วิธีการติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Excel

คุณกำลังมองหาวิธีในการติดตามการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับสเปรดชีต Excel หรือไม่? มีหลายกรณีที่คุณต้องแจกจ่ายไฟล์ให้กับหลาย ๆ คนและติดตามการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น คุณอาจต้องการติดตามเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงใครเป็นผู้ทำการเปลี่ยนแปลงเซลล์ใดที่เกิดการเปลี่ยนแปลงและมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลใด.

Excel มีคุณสมบัติการติดตามในตัวที่สามารถจัดการกับทุกกรณีข้างต้น คุณสามารถตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดได้โดยตรงบนแผ่นงานและคุณสามารถยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงแต่ละรายการได้ มีบางจุดที่ควรจดจำเกี่ยวกับคุณสมบัติการติดตามของ Excel:

1. การเปิดการติดตามไม่ได้หมายความว่าคุณสามารถย้อนกลับสเปรดชีตย้อนกลับไปสู่สถานะก่อนหน้าได้โดยยกเลิกการเปลี่ยนแปลง มันเป็นไฟล์บันทึกที่บันทึกทุกอย่างและมัน คุณสามารถไปด้วยตนเองเพื่อดูว่าข้อมูลใดถูกลบหรือเพิ่ม แต่คุณจะต้องทำการเปลี่ยนแปลงสเปรดชีตด้วยตนเอง.

2. การเปิดการติดตามไม่ได้หมายความว่าทุกการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำจะถูกบันทึกไว้ ข้อมูลใด ๆ ที่เก็บไว้ในเซลล์มีการติดตาม แต่การเปลี่ยนแปลงอื่น ๆ เช่นการจัดรูปแบบไม่ได้ การเปลี่ยนแปลงอื่น ๆ ที่ไม่ได้ติดตามรวมถึงการซ่อน / ไม่ซ่อนแถวและคอลัมน์ความคิดเห็นและค่าเซลล์ที่เปลี่ยนไปเนื่องจากการคำนวณสูตรใหม่.

3. ประวัติการเปลี่ยนแปลงจะถูกเก็บไว้เป็นเวลา 30 วันโดยค่าเริ่มต้น หากคุณทำการเปลี่ยนแปลงแผ่นงาน Excel จากนั้นเปิดสมุดงานอีกครั้งในอีก 45 วันต่อมาคุณจะสามารถดูประวัติการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดได้ 45 วันจนกว่าคุณจะปิดสมุดงาน เมื่อคุณปิดมันประวัติการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่เก่ากว่า 30 วันจะหายไป นั่นหมายความว่าในครั้งต่อไปที่คุณเปิดคุณจะไม่สามารถเห็นการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำไว้ก่อนหน้า 45 วัน.

4. เมื่อใดก็ตามที่คุณเปิดการติดตามเวิร์กบุ๊กจะกลายเป็นเวิร์กบุ๊กที่แชร์ ซึ่งหมายความว่าผู้ใช้หลายคนจะทำการเปลี่ยนแปลงเอกสาร.

ตอนนี้คุณรู้พื้นฐานเกี่ยวกับการทำงานของการติดตามใน Excel แล้วเรามาพูดถึงวิธีการเปิดใช้งานการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าและติดตามการเปลี่ยนแปลง!

เปิดใช้งานการติดตาม

ไปข้างหน้าและเปิดใช้การติดตามก่อน เปิด Excel และคลิกที่ ทบทวน แท็บบนริบบิ้น ที่ด้านขวาสุดคุณจะเห็นตัวเลือกที่เรียกว่า ติดตามการเปลี่ยนแปลง ภายใต้ การเปลี่ยนแปลง มาตรา.

คลิกที่ปุ่มแล้วเลือก การเปลี่ยนแปลงไฮไลท์. คุณจะได้รับกล่องโต้ตอบที่คุณต้องตรวจสอบตัวเลือก “ ติดตามการเปลี่ยนแปลงขณะแก้ไข นี่ยังแชร์สมุดงานของคุณ”.

คุณมีหลายทางเลือกรวมถึงที่นี่ เมื่อ, ใคร, และ ที่ไหน. สำหรับ เมื่อ, ทั้งหมด หมายถึงการเปลี่ยนแปลงทุกอย่างจะถูกเน้น คุณยังมีตัวเลือกในการเน้นการเปลี่ยนแปลงจากครั้งสุดท้ายที่คุณบันทึกเอกสารตั้งแต่วันที่ระบุหรือการเปลี่ยนแปลงที่ยังไม่ได้รับการตรวจสอบ.

ถ้าคุณตรวจสอบ ใคร, คุณสามารถเลือกที่จะติดตามการเปลี่ยนแปลงที่ทำโดยใครก็ได้หรือการเปลี่ยนแปลงที่ทำโดยทุกคนยกเว้นคุณ ที่ไหน ตัวเลือกช่วยให้คุณติดตามการเปลี่ยนแปลงเฉพาะในส่วนที่เฉพาะเจาะจงของสเปรดชีต เพียงคลิกปุ่มทางด้านขวาและเลือกช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการติดตาม.

ในที่สุดคุณสามารถยกเลิกการตรวจสอบ ไฮไลต์การเปลี่ยนแปลงบนหน้าจอ ตัวเลือกถ้าคุณไม่ต้องการให้คนอื่นรู้ว่าคุณกำลังติดตามการเปลี่ยนแปลง ตามค่าเริ่มต้นเมื่อคุณเริ่มติดตามและเลือกตัวเลือกนี้เซลล์ที่เปลี่ยนแปลงใด ๆ จะแสดงลูกศรขนาดเล็กที่มุมบนซ้ายเพื่อระบุว่ามีการเปลี่ยนแปลง.

นอกจากนี้หากคุณคลิกที่เซลล์ที่มีการเปลี่ยนแปลง (ด้วย ไฮไลต์การเปลี่ยนแปลงบนหน้าจอ เปิดใช้งาน) คุณจะเห็นหน้าต่างป๊อปอัปเล็ก ๆ น้อย ๆ ซึ่งแสดงว่าค่าถูกเปลี่ยนจากและเปลี่ยนเป็นและเวลาใด หากคุณยกเลิกการเลือกตัวเลือกเน้นการเปลี่ยนแปลงบนหน้าจอสามเหลี่ยมสีดำเล็ก ๆ นั้นจะไม่ปรากฏขึ้น.

ตัวอย่างเช่นสิ่งที่คุณสามารถทำได้คือซ่อนการเปลี่ยนแปลงบนหน้าจอโดยไม่ทำเครื่องหมายที่ช่องส่งไฟล์ของคุณให้ทุกคนที่ต้องทำการเปลี่ยนแปลงและเมื่อคุณได้รับมันกลับไปที่ ติดตามการเปลี่ยนแปลง และตรวจสอบกล่องอีกครั้ง.

กำหนดค่าการติดตาม

ขั้นตอนต่อไปคือการดูการตั้งค่าสำหรับการติดตามและปรับให้เหมาะกับความต้องการของคุณ ในการทำเช่นนี้คลิกที่ แบ่งปันสมุดงาน ปุ่มที่อยู่ทางด้านซ้ายของปุ่ม ติดตามการเปลี่ยนแปลง ปุ่ม. คลิกที่ สูง แท็บเมื่อ แบ่งปันสมุดงาน กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้น.

ที่นี่คุณสามารถเปลี่ยนจำนวนวันสำหรับเก็บประวัติการเปลี่ยนแปลงเป็นอย่างอื่นนอกเหนือจาก 30 วัน ตามค่าเริ่มต้นการเปลี่ยนแปลงจะได้รับการอัปเดตเมื่อไฟล์ถูกบันทึก แต่คุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงได้โดยอัตโนมัติทุก ๆ สองสามนาที สุดท้ายคุณสามารถเลือกวิธีที่คุณต้องการจัดการกับความขัดแย้ง: โดยการถามหรือให้การเปลี่ยนแปลงล่าสุดเมื่อบันทึกไฟล์ที่ชนะ.

การดูการเปลี่ยนแปลง

เมื่อคุณเปิดใช้งานการติดตามและทำการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยคุณสามารถคลิกที่ปุ่มติดตามการเปลี่ยนแปลงอีกครั้งคลิกที่เน้นการเปลี่ยนแปลงและคุณจะสังเกตเห็นว่า รายการการเปลี่ยนแปลงในแผ่นงานใหม่ กล่องไม่มีสีเทาอีกต่อไป.

ตรวจสอบแล้วคลิกตกลง แผ่นงานใหม่ที่เรียกว่า ประวัติศาสตร์ จะถูกเพิ่มที่จะช่วยให้คุณดูการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่เกิดขึ้นกับสมุดงานนั้น.

ในบางจุดคุณจะต้องอนุมัติหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง คุณสามารถตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดแล้วเลือกและเลือกสิ่งที่คุณต้องการเก็บหรือทิ้ง.

เพียงคลิกที่ ติดตามการเปลี่ยนแปลง อีกครั้งและเลือก ยอมรับ / ปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง. เลือกตัวเลือกเพื่อเลือกการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการยอมรับหรือปฏิเสธ หากคุณต้องการตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดเพียงแค่ออก เมื่อ ตรวจสอบและตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตั้งค่าเป็น ยังไม่ได้ตรวจสอบ.

คลิกตกลงและ Excel จะเริ่มแสดงการเปลี่ยนแปลงแต่ละรายการที่เกิดขึ้นและให้ตัวเลือกแก่คุณ ยอมรับ หรือ ปฏิเสธ. นอกจากนี้คุณยังสามารถ ยอมรับทั้งหมด หรือ ปฏิเสธทั้งหมด เปลี่ยนแปลงหากคุณต้องการ.

หากคุณปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงมันจะเปลี่ยนกลับเป็นสิ่งที่เคยอยู่ในเซลล์นั้นทันที เป็นที่น่าสังเกตว่าถ้าอีกเซลล์หนึ่งอ้างถึงเนื้อหาของเซลล์ที่ถูกปฏิเสธค่านั้นจะเปลี่ยนไปเมื่อค่าเซลล์ที่อ้างอิงกลับคืน สิ่งนี้อาจทำให้สูตรแตก ฯลฯ ดังนั้นควรระวัง.

แค่นั้นแหละ! ตอนนี้คุณสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่เกิดขึ้นกับสเปรดชีต Excel ของคุณได้อย่างง่ายดายโดยใช้คุณสมบัติในตัวนี้ หากคุณมีคำถามใด ๆ แสดงความคิดเห็น สนุก!