วิธีการส่งออกและนำเข้ากฎใน Outlook

หากคุณใช้ Outlook เป็นระยะเวลานานพอสมควรคุณอาจมีกฎสองสามข้อที่จะช่วยจัดการอีเมลคลื่นยักษ์ของคุณ หากคุณมีคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่หรือติดตั้ง Windows ใหม่คุณไม่จำเป็นต้องตั้งค่าทั้งหมดอีกครั้งเพียงส่งออก.

กฎใน Outlook คือชุดของขั้นตอนที่คุณตั้งค่าดำเนินการเฉพาะกับข้อความอีเมลโดยอัตโนมัติเมื่อได้รับ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถแสดงการแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติเมื่อคุณได้รับอีเมลสำคัญย้ายอีเมลที่คล้ายกันไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุหรือตั้งค่าสถานะข้อความเพื่อติดตามในเวลาที่กำหนด.

โชคดีที่ Outlook มีวิธีการสำรองกฎเหล่านี้ สิ่งนี้มีประโยชน์หากคุณต้องติดตั้ง Windows ใหม่ตั้งค่า Outlook บนคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่หรือแชร์กฎของคุณกับผู้อื่น.

วิธีการส่งออกกฎ Outlook ของคุณ

ในการเริ่มต้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าแท็บ "บ้าน" เปิดใช้งานอยู่ ในส่วน "ย้าย" คลิก "กฎ" และเลือก "จัดการกฎและการแจ้งเตือน" จากเมนูแบบเลื่อนลง.

หมายเหตุ: คุณยังสามารถเข้าถึงกฎและการเตือนได้โดยคลิกที่แท็บ“ ไฟล์” จากนั้นคลิกปุ่ม“ จัดการกฎและการแจ้งเตือน” บนหน้าจอ“ ข้อมูลบัญชี”.

กล่องโต้ตอบ“ กฎและการแจ้งเตือน” จะปรากฏขึ้น ในแท็บ "กฎอีเมล" คลิก "ตัวเลือก" บนแถบเครื่องมือด้านบนรายการกฎที่คุณสร้างขึ้น.

หมายเหตุ: กฎทั้งหมดที่ระบุไว้ที่นี่จะได้รับการสำรองข้อมูลไม่ใช่เฉพาะกฎที่เลือกไว้.

ในกล่องโต้ตอบ“ ตัวเลือก” คลิก“ ส่งออกกฎ”.

กล่องโต้ตอบ“ บันทึกกฎที่ส่งออกเป็น” จะปรากฏขึ้น นำทางไปยังโฟลเดอร์ที่คุณต้องการบันทึกไฟล์สำรองกฎของคุณ ป้อนชื่อไฟล์สำรองของคุณในกล่องแก้ไข“ ชื่อไฟล์” ชนิด“ กฎตัวช่วยสร้างกฎ (* .rwz)” จะถูกเลือกตามค่าเริ่มต้นในรายการแบบเลื่อนลง“ บันทึกเป็นประเภท” และส่วนขยาย. rwz จะถูกเพิ่มลงในไฟล์โดยอัตโนมัติ หากคุณแบ่งปันกฎของคุณกับผู้อื่นที่ใช้ Outlook เวอร์ชันเดียวกันกับคุณคลิก "บันทึก" หากคุณกำลังแชร์ไฟล์กฎกับคนที่ใช้ Outlook เวอร์ชันเก่ากว่าคุณจะต้องเลือกไฟล์กฎประเภทอื่นก่อนที่จะบันทึกไฟล์ดังที่อธิบายไว้ด้านล่าง.

นอกเหนือจากรูปแบบไฟล์กฎสำหรับเวอร์ชันปัจจุบันของ Outlook รายการแบบหล่นลง "บันทึกเป็นประเภท" ยังมีรูปแบบเพิ่มเติมสามรูปแบบสำหรับไฟล์กฎสำหรับผู้ที่ยังใช้ Outlook 2002, 2000 หรือ 98 เลือกหนึ่งใน ตัวเลือกเหล่านั้นตามต้องการจากนั้นคลิก“ ตกลง” เพื่อบันทึกไฟล์กฎ.

หมายเหตุ: หากคุณกำลังแชร์กฎของคุณกับคนหลายคนที่ใช้ Outlook เวอร์ชันเก่าที่แตกต่างกันให้เลือกเวอร์ชันที่เก่าที่สุดเนื่องจากไฟล์กฎเก่าสามารถเปิดได้ใน Outlook เวอร์ชันที่ใหม่กว่าเสมอ.

เมื่อคุณส่งออกไฟล์กฎของคุณแล้วให้คลิก“ ตกลง” ทั้งในกล่องโต้ตอบ“ ตัวเลือก” และ“ กฎและการแจ้งเตือน” เพื่อกลับไปที่หน้าจอเมลหลัก (หรือหน้าจอ“ ข้อมูลบัญชี” ขึ้นอยู่กับว่าคุณเริ่มต้นที่ไหน).

ตอนนี้คุณสามารถสำรองไฟล์. rwz ที่เป็นผลลัพธ์ไปยังไดรฟ์ภายนอกหรือเครือข่ายใด ๆ หรือแชร์กับผู้อื่น.

วิธีการนำเข้ากฎ Outlook ของคุณ

ตอนนี้สมมติว่าคุณได้ติดตั้งคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่ติดตั้ง Office นำเข้าไฟล์ข้อมูล Outlook ที่คุณสำรองไว้ (กฎไม่ได้บันทึกไว้ในไฟล์ข้อมูล Outlook) จากคอมพิวเตอร์เครื่องเก่าของคุณและคุณพร้อมที่จะตรวจสอบอีเมลแล้ว ลองนำเข้ากฎเหล่านั้นที่คุณสร้างและสำรองไว้เพื่อให้ Outlook สามารถดำเนินการกับอีเมลโดยอัตโนมัติตามที่ปรากฏเข้ามาเปิดกล่องโต้ตอบ“ กฎและการแจ้งเตือน” ในหนึ่งในสองวิธีที่เรากล่าวถึงก่อนหน้านี้ โปรดทราบว่ารายการของกฎว่างเปล่า หากต้องการแก้ไขและนำเข้ากฎของคุณให้คลิก“ ตัวเลือก”.

ในกล่องโต้ตอบ“ ตัวเลือก” คลิก“ นำเข้ากฎ”.

กล่องโต้ตอบ“ นำเข้ากฎจาก” จะปรากฏขึ้น นำทางไปยังโฟลเดอร์ที่คุณบันทึกไฟล์สำรองกฎเลือกไฟล์. rwz แล้วคลิก“ เปิด”.

คุณจะสังเกตเห็นว่ารายการของกฎในกล่องโต้ตอบ“ กฎและการแจ้งเตือน” ที่อยู่ด้านหลังกล่องโต้ตอบ“ ตัวเลือก” ที่ยังคงเปิดอยู่จะเต็มไปด้วยกฎที่กำหนดเองของคุณ คลิก“ ตกลง” ในกล่องโต้ตอบ“ ตัวเลือก” เพื่อปิดและกลับสู่กล่องโต้ตอบ“ กฎและการแจ้งเตือน”.

หากคุณตรวจสอบอีเมลก่อนที่จะนำเข้ากฎของคุณคุณสามารถเรียกใช้กฎของคุณได้ทันทีจากอีเมลที่คุณได้รับแล้ว หากต้องการทำสิ่งนี้ให้คลิก“ เรียกใช้กฎทันที” บนแถบเครื่องมือด้านบนรายการกฎในกล่องโต้ตอบ“ กฎและการแจ้งเตือน”.

ในกล่องโต้ตอบ“ เรียกใช้กฎทันที” ให้เลือกกฎที่คุณต้องการเรียกใช้แล้วคลิก“ เรียกใช้ตอนนี้” เมื่อกฎทำงานแล้วให้คลิก“ ปิด” จากนั้นคลิก“ ตกลง” บนกล่องโต้ตอบ“ กฎและการแจ้งเตือน” เพื่อปิด ตอนนี้กฎของคุณจะทำงานโดยอัตโนมัติตรวจสอบอีเมลที่คุณได้รับและดำเนินการตามที่คุณระบุไว้เบื้องหลัง.

หมายเหตุ: กฎบางอย่างอาจไม่ทำงานในคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นหากมีโฟลเดอร์เฉพาะบุคคล ฯลฯ ที่ใช้ในกฎที่สร้างขึ้นในคอมพิวเตอร์เครื่องเดิม แต่ไม่สามารถใช้งานได้ในคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น.