

เมื่อคุณได้ใช้แล้วคุณสมบัติ Custom Search Folder นั้นค่อนข้างทรงพลัง นี่เป็นเพียงตัวอย่างเล็ก ๆ น้อย ๆ ของสิ่งที่คุณสามารถใช้โฟลเดอร์การค้นหาสำหรับ:

• ข้อความถึงและจากเจ้านายของคุณ
• ข้อความที่มีค่าสถานะการติดตามที่ไม่ได้แก้ไขตามหมวดหมู่ (ตัวอย่างเช่นคุณสามารถค้นหาเฉพาะรายการที่ยังไม่ได้แก้ไขในหมวดหมู่ส่วนบุคคล)
• ข้อความที่มีความสำคัญสูง
• ข้อความถึงและจากลูกค้า (คุณสามารถใช้โดเมนแบบเต็มในช่องค้นหาและเลือกที่จะค้นหาทุกฟิลด์)
• ข้อความที่มีไฟล์แนบและมีขนาดเกินขนาด (เหมาะสำหรับการลบไฟล์แนบขนาดใหญ่และลดขนาดไฟล์ข้อมูลของคุณ)

และนั่นเป็นเพียงรอยขีดข่วนพื้นผิว คุณสร้างโฟลเดอร์การค้นหาประเภทใด? แจ้งให้เราทราบในความคิดเห็น!