วิธีการใช้งาน Excel AutoRecover และ AutoBackup

มันเป็นโศกนาฏกรรมที่น่ากลัวเสมอเมื่อมีคนสูญเสียบางสิ่งที่สำคัญที่พวกเขากำลังทำอยู่เพราะพวกเขาไม่ได้บันทึกเอกสารอย่างถูกต้อง สิ่งนี้เกิดขึ้นบ่อยกว่าที่คุณคิดกับผู้ใช้ Excel และ Word!

โชคดีที่ Microsoft ได้เพิ่มคุณสมบัติมากมายในสองสามเวอร์ชันล่าสุดที่ช่วยลดโอกาสในการสูญเสียข้อมูลอันเนื่องมาจากความล้มเหลวไฟดับการลบโดยไม่ตั้งใจ ฯลฯ คุณสมบัติหนึ่งเรียกว่าการกู้คืนอัตโนมัติและคุณสมบัติที่รู้จักกันน้อย เรียกว่า AutoBackup.

ในบทความนี้ฉันจะพูดถึงวิธีกำหนดค่าตัวเลือกทั้งสองเพื่อให้ข้อมูลของคุณปลอดภัยที่สุด ฉันอยากจะพูดถึงว่า Office เวอร์ชันล่าสุดอนุญาตให้คุณบันทึกเอกสารโดยตรงไปยัง OneDrive ซึ่งเป็นตัวเลือกที่ดีที่ควรพิจารณาเพราะคุณจะยังสามารถเข้าถึงงานของคุณได้แม้ว่าฮาร์ดไดรฟ์ของคุณจะล้มเหลว.

การกู้คืนอัตโนมัติของ Excel

คุณลักษณะการกู้คืนอัตโนมัติจะเปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้นและโดยทั่วไปจะบันทึกเอกสารของคุณโดยอัตโนมัติในตำแหน่งชั่วคราวหลังจากช่วงเวลาที่กำหนด หากต้องการดูการตั้งค่ากู้คืนอัตโนมัติคลิกที่ ไฟล์ แล้ว ตัวเลือก.

คลิกที่ บันทึก ในเมนูด้านซ้ายและคุณจะเห็นตัวเลือกการกู้คืนอัตโนมัติใต้ บันทึกสมุดงาน.

ตามค่าเริ่มต้นข้อมูลการกู้คืนอัตโนมัติจะถูกบันทึกทุก 10 นาที นอกจากช่วงเวลาแล้ว Excel จะต้องไม่ได้ใช้งานเป็นเวลา 30 วินาทีก่อนที่ข้อมูลจะถูกบันทึก นอกจากนี้ข้อมูลที่บันทึกอัตโนมัติจะถูกบันทึกไว้ใน ตำแหน่งไฟล์กู้คืนอัตโนมัติ แสดงไว้ที่นี่ แล้วมันทำงานอย่างไร โดยทั่วไปสมมติว่าคุณมีแผ่นงานเหมือนด้านล่างและคุณได้บันทึกไว้.

ตอนนี้สมมติว่าฉันเพิ่มข้อมูลต่อไปนี้ลงในสเปรดชีต Excel และรอประมาณ 10 นาทีโดยไม่บันทึกเอกสารของฉัน เนื่องจากช่วงเวลาการกู้คืนอัตโนมัติถูกตั้งค่าเป็นเวลา 10 นาทีคุณจะต้องรออย่างน้อยที่สุดเพื่อให้ข้อมูลถูกบันทึก.

ในกรณีของฉันฉันจำลอง Excel crash โดยเปิดตัวจัดการงานและฆ่ากระบวนการ Excel หลังจากนั้นฉันเปิด Excel อีกครั้งและเห็นตัวเลือกที่เรียกว่าทันที แสดงไฟล์ที่กู้คืน.

หากคุณคลิกที่มันจะปรากฏรายการของไฟล์ Excel ที่สามารถกู้คืนได้ ในกรณีของฉันมีไฟล์ต้นฉบับซึ่งมีข้อมูลเพียง A1 และ A2 และมีไฟล์กู้คืนอัตโนมัติซึ่งรวมข้อมูลที่ฉันไม่ได้บันทึกไว้ในดิสก์.

การคลิกที่รายการใด ๆ ในรายการจะเป็นการเปิดอินสแตนซ์อื่นของ Excel ที่แสดงข้อมูลในไฟล์นั้น โดยรวมแล้วนี่เป็นคุณสมบัติที่มีประโยชน์จริง ๆ สำหรับช่วงเวลาที่คุณไม่ได้บันทึกงานทั้งหมด แต่ Excel สิ้นสุดโดยไม่คาดหมาย.

ข้อเสียที่สำคัญของคุณสมบัตินี้คือข้อมูลการกู้คืนอัตโนมัติถูกเก็บไว้ในฮาร์ดไดรฟ์เดียวกับไฟล์ของคุณดังนั้นหากมีสิ่งใดเกิดขึ้นกับฮาร์ดไดรฟ์ของคุณทุกสิ่งจะหายไป คุณสามารถเปลี่ยนตำแหน่งในการตั้งค่าด้านบนเป็นฮาร์ดไดรฟ์แยกต่างหากหรือแม้แต่ตำแหน่งเครือข่ายซึ่งฉันขอแนะนำ.

โปรดทราบว่า Excel จะลบข้อมูลการกู้คืนอัตโนมัติโดยอัตโนมัติในสถานการณ์ต่อไปนี้:

1. คุณบันทึกไฟล์ด้วยตนเองหรือโดยการใช้ ไฟล์ - บันทึกเป็น.
2. คุณปิดไฟล์หรือออกจาก Excel (ไม่ว่าคุณจะบันทึกไฟล์หรือไม่ก็ตาม)
3. คุณปิดการกู้คืนอัตโนมัติอย่างสมบูรณ์หรือเพียงแค่สมุดงาน

ดังนั้นโดยทั่วไปเมื่อใดก็ตามที่คุณบันทึกไฟล์มันจะกำจัดข้อมูลการกู้คืนอัตโนมัติ นอกจากนี้หากคุณออกจาก Excel ด้วยตนเองและเลือกที่จะไม่บันทึกข้อมูลมันจะลบข้อมูลการกู้คืนอัตโนมัติ เพียงจำไว้ว่าเมื่อใช้คุณสมบัตินี้ หากคุณเป็นผู้ใช้ Excel ที่มีน้ำหนักมากฉันขอแนะนำให้ตั้งค่าช่วงเวลาของการกู้คืนอัตโนมัติเป็น 2 หรือ 3 นาทีแทนที่จะเป็น 10.

AutoBackup

คุณสมบัติอื่นที่หลายคนไม่ทราบจริงๆก็คือ AutoBackup ในการใช้งานคุณต้องไปก่อนและบันทึกไฟล์ของคุณเพื่อไปที่ บันทึก กล่องโต้ตอบ หากคุณมีเอกสาร Excel ที่บันทึกไว้ไปที่ ไฟล์ แล้ว บันทึกเป็น และเลือกสถานที่ เมื่อคุณทำเช่นนี้มันจะเปิดตัว บันทึกเป็น โต้ตอบ.

ในกล่องโต้ตอบคลิกที่ เครื่องมือ ปุ่มที่อยู่ทางด้านซ้ายของ บันทึก ปุ่ม. คุณจะเห็นสองตัวเลือกซึ่งหนึ่งในนั้นคือ ตัวเลือกทั่วไป. เมื่อคุณคลิกที่หน้าต่างเล็ก ๆ จะปรากฏขึ้นพร้อมตัวเลือกเพิ่มเติม.

ไปข้างหน้าและตรวจสอบ สร้างการสำรองข้อมูลเสมอ กล่อง. คลิกตกลงและตอนนี้เมื่อคุณบันทึกไฟล์ไฟล์สำรองข้อมูล Excel จะถูกสร้างขึ้นด้วยนามสกุล. XLK โปรดทราบว่าครั้งแรกที่คุณทำเช่นนี้ไฟล์จะเหมือนกันทุกประการ หากคุณทำการแก้ไขไฟล์ต้นฉบับแล้วบันทึกอีกครั้งไฟล์สำรองข้อมูลจะยังคงเหมือนเดิม (ข้อมูลดั้งเดิม) ครั้งที่สามที่คุณบันทึกไฟล์สำรองจะถูกอัปเดตด้วยข้อมูลจนถึงการบันทึกครั้งที่สอง.

โดยทั่วไปไฟล์สำรองจะเป็นรุ่นเดียวที่อยู่หลังเวอร์ชันปัจจุบันเสมอ ดังนั้นหากคุณทำการเปลี่ยนแปลงมากมายให้บันทึกไฟล์ของคุณแล้วต้องการกลับไปใช้เวอร์ชันที่ไม่มีการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นคุณสามารถเปิดไฟล์สำรองได้.

ไฟล์จะถูกบันทึกในตำแหน่งเดียวกับไฟล์ต้นฉบับและดูเหมือนจะไม่มีวิธีการเปลี่ยนแปลง คุณสมบัตินี้ไม่ได้เพิ่มความปลอดภัยให้กับเอกสารของคุณ แต่อย่างใดในบางกรณี.

การเปิดใช้งานคุณลักษณะการสำรองและกู้คืนข้อมูลเหล่านี้ใน Excel จะช่วยให้คุณประหยัดจากการสูญเสียข้อมูลที่สำคัญ เป็นตัวเลือกที่ดีในการใช้ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ (เช่น OneDrive) เป็นเครือข่ายความปลอดภัยเพิ่มเติมในกรณีที่คอมพิวเตอร์ของคุณล้มเหลวอย่างรุนแรง หากคุณมีคำถามใด ๆ รู้สึกอิสระที่จะแสดงความคิดเห็น สนุก!