วิธีสร้างแบบฟอร์มจดหมายใน Word

บางครั้งคุณอาจต้องการสร้างจดหมายที่คุณจะส่งไปยังผู้คนจำนวนมากที่แตกต่างกัน แต่คุณต้องการให้บางส่วนของมันถูกทำให้เป็นรายบุคคลสำหรับผู้รับแต่ละคน: ส่วนต่าง ๆ เช่นคำทักทายชื่อที่อยู่ ฯลฯ ใน Word สำนวนหมายถึงคุณควรสร้างจดหมายฟอร์มซึ่งง่ายต่อการทำ.

ก่อนที่คุณจะเริ่มด้วยตัวอักษรแบบฟอร์มคุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีฐานข้อมูลที่ตั้งค่าไว้แล้วกับเขตข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการรวมไว้ ฐานข้อมูลสามารถทำได้ง่ายเพียงแค่สเปรดชีต Excel พร้อมคอลัมน์สำหรับชื่อนามสกุลที่อยู่และอื่น ๆ.

Word สามารถนำเข้าข้อมูลจากเอกสาร Excel, Access และข้อความ หากคุณยังไม่มีการตั้งค่าฐานข้อมูลคุณสามารถสร้างได้ภายใน Word ซึ่งฉันจะแสดงวิธีการทำ.

สร้างแบบฟอร์มจดหมายใน Word

ในการเริ่มต้นสร้างเอกสารที่มีข้อความมาตรฐานอยู่ในนั้นเช่นตัวอักษรคริสต์มาสด้านล่าง:

สังเกตว่ามันไม่มีคำทักทายที่อยู่ ฯลฯ เพราะสิ่งเหล่านั้นจะถูกเพิ่มในภายหลังเป็นฟิลด์ในจดหมายฟอร์มของเรา สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือคลิกที่ เลือกผู้รับ บน จดหมาย แท็บ:

นี่คือที่ที่คุณเพิ่มบุคคลที่จะรับจดหมายหรือนำเข้ารายการจากไฟล์ฐานข้อมูล.

คุณสามารถคลิกที่ พิมพ์รายการใหม่ ถ้าคุณต้องการสร้างรายการภายใน Word เอง เพื่อนำเข้าคลิกที่ ใช้รายการที่มีอยู่. ในตัวอย่างนี้เราจะพิมพ์รายการออกมา.

หมายเหตุ: เมื่อคุณไปที่บันทึกรายชื่อผู้รับ Word จะแจ้งให้คุณระบุตำแหน่งบนฮาร์ดไดรฟ์เพื่อบันทึกไฟล์ข้อมูลที่จะถูกสร้างขึ้น.

เมื่อคุณบันทึกรายชื่อผู้รับคุณจะสังเกตเห็นว่ามีไอคอนจำนวนมากอยู่ใน จดหมาย ribbon สามารถคลิกได้ตอนนี้.

ในการเริ่มเพิ่มเขตข้อมูลในแบบฟอร์มจดหมายของคุณคลิกจุดในเอกสารของคุณเพื่อระบุตำแหน่งที่คุณต้องการวางเขตข้อมูลแล้วคลิก ที่อยู่บล็อก.

สิ่งนี้จะนำมาซึ่งความ แทรกบล็อกที่อยู่ โต้ตอบ.

คลิก ตกลง ที่จะไปกับรูปแบบเริ่มต้นและคุณควรได้รับสิ่งที่มีลักษณะเช่นนี้:

ถัดไปเพิ่ม เข้าสู่ หลังจาก ที่อยู่บล็อก เพื่อย้ายข้อความของคุณลงบรรทัดแล้วคลิกที่ สายอวยพร ไอคอน:

สิ่งนี้จะนำมาซึ่งความ ใส่คำทักทาย โต้ตอบ.

อีกครั้งไปที่รูปแบบเริ่มต้นแล้วคลิกที่ ตกลง ปุ่ม.

จากนั้นให้ไฮไลต์ตำแหน่งที่ระบุคลิกขวาที่เมาส์แล้วเลือก ย่อหน้า จากนั้นทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจาก อย่าเพิ่มช่องว่างระหว่างย่อหน้าของสไตล์เดียวกัน.

สิ่งนี้จะทำให้ที่อยู่บล็อกแฮงค์อย่างถูกต้องแทนที่จะมีบรรทัดว่างระหว่างแต่ละส่วน.

จากนั้นคลิกที่ ดูตัวอย่างผลลัพธ์ ไอคอนที่อยู่บนแท็บการส่งจดหมายใน Ribbon.

แทนที่จะเป็นตัวบ่งชี้ฟิลด์บล็อกช่องที่อยู่คุณควรเห็นเนื้อหาจริงที่แสดงในเอกสาร Word.

เมื่อคุณดูตัวอย่างเรียบร้อยแล้วให้คลิก ดูตัวอย่างผลลัพธ์ ไอคอนเพื่อปิดการดูตัวอย่าง ถัดไปเพื่อดูวิธีการเพิ่มเขตข้อมูลอื่น ๆ คลิกที่ผ่านมาในเอกสารของคุณเพื่อให้ตำแหน่งปัจจุบันของคุณจากนั้นคลิกที่ แทรกเขตข้อมูลผสาน ไอคอน.

คุณควรได้รับสิ่งนี้:

เลือก ประเทศหรือภูมิภาค, จากนั้นคลิกที่ แทรก ปุ่ม.

ลองคลิกที่ ดูตัวอย่างผลลัพธ์ ไอคอนอีกครั้งเพื่อดูว่ามันมีลักษณะ นี่คือตัวอย่างของฉันด้านล่าง:

เมื่อแบบฟอร์มจดหมายถูกตั้งค่าอย่างถูกต้องแล้วคุณสามารถทำสิ่งที่ก้าวหน้ากว่าเช่นการตั้งค่ากฎ กฎจะช่วยให้คุณแสดงข้อความสำหรับผู้รับบางคนและซ่อนไว้สำหรับคนอื่น ในการเริ่มต้นให้คลิกที่ กฎระเบียบ ปุ่ม.

คุณจะเห็นเมนูแบบเลื่อนลงที่มีตัวเลือกมากมายเช่นถามเติมข้อมูล ฯลฯ.

สำหรับตัวอย่างของเรามาเลือก ถ้า…ถ้าอย่างนั้น…อีกครั้ง, ซึ่งจะพาเราไปยังกล่องโต้ตอบต่อไปนี้:

เปลี่ยน ชื่อฟิลด์: ถึง ประเทศหรือภูมิภาค, และประเภท สหรัฐอเมริกา เข้าไปใน เปรียบเทียบกับ: สนาม ถัดไปเพิ่มข้อความลงในกล่องที่มีข้อความ แทรกข้อความนี้ และ มิฉะนั้นแทรกข้อความนี้.

ในตัวอย่างนี้ถ้าผู้รับอยู่ในสหรัฐอเมริกาพวกเขาจะได้รับข้อความ สุขสันต์วันคริสต์มาส แทรกลงในจดหมายของพวกเขาในขณะที่คนอื่นจะได้รับข้อความ ทักทายฤดูกาล.

นี่คือสิ่งที่ดูเหมือนว่าเมื่อคุณคลิก ตกลง ปุ่มแล้วปุ่ม ดูตัวอย่างผลลัพธ์ ปุ่ม.

ถัดไปให้สังเกต ดูตัวอย่างผลลัพธ์ มาตรา:

ที่นี่คุณสามารถคลิกที่ปุ่มลูกศร (เมื่อ ดูตัวอย่างผลลัพธ์ ถูกเปิดใช้) ไปทางซ้ายและขวาของตัวเลขเพื่อเลื่อนดูตัวอักษรทั้งหมดที่จะถูกส่งออกไป วิธีนี้ทำให้คุณมั่นใจได้ว่าตัวอักษรทั้งหมดของคุณจะมีลักษณะที่ถูกต้องก่อนที่จะพิมพ์หรือส่งอีเมล.

หมายเหตุ: ตัวเลือกเมนูจับคู่ฟิลด์ภายใต้กฎมีไว้สำหรับจับคู่ชื่อฟิลด์ในฐานข้อมูลที่มีชื่อส่วนหัวในรายชื่อผู้รับของคุณ.

นอกจากนี้เพื่อให้ง่ายต่อการดูที่ที่คุณแทรกเขตข้อมูลลงในเอกสารของคุณให้ใช้ ไฮไลท์ ผสานฟิลด์ ปุ่ม.

เป็นสลับที่คุณสามารถเปิดและปิดขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของคุณ ในที่สุดเมื่อคุณพอใจกับจดหมายของคุณแล้วให้คลิก เสร็จสิ้นและผสาน ไอคอน:

คุณควรจะได้รับเมนูแบบเลื่อนลงนี้มีสามตัวเลือก.

เลือก แก้ไขเอกสารส่วนบุคคล เพื่อให้ Word รวมจดหมายทั้งหมดของคุณเข้าด้วยกันเป็นเอกสารขนาดใหญ่เล่มเดียวที่คุณสามารถตรวจสอบก่อนพิมพ์หรือส่งเป็นอีเมล.

อย่างที่คุณเห็นการสร้างแบบฟอร์มจดหมายด้วย Word นั้นไม่ใช่เรื่องน่าเบื่ออีกต่อไปและคุณสามารถสร้างและส่งเอกสารได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย หากคุณมีคำถามใด ๆ รู้สึกอิสระที่จะแสดงความคิดเห็น สนุก!